Quando você tem visibilidade limitada, recursos limitados e compartilhados, ou sente falta de uma metodologia consistente, você geralmente começa a construir um PMO. No entanto, é necessário perguntar-se quais questões irão assegurar o seu sucesso e cumprir os objetivos. De fato, apenas 40% dos projetos atingiram as metas de cronograma, orçamento e qualidade. Neste artigo, vamos ver quais são as principais características dos 40% e as questões importantes para você ter certeza de que está indo na direção certa.
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O que é um bom PMO
Independentemente da natureza ou do tipo concreto do PMO, existem quatro fatores universais indicativos da qualidade, em cuja excelência reside a qualidade do escritório de projetos:
- Fornece clareza: proporciona informação e não esconde dados. É fonte de transparência e de análise inteligente.
- Facilita a tomada de decisão: elabora informação e molda todos os processos dirigidos à prática.
- Incluí as pessoas da organização: ativa positivamente todos os implicados directos nos projetos até à conclusão dos objetivos e benefícios dos projetos: formando, dirigindo e animando as pessoas.
- Os seus objetivos e os benefícios esperados são normalmente públicos e partilhados. A maior dificuldade que os PMO’s enfrenta é a aceitação por parte da organização. Compartilhar a visão é sempre um bom começo.
Estas quatro perguntas podem ajudar a visualizar o futuro da nosso PMO.
- Que projetos devemos seguir? Ou seja, quais são os projetos que nos levam de uma maneira mais eficaz aos nossos objetivos como organização?
- Que projetos devemos começar? De todas as propostas de projeto prontas para ser iniciadas, quais devemos começar num dado momento, por via das dependências estabelecidas com outros projetos e a relação dos recursos utilizados e comprometidos?
- Que projetos devemos continuar? Dos projetos já iniciados, quais estão a cumprir com o que previsto, de acordo com os indicadores estabelecidos? Quais, dos que não estão a cumprir, merecem continuar?
- Que projetos deve mos terminar? De acordo com a consideração anterior, que projetos não vale a pena continuar porque os recursos podem ser melhor utilizados de outra maneira para alcançar os nossos objetivos?
Para responder as estas perguntas, o PMO conecta a estratégia da organização com metodologias de gestão de portfólio de projetos (PPM), que oferece informação em tempo real sobre os projetos em curso.
Benefícios gerados por um PMO
As seguintes são as áreas para as quais um PMO contribui:
- Administração
- Organização
- Planificação
- Gestão de custos
- Gestão de benefícios
- Gestão de riscos
- Registos
- Qualidade
- Controle de mudança
- Gestão de recursos
- Gestão da comunicação
- Gestão de compras e aprovisionamento
- Gestão da documentação
Em função do tipo de PMO a implementar, teremos que colocar mais ênfase em alguns pontos que outros. Por exemplo, um PMO estratégico colocará mais foco nas áreas de Administração, Organização e Planificação. Outra mais orientada para os processos poderá colocar maior atenção na Documentação, Controle de Mudança ou Gestão da Qualidade. Ao desenhar um PMO, é imprescindível entender que modelo será mais rentável para o negócio e para os seus clientes. O roteiro O processo de desenho e implementação de um PMO deve considerar um dado tempo que assegure que não estará adiantado à maturidade da própria organização, abordando todas as fases ao mesmo tempo. Planifique uma implementação temporal que se construa sobre objetivos previamente consolidados. Para criar um roteiro consistente, é necessário considerar:
- A maturidade atual da organização.
- A situação à qual o comité de gestão quer chegar.
- Os meios disponíveis
- Os fatores ambientais com efeitos positivos ou negativos.
Com estes parâmetros, sabemos de onde partimos, onde queremos chegar, de que dispomos e qual a velocidade de cruzeiro que nos podemos permitir.