Os projetos no âmbito do desenvolvimento têm como objetivo final obter resultados concretos que permitam impulsar o desenvolvimento socioeconômico de uma comunidade, região ou país.
O gerenciamento orientado a resultados assume uma especial relevância nos projetos de desenvolvimento e se baseia em uma série de enfoques e ferramentas de amplo reconhecimento como a planificação estratégica e o alinhamento dos programas com os objetivos, o gerenciamento de riscos e a avaliação e seguimento dos resultados.
Uma destas ferramentas, a planificação estratégica vai permitir ordenar as relações causa-efeito existentes entre os objetivos ou metas a alcançar e os programas que se implementarão para alcançá-los. É importante que possamos analisar em diferentes cenários a relação entre os projetos e os objetivos que queremos alcançar, podendo priorizar os diferentes objetivos e tendo um quadro de análise o suficientemente consistente e flexível, que permita estabelecer as relações entre cada projeto e cada objetivo. Deste modo, a planificação estratégica permite realizar uma seleção dos projetos que assegure sua contribuição aos objetivos estratégicos dos países e as entidades promotoras e que os resultados esperados se definam a partir de uma priorização adequada. A planificação estratégica é uma das ferramentas que permite conseguir maior efetividade no desenvolvimento e são usadas pelas organizações executoras dos projetos e receptoras do financiamento para justificar as medidas tomadas orientadas ao desenvolvimento e para cumprir com os requerimentos estabelecidos pelos promotores.
A relevância do gerenciamento por resultados se deve a que o gerenciamento dos projetos de desenvolvimento não se deve limitar a entregar o alcance de um projeto dentro do tempo e do orçamento acordado, mas que pretende alcançar o cumprimento dos objetivos finais, neste caso um impacto socioeconômico esperado.
Os projetos de desenvolvimento estão orientados a cumprir objetivos em longo prazo, já que a maioria deles está enfocada a conseguir mudanças socioeconômicas ou ambientais, que normalmente não mostram resultados imediatos ao terminar o projeto, mas que se manifestam com prazos mais amplos, por isso é necessário realizar uma avaliação ex post uma vez finalizado o projeto. Neste sentido é o gerenciamento exitoso dos projetos o que vai permitir alcançar uns resultados intermediários que gradualmente possibilitam alcançar uns resultados sustentáveis em longo prazo.
Uma das particularidades dos projetos de desenvolvimento é a diversidade de interessados (stakeholders), que têm distintas necessidades, expectativas, demandas, áreas de influência e interesse no projeto e é necessária uma estreita comunicação para conseguir acordos nos âmbitos econômicos, sociais, ambientais, de gênero, etc. Dado que os projetos de desenvolvimento têm lugar em entornos complexos nos quais há diversos interessados (stakeholders), limitações de acesso a determinados recursos ou tecnologias, é necessário considerar estes aspectos ao criar o projeto e poder adaptar-se às condições em mudança do entorno complexo sem afetar à consecução dos resultados esperados.
Da mesma foram que qualquer outro projeto que se execute, os projetos de desenvolvimento estão sujeitos a uma restrição tripla: o alcance, o tempo e o custo. O sucesso de um projeto dependerá da capacidade para alcançar os objetivos considerando estas restrições e executar as medidas necessárias para mantê-las em equilíbrio já não pode alterar uma das restrições, sem que se veja modificada nenhuma das outras. Por exemplo, uma mudança que aumente o alcance do projeto pode significar um incremento dos custos, do cronograma, ou de ambos.
Há que alcançar os objetivos que justificam o projeto dentro das restrições de orçamento, tempo e alcance, mas também se devem satisfazer as necessidades e expectativas dos interessados (stakeholders), que são os que em última instância vão avaliar a qualidade do projeto. O gerenciamento destes elementos vai requerer uma planificação meticulosa, uma análise dos indicadores do projeto durante todo o tempo de execução e acordar as prioridades para os interessados. A organização executora, a entidade promotora ou financiadora e os beneficiários finais podem ter diferentes prioridades e deve haver um gerenciamento eficiente das comunicações para assegurar que as necessidades e expectativas de cada interessado se conhecem e são consideradas.
Neste sentido é importante entender a planificação como um processo participativo, donde se negociem os resultados a alcançar e que recolha os interesses dos interessados (stakeholders) do projeto e, em particular, dos beneficiários já que se os resultados esperados não satisfazem as necessidades e expectativas dos beneficiários finais, o projeto dificilmente terá sucesso mesmo que se haja cumprido o planificado em termos de custo, tempo e alcance.
Neste sentido o gerenciamento das comunicações tem um papel central para garantir que a geração, distribuição, armazenamento e disposição da informação do projeto sejam adequados. Os diretores do projeto estarão em contato constante com os membros da equipe e outros interessados no projeto e um gerenciamento adequado e eficiente das comunicações entre os interessados permitirá conectar as diferentes perspectivas e interesses acerca dos resultados de desenvolvimento assim como poder informar dos desempenhos realizados.
Gerenciar adequadamente as comunicações permite manejar as expectativas dos interessados e abordar suas inquietudes, de modo que permite aumentar a probabilidade de sucesso do projeto na medida em que se assegura que haja um acordo entre os interessados no momento de entender os recursos implicados, as metas que orientam o projeto e os benefícios esperados.
A utilização de ferramentas de gerenciamento integral de projetos como ITM Platform permitem incorporar metodologias de sucesso reconhecido e asseguram que os interessados disponham de ferramentas para gerenciar as comunicações e realizar a planificação estratégica, entre outras questões, que como vimos são centrais no gerenciamento dos projetos de desenvolvimento.
Se você quiser, experimente ITM Platform, aqui.