Este artigo pertence a uma série sobre as 10 áreas de conhecimento. Visite os dois artigos já publicados sobre a integração do projeto:
As 10 áreas de conhecimento. 1: Gerenciamento de integração de projetos
As 10 áreas de conhecimento. 2: Gerenciamento do escopo do projeto
A gestão do tempo não é algo aleatório
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O guia PMBOK inclui o gerenciamento do tempo do projeto como a terceira área do conhecimento.
A variável de tempo tem um valor fundamental na gestão de projetos para atender aos prazos e gerenciar corretamente os recursos. A programação é o eixo a partir do qual o tempo é gerenciado com o objetivo de executar o plano de ação. Para fazer isso, é necessário estimar a duração das atividades de acordo com os recursos disponíveis para cada uma delas. Exceder os limites estabelecidos sempre supõe um custo extra.
Um erro muito freqüente ao dirigir projetos é que é suficiente para fazer um excelente plano para alcançar um bom gerenciamento do tempo. Este erro geralmente é corrigido com a experiência, quando você aprende que obter as estimativas corretas e saber em detalhes o tempo necessário para cada tarefa é apenas o início do trabalho.
Em geral, alguns atrasos é sempre algo inevitável, sendo que o mais importante não é tentar impedi-los com estimativas precisas.
Não, a coisa fundamental no gerenciamento do tempo é ir além do planejamento, não pensar que uma estimativa realista seja o sucesso final: se sair, basicamente, isso acontecerá por acaso e devido à falta de concordância das circunstâncias adversas previstas em o plano de risco. É muito mais importante acompanhar constantemente, ouvir a equipe, medir os desvios e manter clientes e patrocinadores de projetos informados sobre o curso das coisas.
A metáfora do tradutor
Imagine um projeto linear e simples, consistindo em uma única tarefa e um único recurso. Por exemplo, a tradução de um livro. Um tradutor confronta cada livro com um projeto diferente com um resultado único. Cada livro é irrepetível. Mas todos os projetos são muito parecidos um com o outro.
Ao avaliar o tempo necessário para completar cada tradução, o tradutor faz um cálculo simples: traduz uma página de teste, após a qual multiplica o tempo decorrido pelo número de páginas e por um fator de 1,5. Esse fator permite que você apresente as fases de revisão e documentação, sem as quais o projeto não teria a qualidade necessária.
Até agora, o cálculo permitiu que o tradutor sempre entregasse a tempo.
No entanto, um dia ele concorda em coordenar a tradução de um volume de botânica composto por diferentes autores em diferentes idiomas. Embora ele tenha que traduzir a maior parte do conteúdo, outros tradutores irão lidar com diferentes artigos.
O tradutor aplica seu método para estimar o tempo aproximado que a tradução dos artigos levará, pedindo a cada colaborador que faça o mesmo. Se ele estivesse contente com essa primeira estimativa, o sucesso do projeto no tempo seria pura chance. Pelo contrário, nosso tradutor estabelece entregas quinzenais para ver a porcentagem de progresso do projeto. Quando você identifica atrasos, fale com o colaborador para descobrir o que é devido e agir em conformidade, como a adição de um leitor de revisão ou especialista em terminologia no projeto; ou a dilatação do tempo de entrega.
Este exemplo simples mostra a importância que o planejamento tem para poder atuar quando os padrões são alcançados.
Pasos para gerenciar o tempo de seu projeto
1. Definir as atividades
O primeiro passo centra-se na definição de tarefas, marcos e na estipulação de todas as atividades que estão previstas para completar o projeto.
Nesse momento, as tarefas podem ser incluídas em um cronograma de Gantt, o que permite um esboço simples e rápido de todo o plano. É mais importante concentrar-se na definição do tempo que será necessário para cada tarefa, sem estabelecer datas específicas.
2. Sequencia das atividades
Quando as tarefas já foram definidas, elas devem ser organizadas. As datas ainda não são importantes neste momento, agora devemos nos concentrar em ordenar as atividades dando-lhes significado e lógica, para que o projeto mantenha o mesmo espírito. As subtarefas podem ser criadas quando consideradas necessárias para melhorar o gerenciamento do tempo.
Uma vez que as atividades estão em ordem, adicione dependências entre as tarefas, especificando se eles são dependências start-start, start-end ou end-end. Por exemplo, se o projeto consiste em construir uma moradia, antes de começar a projetar, será necessário selecionar a terra em que será construída, pois tem muitas servidões com características construtivas. Se a seleção do terreno for adiada, todo o projeto será automaticamente atrasado.
3. Prever os recursos disponíveis para cada atividade
Nesta etapa, devemos avaliar a demanda por recursos humanos e compará-lo com a oferta existente para isso. Uma vez desenvolvido, será obtida uma perspectiva de se os recursos estimados são suficientes para o desenvolvimento no tempo estabelecido para cada tarefa. A falta de certas habilidades (ou seu alto preço) pode causar atrasos no plano
Depois de ter atribuído recursos às diferentes atividades, é conveniente revisar as dependências de cada tarefa e seus recursos. Uma vez que toda a informação é quebrada, será possível verificar se há atividades que se sobrepõem e, portanto, requerem recursos adicionais.
4. Desenvolver e controlar o programa
É importante rever o gráfico de Gantt com toda a equipe que participa para garantir que haja um buy-in completo antes de começar. Nesta reunião, é importante:
- Transfira quaisquer dúvidas que possam permanecer depois de ter feito o planejamento
- Colecione sugestões e comentários de participantes que possam ajudar a gerenciar o tempo, como a existência de dificuldades técnicas ou a experiência com projetos similares.
- Certifique-se de que todos os participantes ou membros da equipe compreendam seu papel no projeto e se comprometam a realizar atividades ou tarefas designadas.
Como dissemos, a fase de controle do calendário é mais complicada do que a fase de planejamento, pois envolve o esforço de superação de eventos inesperados e a entropia natural do projeto. Portanto, o gerenciamento do tempo implica uma dedicação quase obsessiva à supervisão e verificação em que é essencial ter metodologias, processos e sistemas tecnológicos que suportem essa atividade de controle.
Realizar um planejamento de tempo correto seguindo as etapas indicadas resultará na consecução dos objetivos da empresa, a criação de confiança, a melhoria da competitividade e a rentabilidade. Se é estimado que recursos suficientes não estão disponíveis para executar uma tarefa ou atividade específica, e não há como obter mais recursos, há uma margem de reação que permitirá que a tarefa seja modificada com base nos recursos disponíveis na organização.