Em qualquer projeto, por muito bem que se realize a planificação inicial, é possível que se apresentem novas situações ou imprevistos aos que é necessário enfrentar-se. Em um projeto gerenciado com metodologias ágeis, o diretor de projetos também deve mostrar esta versatilidade e capacidade de adaptação às circunstancias, conseguindo converter os problemas em desafios e saindo reforçado de sua resolução.
Para isto, o diretor de projetos deverá mostrar uma série de atitudes:
Mostrar liderança
Trata-se de uma expressão muito utilizada, mas muito difícil de implementar. Ante uma situação adversa, é provável que os membros da equipe adotem uma série de atitudes negativas. Alguns deles mostrarão comportamentos pessimistas que magnificarão a gravidade da adversidade, e transmitirão estas atitudes negativas aos companheiros. Outros podem ficar paralisados pelo fato de não saber como comportar-se ante a circunstancia aparecida, apresentando uma atitude passiva que, ao não resolver os problemas, permite que eles cresçam por si mesmos.
O diretor de projetos deve mostrar sua liderança sendo capaz de cortar estas atitudes antes que prosperem. Deve mostrar-se firme contribuindo com as soluções e transmitir uma positividade que seja capaz de fechar o círculo vicioso de atitudes negativas e passivas.
Evitar a tentação de aumentar os recursos
Ante uma tarefa inacabada ou na que não se conseguem os resultados esperados, parece que uma solução simples pode ser aumentar os recursos materiais e humanos empregados na realização dessa tarefa.
Mas a equação não sempre se resolve desta maneira. Para dar um exemplo, aumentar o número de cozinheiros em um restaurante é possível que aumente o número total de pratos preparados, mas não necessariamente melhorará a qualidade do melhor deles nem sequer a qualidade média. Portanto, mesmo que os tempos de espera possam ser menores ou se possam servir a mais comensais, é possível que a qualidade final do produto (e a satisfação do cliente) seja também menor, o efeito contrário ao desejado. Portanto, mais que aumentar os recursos destinados à tarefa, é conveniente pensar se a utilização que se está fazendo deles está otimizada ou se deve repensar a organização do projeto.
O diretor de projetos deve ser capaz de analisar em que medida aumentar os recursos destinados pode conseguir agregar valor ao projeto e de que maneira deverão utilizar-se estes recursos.
Mostrar a realidade como é
Existe certa tendência a suavizar os problemas, mostrando a realidade de maneira diferente a como realmente é. Mas com o tempo todos os problemas acabarão saindo à luz. Como não existe uma maneira de ocultar um problema eternamente, é melhor que se mostre desde o primeiro momento, de maneira sincera. Com isto, em longo prazo, o diretor de projetos ganha credibilidade, respeito e confiança.
Por exemplo, enquanto ao grau de cumprimento de um projeto, o diretor de projetos deve comunicar de maneira sincera a todos os membros da equipe o estado real do trabalho. Pode acompanhá-lo de um halo de otimismo e proatividade que estimule a equipe a dar o melhor de si mesmo cada dia, mas sem ocultar ou suavizar os fatos. O diretor de projetos deve conjugar o realismo com o otimismo.
Revisar as ações
Os historiadores da Segunda Guerra Mundial afirmam que “quem não conhece sua história está condenado a repetir seus erros”. Da mesma forma que esta sentença pode aplicar-se aos povos ou às culturas, também pode aplicar-se aos projetos.
Um diretor de projetos que não analise as tarefas nas que participou, cometerá os mesmos acertos e erros em ciclos. É possível que em ocasiões se veja favorecido pela sorte ou por uma habilidade especial em determinados campos que lhe permita sair vitorioso em diversas ocasiões. Sem embargo, em longo prazo, o trabalho tem sua recompensa e os melhores em qualquer campo serão os que mais se esforcem, também na gestão de projetos.
Portanto, é necessário fazer uma revisão constante de todas as ações realizadas, o mais exaustiva e neutra possível. Revisar as ações imediatamente depois de realizá-las é útil, pois, no caso de detectar um erro, será possível corrigir nas ações imediatamente posteriores. Sem embargo, em algumas ocasiões, pode ser útil deixar passar um tempo desde os acontecimentos até a revisão, para assim conseguir uma visão menos tendenciosa e realizar uma análise mais objetiva.
Também é importante deixar-se aconselhar por vozes críticas. Em ocasiões pode ser cruel descobrir nossas debilidades, mas isto é unicamente o primeiro passo para que se convertam em fortalezas.
Paixão pela melhora constante
O gestor de projetos deve ser capaz de aplicar tudo o que aprende ao projeto que está gerenciando. Todas as melhoras derivadas de revisões e de análise devem ser aplicadas da maneira mais antecipada possível. Do mesmo modo, o diretor de projetos busca na vida cotidiana novas ideias que lhe permitam melhorar aquilo que lhe apaixona, conseguir uma maior eficiência em seus projetos e lograr uma maior satisfação do cliente e dos trabalhadores.
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Artigo escrito por: Juan Delgado, Blogger na ITM Platform