Realizar cambios a escala organizativa en cualquier proceso, metodología de trabajo o sistema de gestión de proyectos es, en sí mismo, un proyecto muy difícil de gestionar. Cuando se trata de la gestión interna, el coste de un proyecto fallido es altísimo, por lo que el margen de error es pequeño. Por si fuera poco, la respuesta de las personas involucradas en el proceso dificulta las predicciones y hace que sea muy difícil diseñar planes de cambio que se sigan a pies juntillas.
En efecto, es habitual que cualquier cambio que expulse de las zonas de confort provoque actitudes diversas entre trabajadores y directivos, dificultando la contribución al cambio de forma coordinada y organizada.
¿Quieres aprender de primera mano cómo enfrentarte a procesos de cambio para mejorar la orientación a proyectos y los resultados de tu organización?
Algunas de estas actitudes se podrían resumir en las siguientes frases:
- “Nuestros empleados están preparados para el cambio en la organización, no hay de qué preocuparse.”
- “Nuestra empresa es diferente. Los miembros del equipo sabrán seguir las indicaciones al tiempo que ejercen su autonomía. por lo que no es necesario intervenir en la gestión del cambio. Ellos, mejor que nadie, saben cómo actuar.”
- “Las cosas están bien como están. Los cambios que se quieren introducir suponen una carga de trabajo adicional que se añaden a las ya tenemos habitualmente, así que el cambio no puede ser positivo.”
- “Los trabajadores no tenemos por qué implicarnos en el cambio. Ni tan siquiera hemos participado en la elección de las nuevas herramientas de software.”
Todas estas afirmaciones se pueden refutar con los argumentos adecuados. A continuación, vamos a analizar argumentos válidos para responderlas.
Programas formativos complementarios
Indudablemente, todos los trabajadores de tu empresa son gente capacitada para el trabajo que desempeñan, por ello se encargan de él. Sin embargo, la introducción de nuevas metodologías de trabajo requiere de una preparación adicional y una visión estratégica. Para ello, es conveniente que existan programas formativos complementarios facilitados por la empresa tanto antes de la introducción de los cambios como durante su aplicación. Estos programas formativos consiguen un objetivo doble. Por un lado, ayudarán que el cambio se desarrolle adecuadamente, sin realizar trabajo adicional inútil, dado que la adecuada orientación permitirá que todos los esfuerzos y todo el tiempo dedicado se orienten a conseguir un cambio eficiente según los planes establecidos. Por otro lado, sentirse arropados durante el cambio aumentará la motivación de los trabajadores.
Es importante aprender de casos reales en otras organizaciones
Los problemas que se presentan en tu empresa probablemente se hayan experimentado en otros contextos, especialmente si se dan similitudes en cuanto a nicho de mercado, sector económico, desarrollo tecnológico, etcétera. Aunque cada empresa es un mundo, existen situaciones comunes y problemas frecuentes, especialmente hacia ciertos desafíos característicos del desarrollo de negocio. Por ejemplo, la internacionalización tiene resistencias al cambio muy distintas a las que caracterizan la introducción de la evaluación del rendimiento, la apertura de una nueva línea de negocio o la adquisición de otra empresa. En cualquier caso, no hay alternativa al análisis de casos comparables. Con la gestión del cambio no hay margen para experimentos. Los casos de éxito o de fracaso de otras organizaciones te evitarán errores y ganarás un tiempo precioso.
El conformismo es el principal enemigo del progreso
Para poder mejorar es necesario estar abiertos al cambio. Indudablemente, al inicio todos los cambios suponen un esfuerzo adicional, pero esto es necesario para aumentar la eficiencia y la productividad, requisitos indispensables para continuar siendo competitivo.
Los trabajadores son el principal motor de la empresa...
...Los encargados de sacar la empresa adelante. Si no se sienten implicados o motivados con el trabajo que realizan y con la empresa, se trata de un grave problema que está por encima de las dificultades para implementar un sistema u otro de gestión de proyectos. Independientemente de cuál sea el modelo de organización, los trabajadores deben encontrarse motivados. Por supuesto, una adecuada motivación contribuye también al éxito en la implementación de cualquier sistema de trabajo.
Entonces, ¿qué es lo que podemos hacer cuando existe resistencia gestión del cambio tanto por parte de los directivos como por parte de los empleados? Éstos son algunos consejos.
Dirige el cambio hacia una mejoría clara
Identifica los principales obstáculos al crecimiento y propón un proceso de cambio que obtenga una gestión más madura, robusta y con beneficios claros.
Ajusta el tipo de cambio a tu estrategia y cultura corporativa
Previamente a cualquier cambio, es conveniente evaluar exactamente su magnitud y hacia dónde se deben dirigir los esfuerzos. No hay nada peor que hacer “cambios en el cambio”, sobre la marcha, pues genera sensación de desconfianza, de no saber exactamente lo que se está haciendo, y produce desmotivación en los empleados. Si se han esforzado por cambiar algo, este cambio debe aparentar ser definitivo, debe parecer que se ha hecho bien a la primera. Improvisar transmitirá falta de liderazgo.
Explica lo que el cambio significa realmente
Probablemente, en los momentos iniciales exista una cierta resistencia. Es normal y se basa sencillamente en un cierto temor a cualquier cambio que se pueda producir. Explicar exactamente la magnitud de los cambio ayudará a tranquilizarlos y los predispondrá a aceptarlos de mejor grado.
Demuestra las ventajas de los nuevos sistemas de gestión de proyectos utilizando datos
Si comprenden que el cambio es necesario y que el rendimiento será mayor una vez se haya conseguido aplicar, estarán más dispuestos a realizar el sobreesfuerzo inicial.
Utilizando estos consejos, gestionar el cambio y tu empresa será mucho más sencillo. ¿A qué estás esperando para darle una vuelta a tu gestión de proyectos?