¿Cuál es la única aplicación que utilizan todos los profesionales del mundo?
Exactamente. Es el e-mail.
Hace años que se habla de la muerte del e-mail y de lo incómodo que puede llegar a ser si se emplea como repositorio de documentación. Aun así, está clarísimo que hoy en día no tiene ningún rival en el día a día de cualquier oficina: lo primero que hacemos todos es abrir el cliente de email.
Por supuesto, en ITM Platform no queremos contribuir a que vuestras bandejas de entrada se conviertan en basureros desordenados.
Consigue información de tus proyectos de forma instantánea en tu email con ITM Platform
Ni una notificación no deseada
El problema del correo electrónico para recibir información sobre una aplicación B2B no es tanto el canal, sino la frecuencia. Habitualmente, las notificaciones son enviadas por cualquier aplicación de forma automática. A no ser que estén muy bien diseñadas, su volumen aumenta rápidamente y acaban siendo ignoradas.
Con Teambot ocurre lo contrario: es un aliado de nuestros usuarios porque solamente envía una notificación cuando se le solicita.
El funcionamiento es muy sencillo:
- Escribo un email a teambot
- Incluyo mi petición de información en el asunto del mensaje
- Teambot lee mi asunto y mi dirección de email
- Teambot me envía un correo con la información que he solicitado
Todo este proceso puede durar menos de 6 segundos. Y ni siquiera hace falta hacer log-in en ITM Platform.
Ese es el motivo por el cual, a partir de hoy, todos nuestros clientes están añadiendo Teambot a su lista de contactos habituales.
Búsquedas semánticas desde el asunto
Lo verdaderamente elegante de Teambot es que ofrece información precisa y compleja desde un interfaz absolutamente minimalista para el usuario.
Efectivamente, lo has notado: el cuerpo del email está vacío. Hemos decidido seguir una de las mejores máximas del diseño: menos es más.
Para que el usuario disfrute de las máximas ventajas, hemos transformado el correo electrónico en un motor de búsqueda… aplicado a todos los proyectos y tareas de ITM Platform.
Pero al ignorar el cuerpo del mensaje, el buscador emplea únicamente los campos de metadatos. En concreto, dos campos:
- El destinatario, que es siempre teambot@itmplatform.io
- El asunto, donde el usuario indica la información que está buscando
Ventajas de Teambot
- Como team member, puedes organizar tu día sin hacer login en ITM Platform
Con tan sólo enviar un email a Teambot con el asunto “hoy”, el usuario recibe todas las tareas a las que está asignado y todos los proyectos en los que participa.
A partir de ahí, se puede solicitar mayor detalle de cualquier entidad haciendo un simple clic.
[vista previa de una tarea y su enlace a detalles]
- Como project manager, puedes consultar el estado de tareas críticas
¿Tienes dudas sobre el estado de alguna tarea? Pregúntale a Teambot y te enterarás inmediatamente.
- Como administrador de una PMO, puedes comprobar rápidamente el avance de cualquier proyecto
Al gozar de los privilegios de acceso de una licencia Full Access de ITM Platform, los administradores de la PMO pueden utilizar Teambot para recabar la información más importante sobre el avance de un proyecto. Para ello solo tienen que poner el nombre del proyecto (o una parte del mismo) en el asunto del correo. En el caso de que haya más de una opción posible, teambot le enviará un correo de aclaración.
- Con Teambot puedes trabajar offline
A partir de ahora los usuarios que se encuentren en entornos geográficos con problemas de conectividad pueden seguir trabajando mientras están offline, obteniendo la información detallada que necesiten. Con Teambot, el servidor de email enviará y recibirá correos electrónicos incluso en situaciones de conectividad muy baja; y una vez recibida la información, el cliente puede llevarla a donde quiera en modo offline.
- Con Teambot puedes responder a tu jefe con precisión
Otra característica útil es la posibilidad de reportar información a cualquier persona interesada ante la clásica pregunta “cómo va el proyecto” o “cómo vas con esa tarea”, tan solo reenviando la información que ofrece Teambot.
Cómo dar instrucciones a Teambot para email
Teambot lee los asuntos de los emails que le envías desde tu cuenta de correo para saber qué es lo que necesitas.
La primera instrucción que le puedes dar a Teambot es “Ayuda” en el asunto del mensaje; de este modo, Teambot te enviará instrucciones sobre el tipo de mensajes que le puedes enviar y el feedback que obtendrás:
- Listas de tareas para hoy: Tareas hoy
- Listas completas de tareas: Todas las tareas
- Listas completas de proyectos: Todos los proyectos
- Detalles de tareas: nombre de la tarea
- Detalles de proyectos: nombre del proyecto
Más allá de las instrucciones básicas, hemos querido que Teambot sea capaz de escuchar a nuestros usuarios y adivinar qué es lo que desean saber. Así, por ejemplo, si recibe un email con el asunto “plan corporativo”, Teambot devolverá un listado con tareas, actividades, proyectos o servicios cuyo nombre se asemeje.
En próximas fases, esperamos que Teambot siga aprendiendo nuevas reglas de comportamiento y sea todavía más útil y servicial, ofreciendo recordatorios de forma proactiva cuando, por ejemplo, se aproxime la fecha de entrega de una tarea crítica; o permitiendo directamente que se reporten horas trabajadas y progresos, también por email.