Para calentar motores ante nuestro próximo webinario, tratamos con Mats Malmström la importancia del valor y la cultura de un proyecto y cómo, a veces, estos aspectos se tienen en cuenta en el último momento. Mats, consultor multitalento y fundador de LYM Consulting, cuenta con más de 25 años de experiencia como responsable ejecutivo y director de proyectos y programas.  

Hola Mats, antes de nada, déjame decirte que estoy muy contento de darte la bienvenida a nuestro blog y de comenzar con nuestra colaboración

Gracias, Jaime. Me apetece mucho trabajar con vosotros en ITM Platform.

¿Qué fue lo que más te llamó la atención de ITM Platform cuando lo viste por primera vez y qué lo diferencia del resto de herramientas?

Se han cruzado en mi camino muchas herramientas de PPM y PM a lo largo de mi carrera como administrador de proyectos y responsable ejecutivo. Algunas de estas herramientas son muy poderosas y procuran a las organizaciones la funcionalidad que necesitan para poder tener éxito a la hora de gestionar sus proyectos.

Lo que me gusta de ITM Platform es que te permite gestionar los proyectos y programas de tu empresa en un solo lugar y a un precio razonable. Su versatilidad y lo fácil que resulta usar el software hace que puedas administrar tu portfolio, planificar y monitorear tus programas y proyectos, comunicarte con tu equipo de proyecto y tus accionistas y obtener una rápida visión de conjunto del estado de tu portfolio y de cada uno de tus proyectos de forma individual. Además, con ITM Platform puedes gestionar cualquier tipo de proyecto, ya sea estructurado y/o ágil.

 “Lo que me gusta de ITM Platform es que te permite gestionar los proyectos y programas de tu empresa en un solo lugar y a un precio razonable.”

Cada empresa tiene su propia forma de trabajar, por lo que otra característica importante de ITM Platform es que lo puedes personalizar de forma fácil para que se adapte a tu proceso actual.

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Has tenido una trayectoria profesional muy larga en lo que a las Tecnologías de la Comunicación y la Información se refiere. ¿Cuál es tu experiencia en cómo este sector se relaciona con los proyectos? ¿Existen retos concretos que no encontrarías en otros contextos?

Este sector cuenta con una larga historia aplicando con éxito los principios de la gestión de proyectos. Muchas empresas tienen una alta madurez de proyectos con procesos bien definidos y, dicho esto, según mi experiencia, los principales retos para las empresas son seguir en la brecha y conseguir adaptar sus prácticas en gestión de proyectos para tener éxito en un mercado tan competitivo y agitado como el de hoy. Estas empresas han hecho grandes inversiones en sus herramientas y procesos actuales, lo que tiene el efecto de ralentizar el proceso de cambio que buscan. También he visto en varias ocasiones que el conocimiento tácito y las mejores prácticas de gestión de proyectos se han perdido como resultado de procesos de reorganización.

 “La naturaleza de los proyectos es interconectar e involucrar distintas partes de la organización en el espíritu de la innovación y la transformación para alcanzar objetivos estimulantes que quizás no sean realizables mediante las operaciones actuales”

¿Dirías que esto ha ido cambiando con el tiempo o alguna de estas cuestiones sigue preocupando a día de hoy?

Se trata de retos que tienen empresas en cualquier sector. Hoy, el entorno económico exige que la organización sea más rápida y más innovadora para poder triunfar, lo que también se aplica a la gestión de proyectos.

La clave para asegurar que tu proyecto genera el máximo valor es alinearlo con el plan estratégico de la organización y con los objetivos empresariales. La naturaleza de los proyectos es interconectar e involucrar a distintas partes de la organización en el espíritu de la innovación y la transformación para alcanzar objetivos estimulantes que quizás no sean realizables mediante las operaciones actuales. El rendimiento de un proyecto es un buen indicador sobre cómo de bien (o mal) se organiza una empresa para generar el máximo valor.

En nuestro webinario del 24 de enero analizaremos qué significa hablar del valor de los proyectos. ¿Por qué crees que este tema es tan fascinante?

El valor esperado, o quizás debería decir deseado, siempre ha sido un factor decisivo en aquello que hacemos o en cómo invertimos nuestros recursos. Organizar el trabajo en proyectos para que este se lleve a cabo ha demostrado, a lo largo de la historia de la humanidad, ser el vehículo más poderoso para crear y conducir el valor de una organización en un marco de tiempo razonable. Sin embargo, la anotación del valor varía según el tiempo y el contexto. Las empresas necesitan un enfoque sistemático para poder valorar, priorizar, monitorizar y comunicar el valor del proyecto; o, en su lugar, el valor de las inversiones. En la economía de hoy, basada en el conocimiento, es más importante que nunca asegurarse que todo el mundo entienda lo que queremos decir cuando hablamos de valor en una situación dada para contribuir a la maximización del valor del proyecto en todo momento.

He liderado equipos de proyecto multifuncionales con un enfoque constante en la creación de valor dando como resultado, por ejemplo, un plazo de comercialización más corto para nuevos productos, mejores márgenes y contratos nuevos.

 “Cuando el valor del Proyecto se percibe de forma diferente o demasiado tarde, el impacto en el resultado es desastroso.”

Quizás no parezca una prioridad… ¿crees que existen diferentes percepciones entre los empleados, los gestores de proyecto y los jefes de portfolio?

No diría que el valor esperado no es una prioridad dentro del proyecto. Lo que en ocasiones sucede es que ese valor, traducido como objetivos de proyecto, se da por hecho y la atención del proyecto se centra más en seguir la programación del propio proyecto y en apagar los posibles incendios. También he visto que el valor en los proyectos no se ha definido de forma precisa para comunicárselo de forma efectiva al proyecto y a los accionistas. Estas dos situaciones hacen que el valor se perciba de forma diferente o demasiado tarde. En algunos casos, todo ello tiene un impacto desastroso en el resultado del proyecto.

¿Qué recomendarías a alguien que quiera mejorar la cultura de los proyectos en su organización?

Resulta interesante que menciones “la cultura de los proyectos”. Este término lo asociaría con el alma de la organización ya que asegura un entendimiento común acerca del valor del proyecto y de cómo trabajar y construir las capacidades dentro de la organización para poder conseguir ese valor.

Le recomendaría empezar por entender dónde se encuentra a día de hoy y, a partir de ahí, definir cuál es la estrategia correcta para su organización. Compartiré con los que participen en el webinario una herramienta de evaluación sencilla y bastante efectiva para medir la cultura de los proyectos de la empresa.

 “Asegúrate siempre de comunicar el valor del proyecto a las partes interesadas. El peor error que puede tener un gestor de proyectos es subestimar la importancia de la comunicación.”

¿Hay algún “error imperdonable” o cosas que no se deban hacer?

Diría que nunca se debe subestimar la importancia de la comunicación. Nosotros, como gestores de proyectos, pasamos más del 80% de nuestro tiempo comunicándonos. Asegúrate de comunicar de forma clara y en todo momento el valor del proyecto a las partes interesadas.

Me gustaría hablar de otro tema antes de despedirnos. Tienes experiencia en ambos lados del Atlántico, tanto en América Latina como en Estados Unidos. Sabemos que los mercados anglosajones son más maduros, pero, ¿qué has aprendido en América Latina que no hubieses aprendido de ninguna otra forma?

He conocido a muchos gestores de proyecto y de PMO con mucho éxito y altamente cualificados en América Latina que han liderado la implementación de las mejores prácticas de la gestión de proyectos en sus organizaciones. Los desafíos que encaran están relacionados con la cultura y la estructura del negocio, a veces, hacerlo más difícil para conseguir consenso sobre el valor de los proyectos y desarrollar una cultura de proyectos fuerte.

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