Para poder reducir la exposición al riesgo, en primer lugar es necesario realizar un análisis exhaustivo de las circunstancias que rodean a la ejecución de nuestro proyecto. Así podremos identificar los riesgos y posteriormente priorizarlos teniendo en cuenta la probabilidad de que ocurran.
El siguiente paso es desarrollar un plan en el que se elabore una estrategia concreta para cada tarea y un plan de acción para cada uno de los riesgos identificados. Además, debemos asignar cada una de las tareas a unos miembros del equipo y establecer las métricas que utilizaremos para monitorizar su progreso.
Algunos consejos para desarrollar planes en los cuales se reduzca la exposición al riesgo son:
- Investiga, lee, fórmate. En la mayoría de ocasiones, los riesgos son tales porque no tenemos suficiente información sobre ellos. Investigar en el pasado de nuestra empresa o en lo que le ha sucedido a otras empresas similares llevará a que tu equipo y tú consigáis la información suficiente sobre los posibles riesgos que pueden aparecer durante la ejecución de nuestro proyecto.
- Focaliza tu atención en los riesgos que impliquen una mayor exposición para tu proyecto. Para ello, es fundamental la priorización que se ha realizado en el paso anterior. Recuerda que los riesgos que se deben minimizar son aquellos que implican mayores consecuencias para el proyecto y también aquellos que tienen una elevada probabilidad de ocurrir. Con la nueva herramienta grauita online Matriz de Evaluación de Riesgos podrás registras riesgos, analizarlos, asignarles una probabilidad y un impacto.
- Disminuye la probabilidad de que los riesgos que afecten de manera significativa a tu proyecto. En ocasiones, no podrás eliminar los riesgos por completo, pero sí que puedes disminuir la probabilidad de que ocurran o disminuir los efectos que éstos tienen sobre tu proyecto. En cualquier caso, tanto si puedes eliminar un riesgo por completo como si solamente puedes mitigarlo, el hecho de haberlo identificado ya supone una ventaja, pues estarás preparado para actuar sobre él en caso de que suceda. Riesgos en la gestión de proyectos: No los ignores, contrólalos.
- Transfiere el riesgo a un organismo externo. Es posible que puedas escoger en algunas tareas si el encargado de realizarlas es algún miembro de tu equipo o personal externo. Puede que prefieras que el riesgo caiga sobre los hombros del personal externo para descargar un poco a los miembros de tu equipo. Con esto no consigues que disminuya el riesgo total, solamente lo cambias de manos. Sin embargo, al aligerar a los miembros de tu equipo, conseguirás que focalicen su atención en disminuir otros riesgos.
- Da la vuelta a tu proyecto para esquivar un riesgo. Es posible que identifiques un riesgo demasiado grande y sobre el cual no puedes actuar. En esos casos, quizá sería conveniente evitar el riesgo cambiando el camino de tu proyecto. Si cambias el objetivo, cambiarás los riesgos, y, por tanto, podrás evitar ese problema para el que no tenías ninguna solución. Si el objetivo al que llegas también resulta válido, esta aproximación puede resultarte útil.
- Ataca la raíz del problema, no los síntomas. Identificar las verdaderas causas de un riesgo es más complejo que tratar las consecuencias. Sin embargo, actuar sobre la causa es la única manera de solucionar definitivamente un problema. Por tanto, el esfuerzo y el tiempo empleado, merecen la pena.
- Identifica consecuencias a priori desconocidas de un mismo problema. Una vez que has determinado la raíz de un problema, busca situaciones similares en otras áreas que puedan surgir de la misma causa, de modo similar a un efecto dominó. Es posible que un problema está causando efectos mayores en los que en principio pensabas, al existir interrelación entre diferentes tareas de un proyecto. Del mismo modo, es posible que varias de las tareas o proyectos que coordines presenten un mismo problema, de tal forma que el aprendizaje o las soluciones conseguidas para uno de ellos que se puedan aplicar a otros.
- Ten cuidado con las interacciones entre riesgos. Del mismo modo que los proyectos en las tareas se interrelacionan entre sí, también es posible que lo hagan los riesgos. Antes de actuar es necesario prever las consecuencias de nuestras acciones. De la misma forma que el efecto dominó puede resultarnos beneficioso al atacar la raíz de un problema, es posible que tenga otras consecuencias no previstas. Por ello es adecuado reflexionar antes de actuar.
- Realiza planes de contingencia. Un buen Project Manager debe estar preparado para todos los entornos, incluso los más adversos. Para ello, debes elaborar planes de contingencia que prevean las peores situaciones posibles, para estar preparado antes de que aparezcan los problemas y tener respuestas y soluciones en todos los escenarios.
Pero además de estos consejos, puedes leer este otro artículo donde se exponen problemas y soluciones útiles en la gestión de proyectos.
Una vez identificados todos los riesgos y las acciones necesarias para ponerles solución o mitigar sus efectos, es necesario que todas las acciones correspondientes queden plasmadas en el plan del proyecto. La identificación de nuevos riesgos y la elaboración de nuevas soluciones, debe implicar una actualización inmediata de la planificación del proyecto.
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