10 dicas para apresentar os resultados do projeto ao seu CEO

Um dos momentos de maior pressão na agenda de um gerente de projetos é a apresentação ao conselho. Você tem 20 minutos para convencer as pessoas que decidem o futuro da empresa de que o seu projeto valeu o investimento, e a maioria delas já suspeita que projetos são, via de regra, uma dor de cabeça.

O detalhe técnico e a metodologia que ocupam o seu dia a dia falam uma linguagem completamente diferente da sala do conselho. Quando você apresenta, o seu trabalho não é explicar como o projeto foi executado. É traduzir o impacto para a linguagem que a direção usa para tomar decisões: estratégia, valor e risco.

Este artigo reúne dez dicas, divididas em dois grupos: como enquadrar a mensagem e como transmiti-la.

Apresente o projeto como valor estratégico, não como atividade

A direção não avalia o seu projeto de forma isolada. Compara-o com qualquer outra iniciativa que dispute capital, atenção e recursos. O seu enfoque tem que responder a uma pergunta nos dois primeiros minutos: por que este foi um bom uso dos recursos da empresa?

1. Conecte o projeto com a visão geral da organização

O seu projeto não é um esforço isolado. É mais uma peça de uma estratégia maior, e é assim que você deve apresentá-lo. Em alguns casos, a conexão é óbvia: a implantação de um ERP toca todos os processos operacionais da empresa. Em outros, é mais sutil, mas existe. Mesmo um projeto de construção movido por motivos puramente econômicos pode ser destacado pelo que permitiu: entrada no catálogo de fornecedores de uma entidade pública, uma plataforma publicitária ou um novo segmento de cliente.

O seu público assistiu à apresentação de muitos projetos. O que torna o seu diferente? Por que executar este projeto foi uma aposta melhor do que as propostas que nunca foram aprovadas? É isso que a sua apresentação precisa comunicar.

Para fazer isso bem, coloque-se no lugar da pessoa que supervisiona todos os projetos da empresa. O que você gostaria de ouvir em dez minutos? Informações sólidas e memoráveis que confirmem que a decisão de financiar o projeto foi a correta e que a confiança depositada na sua liderança estava bem colocada.

A funcionalidade de Alinhamento Estratégico do ITM Platform facilita esse enfoque. Ela orienta os responsáveis pelo portfólio a priorizar objetivos de negócio, pontuar a contribuição de cada projeto para esses objetivos e selecionar a combinação que maximiza o valor estratégico. Se o seu projeto saiu desse processo, diga isso explicitamente. Ancore os seus resultados a uma decisão que o conselho já tomou.

2. Comunique todo o benefício, não apenas o retorno financeiro

Se você reduzir o resultado de um projeto a um único número financeiro, entregou ao conselho um ponto de comparação fácil demais que pode desmontar a sua apresentação com uma única pergunta. Basta que um dos presentes aponte que a receita ficou abaixo do previsto, ou que outro projeto obteve um retorno superior.

Apresente o número financeiro junto com os demais resultados que o projeto produziu: um ativo tecnológico que será reutilizado em todo o portfólio, um mercado internacional aberto, uma melhoria na retenção de clientes ou um modelo de entrega que se tornará o padrão para trabalhos futuros. O valor total de um projeto raramente é capturado por uma única linha do resultado.

3. Apresente o projeto como fonte de conhecimento organizacional

A direção sabe que um dos maiores problemas dos projetos é que eles se parecem com Las Vegas: o que acontece no projeto fica no projeto. Mostre que o seu é diferente. Explique o que foi aprendido, onde as lições estão documentadas e como projetos futuros vão se beneficiar.

Cada lição aprendida que é capturada e reutilizada representa uma economia futura. Se você tem um caso sólido, quantifique-o. Se a sua organização valoriza a inovação, extraia os elementos do projeto em que você encontrou abordagens novas ou melhoradas e apresente-o como a origem de algo reutilizável no negócio.

Por fim, identifique quais elementos do projeto podem ser absorvidos pelo próprio modelo operacional. Talvez uma nova forma de negociar com fornecedores, um padrão de experiência de usuário que funcionou excepcionalmente bem ou uma mudança de governança que vale a pena manter.

Transmita a mensagem pensando na atenção da direção

Uma mensagem bem enquadrada ainda pode falhar se for transmitida mal. As sete dicas a seguir tratam de como empacotar e apresentar o conteúdo.

4. Descubra o que o seu público precisa saber

A sua apresentação pode ser bem desenhada, bem ensaiada e até divertida. Se não entregar os dados concretos que o conselho espera, você perde a sala. Vão parar de escutar você ou, pior, vão interrompê-lo com perguntas sobre o que realmente queriam saber.

Antes da reunião, descubra o que a equipe executiva tem em mente neste trimestre. Qual KPI está sob pressão para se mover? Qual pergunta em aberto existe no nível do conselho? Alinhe pelo menos parte da sua apresentação com essa pergunta.

5. Prepare mais de uma versão

Encontrar o equilíbrio entre o que você precisa dizer e o que o seu público quer ouvir não é simples, e provavelmente você tem algumas opções sobre como abordar o assunto. Prepare pelo menos duas versões com enfoques diferentes.

Mesmo com boa preparação, algum ouvinte pode questionar a sua abordagem. Ter um segundo ângulo pronto, por exemplo um que comece pelos resultados financeiros e outro que comece pelo valor estratégico, permite retomar o controle da conversa sem perder o pé.

6. Não abuse do PowerPoint

Se você usa PowerPoint, faça com que não pareça. Os conselhos já assistiram a apresentações demais que despejam listas de tópicos na tela. Muitos executivos estão ativamente cansados delas.

Use os slides como apoio visual, não textual. Destaque um dado-chave por slide, use fotos reais do projeto para ilustrar pontos de virada e evite diagramas que exigem explicação. Em uma reunião executiva, menos informação visual produz um impacto mais memorável. Se você sobrecarregar a apresentação com detalhes, cada ouvinte vai escolher os detalhes que preferir e reconstruir a sua própria versão da sua mensagem, que pode não coincidir com a sua.

Para conteúdo quantitativo, um painel bem desenhado costuma funcionar melhor do que um slide. Os Painéis personalizáveis do ITM Platform permitem construir visualizações que resumem a saúde do projeto, o orçamento e a contribuição estratégica em uma única visão. Leve o painel, não a planilha.

7. Adapte-se ao estilo de aprendizagem do seu público

A informação visual é fácil de assimilar, mas cada pessoa processa a informação de forma diferente. Adapte-se.

Se o seu CEO valoriza material escrito, prepare um resumo de projeto em uma única página e entregue-o como material de apoio. Se o seu CFO quer números, tenha um relatório estruturado pronto. Os Relatórios do ITM Platform podem gerar os campos, filtros e agrupamentos exatos de que você precisa nesse formato, exportáveis para Excel para que o time financeiro trabalhe com eles depois da reunião.

8. Ensaie até soar natural

A prática é a mãe da excelência. Não improvise, mas também não soe como se estivesse lendo. O objetivo é falar com naturalidade sobre um tema que você domina. Repasse os dados-chave e as conexões lógicas que você quer que o público lembre.

9. Reforce a mensagem mais importante ao terminar

Os momentos de comunicação mais valiosos costumam acontecer logo depois de terminar a apresentação: as perguntas, as reações, o tom da sala. É quando o público está mais aberto para absorver o que você diz.

Não deixe o fechamento ao acaso. Prepare um comentário breve que reforce a única mensagem que você quer que o conselho leve: “Obrigado pela atenção, e gostaria de deixá-los com uma ideia…”. Que seja de poucos segundos.

10. Revise como foi a apresentação

Faça o balanço imediatamente. Aconteceu o que você esperava? Você atingiu os objetivos que definiu para a reunião? As partes que você preparou despertaram o interesse que você esperava ou houve surpresas? Capture o que funcionou e o que não funcionou e leve isso para a próxima apresentação. Cada exposição diante do conselho é uma oportunidade para melhorar na próxima.

Próximos passos

• Experimente o ITM Platform gratuitamente e comece a construir os painéis e relatórios de que a sua próxima reunião de conselho vai precisar.
• Baixe o white paper sobre Direção de Organizações por Projetos para um modelo completo sobre como alinhar a execução de projetos com as prioridades da direção.