Um dos momentos mais críticos para um gerente de projeto surge quando se trata de apresentar seus resultados ao direto: as pessoas com o poder de decidir o futuro da empresa são um público experiente e exigente.
Como se isso não bastasse, a percepção de que os projetos são uma dor de cabeça é bastante generalizada entre os gerentes seniores: as considerações técnicas e metodológicas que ocupam a vida cotidiana dos gerentes de projetos são uma linguagem totalmente diferente da gestão.
Portanto, ao apresentar os resultados de seus projetos, o mais importante é que você tente falar uma linguagem diretiva. Comunique com eles da perspectiva do negócio, que é o que mais lhes interessa.
Este conselho tem muitas mais aplicações. O gerenciamento de projetos é um instrumento corporativo de primeira importância, mas nem sempre é bem-vindo.
Conselhos sobre como apresentar projetos
Conecte-se com a visão geral da empresa
Não apresentar o projeto como algo desconectado, mas como uma peça importante que serve para criar valor a longo prazo. Em alguns casos, como no projeto de implementação do ERP, essas conexões são óbvias: após a implementação, todas as operações da organização se tornam conectadas.
Em outros casos, a conexão é mais sutil. Mas existe. Mesmo que seja um projeto de construção, onde a priori a motivação para realizar o projeto é econômica, há muitos aspectos que podem ser destacados positivamente. Você pode ter obtido sua empresa no catálogo de fornecedores aprovados de uma entidade pública, ou que o projeto serviu como plataforma publicitária.
Lembre-se de que seu público atendeu a explicação de muitos projetos. Concentre-se no que o torna diferente. Por que vale a pena executar este projeto mais do que outras propostas que não se concretizaram? É isso que você deve comunicar através da apresentação dos resultados.
Para isso, pode ser útil colocar-se no lugar da pessoa que gerencia todos os projetos da sua empresa. O que você gostaria de ser explicado em uma apresentação rápida? Tente que a informação que você apresenta seja sólida e memorável. Isso mostra que você conhece perfeitamente os motivos que levaram a iniciar o projeto, bem como os riscos incorridos por aqueles que lhe deram a tarefa. A idéia é consertá-los e confirmar sua decisão: sua confiança em sua liderança e em seu projeto foi bem depositada.
Comunique todos os benefícios do projeto - não apenas os financeiros
Se você reduzir os resultados de um projeto para os lucros que você gerou, você está estabelecendo um termo de comparação muito fácil. Sua apresentação pode se vencer: é suficiente que um desses presentes diga que a renda está abaixo do esperado, ou que outros projetos obtiveram maiores taxas de retorno.
É mais interessante que você envolva esses dados com outros objetivos alcançados pelo projeto. Alguns exemplos podem ser o desenvolvimento de tecnologia que pode ser estendida para além do projeto, expansão internacional, fidelização de clientes ou a consolidação do próprio projeto como modelo para projetos futuros.
Presente seu projeto como fonte de conhecimento
Os gerentes sabem que um dos maiores problemas dos projetos é que eles se parecem com Las Vegas: o que acontece no projeto, fica no projeto.
Explique por que seu projeto não é um compartimento estanque, mas uma fonte de conhecimento compartilhado. Não é incomum que novos modelos de trabalho emergam da experiência de uma equipe de projeto.
Como se isso não bastasse, cada vez que as lições aprendidas que podem ser usadas para outros projetos são trazidas à luz, economias futuras estão sendo projetadas. Se você tiver um caso suficientemente sólido, você pode até mesmo estimar essas economias.
Se sua organização promove a inovação aberta, ou simplesmente sabe que seu público gosta de novas ideias, esta seção de sua apresentação é especialmente interessante. Extraia os elementos do projeto onde você obteve uma solução nova ou melhorada: você pode colocá-lo como um embrião de produto inovador.
Finalmente, procure identificar quais elementos do projeto podem ser incorporados no modelo de negócios. Talvez seja uma nova maneira de negociar com os fornecedores, ou um recurso de design do usuário que teve uma resposta especialmente boa.
Nos dias de hoje, o importante é encurtar as distâncias entre equipes de trabalho, onde o valor é criado para o cliente e as esferas de tomada de decisão. Se sua apresentação for bem-sucedida, seus diretores serão muito gratos.
Mas a mensagem da apresentação não é tudo. Para ser ouvido com os ouvidos abertos, incline-se nas seguintes dicas sobre como apresentar toda essa informação.
Conselhos sobre o estilo de apresentação
Descubra o que precisa saber quem está ouvindo
Sua apresentação pode ser interessante, bem desenhada e até divertida. Mas se você não fornece aos gerentes o tipo de dados que eles esperam, é muito fácil para eles perderem interesse, parar de ouvir e interrompê-lo com perguntas para descobrir diretamente o que consideram mais importante.
Portanto, tente descobrir, a partir das experiências de outros colegas, quais são as métricas e aspectos dos projetos que mais interessam a cada pessoa que irá escutar você. Você quer ser a pessoa que toma o comando da apresentação.
…e várias versões da sua apresentação estão prontas
Encontrar o equilíbrio entre o que você precisa dizer e o que seu público quer ouvir pode não ser muito simples. Certamente você tem algumas idéias diferentes sobre como fazê-lo.
Mesmo com todas as precauções, é possível que um dos seus ouvintes o interrompa porque não está interessado no que está vendo. No caso de você receber um comentário crítico sobre o foco de sua apresentação, a melhor resposta possível é ter uma segunda apresentação com uma abordagem totalmente diferente que lhe permita recuperar o controle.
Não abuse de PowerPoint
Se você usa o PowerPoint, faça com que não o pareça. Esta solução tem sido abusada tanto que estamos cada vez mais cansados de apresentações em que o falante simplesmente repete inúmeras listas de declarações sem um fio aparente.
Use a apresentação como suporte gráfico, não textual. É aí que o segredo é. Destaque os principais dados e gráficos, use fotografias reais do projeto para ilustrar seus pontos e não abuse de diagramas difíceis de se comunicar. Na comunicação, menos informações visuais produzem um impacto muito mais memorável.
Além disso, se você contribuir com muita informação, o público pode escolher qual deles é para reconstruir sua própria versão, enquanto você quer dar a sua própria idéia do que aconteceu.
Conheça o estilo de aprendizagem do público
Embora a informação visual seja a que assimilamos com menos esforço, cada pessoa tem seu próprio estilo de aprendizagem. Sua adaptação à mensagem também deve afetar esse aspecto.
Se, por exemplo, seu Diretor-Geral considerar importante ter sempre informações por escrito, você pode preparar um memorando de projeto em uma única página e entregá-lo como material de suporte como você apresenta.
Pratique até alcançar um estilo fluido
A prática é a mãe da excelência. Não deixe detalhes para a improvisação, mas tente que a apresentação não pareça corseted. A idéia é que você fale com naturalidade e domínio do assunto. Analise os dados de projeto mais importantes e as conexões lógicas que deseja sublinhar.
Sublinhe sua mensagem mais importante depois de terminar
Muitas vezes, a situação mais interessante do ponto de vista comunicativo é a interação que ocorre quando você termina de apresentar. Como o público reage? Quantas perguntas você pergunta e de que tipo? Você está com pressa para sair? Neste momento, a situação de audição muda e o público está mais disposto a incorporar as informações que você se comunica. Não permita que seus comentários sejam improvisados: sublinhe a mensagem mais importante com um comentário rápido: "Obrigado, e deixe-me reiterar ...". Este comentário deve ser limitado a alguns segundos.
Examine o que aconteceu
Não deixe passar o tempo sem analisar como a apresentação foi. O que você esperava aconteceu? Você conseguiu o que queria? Os aspectos que você preparou despertaram interesse, ou houve surpresas? Tente incorporar a experiência em sua bagagem para melhorar ainda mais na próxima oportunidade.