Muitas empresas, hoje em dia, apostaram pelo trabalho em equipe como um método mais do que eficaz. Mas o que acontecerá quando chegar um momento difícil, uma mudança na entrada ou nos métodos de trabalho?

Então, você, o encarregado do gerenciamento de projetos, deverá motivar e fazer ver que a colaboração continua sendo a melhor opção. Os expertos em gerenciamento de equipes apostam pela transparência como forma de fazer sentir aos membros que formar parte de uma equipe.

Por isto, face a qualquer dificuldade ou mudança, o melhor será ir de frente: dar uma explicação clara e convincente do que está passando. Deve sinalizar como este cambio melhorará as perspectivas da equipe e como ajudará os clientes. Mas nem todos os membros da equipe entenderão a explicação à primeira. Haverá que fazer-lhes ver, na primeira pessoa, como essa mudança irá melhorar as suas perspectivas. Ou seja, falar abertamente com cada um dos membros, freia e faz fluir a conversa. Deixe que lhe coloquem as suas dúvidas e lhes dê respostas tangíveis.

Porque um bom gerenciamento de equipes começa por fazer ver aos empregados que todos e cada um deles é parte importante. Uma vez que se tenha entendido a dificuldade, o gerente de projetos deverá se colocar na frente para a elaboração do plano a superar. Pode aportar ideias e concelhos, assessorar para dar um impulso em frente: mas isto deixa que seja a equipe que elabore as diretrizes a seguir.

Desta forma, os trabalhadores se sentirão envolvidos e o plano terá muitas mais possibilidades de funcionar. Deixa de lado o “porque eu estou mandando”. Com isso somente conseguirá se colocar contra sua equipe de trabalho e os membros nunca ajudarão, nem sequer, quando a dificuldade estiver superada. É preferível deixar que todos os membros contribuam e comentem e, uma vez decidido o plano, comunica-lo, de maneira bem clara, para que todos possam o conhecer e consultar.

Agora, teremos que colocar em andamento esse plano consensual. Seu labor como chefe de equipe será o de conseguir que cada um dos membros conheça que tarefas deve desenvolver e que ninguém saia da pauta que se marcou. É fácil que algum membro se despiste com as novidades.

Peça a todos os membros da equipe que conheçam em que deveriam estar trabalhando seus companheiros, para que possam se entreajudar entre eles, se necessário.Claro, o vosso plano deverá ser modificado, segundo surjam outras dificuldades.

Mas saber se adaptar é outro dos pontos a ter em conta no gerenciamento de equipes. Uma vez superado, avalia o seu trabalho e felicite a todos os implicados. Deste modo, a motivação crescerá, já que sua equipe sabe que poderá superar rasteiras com a união.

Ninguém duvida da importância da equipe de projeto ainda que em ocasiões não é tão evidente quem se pode considerar como parte da equipe do projeto. A equipe do projeto normalmente está composta pelo diretor do mesmo e os membros envolvidos na sua realização ao longo de todo o seu ciclo de vida, realizando um trabalho conjunto para conseguir os objetivos, formem ou não parte da equipe de direção do projeto.

Os membros da equipe podem possuir habilidades especificas ou originárias de diversos grupos, mas o trabalho dentro do projeto é um conjunto da equipe de projeto. O diretor do projeto é o líder da equipe, independentemente da autoridade que possua segundo o modelo de governabilidade do projeto que se tenha estabelecido.

Alguns papeis dentro da equipe de trabalho são:

• Pessoal de direção de equipe de projeto: pode ser realizado ou apoiado por um escritório de projetos (PMO)

• Pessoal do projeto: trabalham em criar os entregáveis do projeto.

• Especialistas de apoio: realizam atividades requeridas para desenvolver ou executar o plano para a direção do projeto. Dependendo da complexidade deste, podem trabalhar a tempo inteiro ou quando as suas habilidades sejam requeridas.

• Representantes do usuário ou do cliente: podem se designar como representantes ou conexões para assessorar sobre requisitos, ver a aceitação e viabilidade dos resultados do projeto e assegurar a coordenação adequada.

• Fornecedores: vendedores, fornecedores e empreiteiros. Contribuem componentes ou serviços necessários para o projeto. Podem chegar a desempenhar um papel significativo dentro do projeto, dependendo do seu compromisso com o risco associado e à entrega dos resultados.

• Membros de empresas associadas: para garantir uma coordenação adequada.

• Sócios empresarias: companhia externa, mas com uma relação especial com a empresa, usualmente mediante certificação. Costumam contribuir com experiência ou habilidades especificas.

Composição das Equipes de Projeto: varia consoante a cultura da organização, o escopo e a localização. Do mesmo modo, a relação entre o diretor do projeto e a restante equipe também varia segundo a autoridade que possua o primeiro sobre os demais (se é contratado a tempo parcial ou se é um gerente de linha da equipe, por exemplo).

Ainda que possam existir modelos mais complexos, os dois modelos básicos de dedicação da equipe de projeto são:

• Dedicado: todos os membros ou uma proporção importante destes trabalham a tempo completo no projeto. Podem estar localizados num mesmo lugar ou se comunicar por meios virtuais, mas sempre reportam ao diretor do projeto. Por isso, esta é a composição mais simples para este último, já que as linhas de autoridade são claras e todos os membros da equipe podem se concentrar em objetivos. São comuns nas organizações orientadas a projetos (ver entrada sobre estruturas da organização).

• Tempo parcial: se o projeto é estabelecido como trabalho adicional e temporal. Aqui todos os membros da equipe, incluído o diretor, continuam localizados nas suas organizações e cumprindo as suas funções usuais. Os gerentes funcionais são os que mantêm o controle sobre o resto da equipe e os recursos alocados ao projeto. Os membros da equipe a tempo parcial podem se dedicar a mais de um projeto de cada vez. São comuns em organizações funcionais, enquanto que as matrizes se aplicam em ambos segundo se requisite (ver entrada sobre estruturas da organização).

Estes modelos podem existir em qualquer estrutura organizacional. As equipes de projeto dedicados são mais comuns nas organizações orientadas a projetos, onde a maioria dos recursos da organização se centra nos projetos e os diretores de projetos têm alto nível de independência e autoridade. As equipes de projeto a tempo parcial são comuns em organizações funcionais, enquanto que as organizações matriciais utilizam equipes de projeto tanto dedicados como a tempo parcial. Os membros que têm uma participação limitada em diversas etapas de um projeto podem se considerar como membros da equipe de projeto a tempo parcial.

O compromisso se obtém da participação nas decisões. Já que seja na estimação do trabalho, planejamento de um projeto, na tomada de decisões que afetam a equipe, a melhor forma de obter um forte compromisso é fazer com que a equipe participe nas decisões. Sempre haverá decisões que pela sua urgência ou sua importância devam ser tomadas pela direção e posteriormente comunicadas à equipe, mas que na maioria dos casos é possível e recomendável fazer participar a equipe na tomada de decisões, escutando as suas opiniões e tendo em conta a sua visão.

As metodologias ágeis (XP, Scrum, Kanban, etc.) dão um importante papel na decisão da equipe. Quando as equipes do projeto abordam as metodologias ágeis tomam um papel completamente novo. São eles que decidem as funcionalidades abordadas num Sprint, que tarefas mudem de estado no tabuleiro, qual é o Work in Progress (WIP) que possam suportar de forma eficiente. É este investimento de poder que produzirá maior ímpeto nas organizações e a que melhor resultado oferece no gerenciamento de projetos ágeis.

Como fazer uma migração desde metodologias previsíveis ou clássicas (baseadas num plano refletido num Gantt, que é imposto ao conjunto de membro das equipes) a metodologias ágeis onde a equipe toma controle do projeto? Sem dúvida a melhor tática é fazer com que os membros da equipe participem neste processo de cambio. Em ocasiões as equipes guardam novas fórmulas que prometem grandes resultados no gerenciamento de projetos. Estes conhecimentos provêm de experiências anteriores onde outras metodologias prometiam grande resultados e que em ocasiões não foram alcançados. Também pode prover de uma natural resistência à mudança. Em todos os casos, o conhecimento e o envolvimento da equipe na adoção e implantação destas novas metodologias são uma ferramenta muito poderosa.

Passar da visão do gerente de projeto à visão do facilitador do projeto não é tarefa fácil. Há uma forte sensação de perda de controle. Ser Scrum Master não é o mesmo de ser Gerente de Projeto. Ser facilitador de um processo continuo tipo Kanban não é igual a dirigir um projeto Se parece muito mais a ser o diretor de uma orquestra que sabe quando há que abandonar a batuta para não perturbar a orquestra.

Dar um papel relevante à equipe sempre tem bons resultados, já que em projetos clássicos ou em projetos ágeis, ter em conta a visão da equipe evitará erros e conseguirá o compromisso e colaboração da equipe.

Todos nós conhecemos a importância das redes sociais quando trata-se do relacionamento pessoal e interprofissional.

Vejamos como o ITM Platform aplica a comunicação social empresarial no trabalho colaborativo e no âmbito da gestão de projetos.

O planejamento de projetos, a estimação de recursos, os orçamentos, o acompanhamento do portfólio... Tudo isso é muito importante, mas temos que executar os projetos e isso custa trabalho e não depende somente de um software, mas sim das pessoas.

No geral todos os projetos, sejam de construção, engenharia, administrativos ou de desenvolvimento têm algo em comum em sua execução: a comunicação entre os membros da equipe. É aqui onde o ITM Platform entra, oferecendo um sistema:

• Compreensível e fácil de usar

• Que organiza as conversações por elementos relevantes

• Seguro

• Acessível desde qualquer dispositivo

O mecanismo para publicar uma mensagem é bem simples, basta escrever algo relacionado com o projeto no qual estamos trabalhando e a mensagem será compartilhada com as pessoas que tenham acesso à seção, tarefa, projeto ou elemento correspondente.

Por exemplo, se a aba “Riscos” do projeto “Centro de atenção ao cliente” estivesse aberta, dita mensagem estaria visível somente para aquelas pessoas que tenham acesso à mesma.

A partir desse momento, será possível iniciar uma conversação com uma mecânica de comentários muito similar às redes sociais mais populares, estando seguros de que somente os usuários autorizados poderão acessar e participar.

Também estarão refletidas no sistema de comunicação as notificações automáticas, como por exemplo, a atribuição de uma tarefa.

Adicionalmente, poderá configurar suas preferencias na hora de receber estas notificações por correio eletrônico, certificando-se de não perder nada importante.

Cada usuário tem seu próprio painel de comunicação, seja em seu celular ou em seu PC, tendo acesso às suas mensagens e às suas notificações automáticas. Assim, cada usuário terá uma visão diferente e personalizada sobre a comunicação em sua organização.

Complementariamente, cada projeto, serviço ou programa conta, em sua “Home”, com um painel de comunicação com todas as comunicações relacionadas ao mesmo: mensagens gerais, tarefas ou seções.

Esta é maneira em que a informação flui de uma forma natural entre os diferentes elementos gerenciados no ITM Platform e seus usuários. Ademais, é possível adicionar confidencialidade e enviar mensagens privadas entre os usuários, podendo relacioná-los também aos projetos e elementos dos mesmos.

Resumindo, o sistema tem duplo objetivo:

• Para os membros da equipe, é uma ferramenta simples e familiar que permite compartilhar as informações formais e informais que sejam importantes para seu trabalho.

• Para os responsáveis do projeto e da organização, o ITM Platform oferece um ponto único de informação e comunicação, evitando a dispersão e diluição de responsabilidades da comunicação por e-mail. Além disso, trata-se de um mecanismo compartilhado de comunicação e permite também a implantação de práticas relacionadas com a motivação da equipe e o prêmio à colaboração.

Comentários bem-vindos a: daniel.piret@itmplatform.com