Em todos os projetos haverá sempre uma série de marcos, tarefas ou datas a impor a todo o mundo o que implica no começo do projeto que se pense nelas com temor. Se estes riscos se encontram ainda distantes, mas sabendo que a qualquer momento teremos que aplicar todo o nosso saber fazer para os evitar e distribuir pelo bom decorrer do projeto.

Muitas vezes os clientes ou usuários não o vêm assim, e minimizam o risco para desviar a atenção do centro do projeto e das suas necessidades. Erradamente se pensa que esse risco não é mais que uma hipotética fantasia catastrófica que traz marcos sem cumprir, desvios em tempos, problemas com o escopo, desanimo entre o grupo de trabalho, lutas com clientes e, finalmente perdas económicas.

Mas o correto é que termos que conviver com os riscos em todo o projeto. Se pensemos bem, inclusive podem ser autênticas oportunidades de melhorar o resultado final, seja reduzindo o orçamento, melhorando a qualidade do projeto ou serviço, ou melhorando a satisfação do cliente (poderíamos salvaguardar sua confiança em nós se não se vêm especialistas no gerenciamento de riscos).

Por isso, à continuação detalharemos uma série de regras de ouro para enfrentar adequadamente os riscos num projeto.

• Identificar: Convém enumerar antes de lançar o projeto todos os riscos perceptíveis, falando com a equipe e envolvendo os clientes.

• Analisar: Refletir sobre riscos profundamente fazendo todas as perguntas possíveis~: porque estão aí? Quem? Como? Porquê? Quando? Onde? Podemos escrever tudo isto numa folha e trocar impressões com a equipe e posteriormente realizar uma análise conjunta.

• Comunicação: Transmitir ao grupo de trabalho e ao cliente os riscos detectados: convém que tratemos estes como uma tarefa mais ou um marco a superar. Desta forma todo o mundo será consciente da sua existência.

• Priorizar: Enumeras os riscos mais importantes pela ordem que afetam o resultado final do projeto.

• Traçar um plano para os abordar e tratar todos os pontos débeis e fortes que teremos em conta para lançar nossa equipe e minimizar ou fazer desaparecer esse risco.

• Acompanhamento do plano de lançamento ao nosso grupo. Nos ajudará a controlar todas as tarefas e marcos estabelecidos; como gerentes de projeto deveremos zelar pelo seu cumprimento.

• Registro de todos os riscos e sua evolução. Com isto levaremos um controle exaustivo que permitirá tomar melhores decisões.

Como vimos, os riscos irão formar parte de todos os projetos porque são parte da sua idiossincrasia. Portanto, em vez de os evitar e esconder, teremos que os desflorar e colocar em cima da mesa quanto antes, tratando com nossa equipe e traçando um plano de que todos se sintam responsáveis.

A principal responsabilidade de um líder de projetos é o gerenciamento do risco. Isto é, o processo de identificação, análise e capacidade de resposta em relação a todos os possíveis fatores de risco que possam se apresentar durante o projeto. A correta gestão de riscos permite não só que se reduza a possibilidade de aparecimento do fator de risco, mas também a do seu impacto. A partir do conhecimento destes riscos se pode definir se um projeto será viável ou não, labor do Project manager, quem decidirá se se pode ou não tomar cada um dos riscos.

A principal vantagem do gerenciamento de riscos é que, se o tratamos como um sistema de gerenciamento continuo e disciplinado, existe uma redução de possibilidade de ter surpresas e assim, a ênfase se colocará na proatividade e não na reatividade, de forma a que o projeto se desenvolverá com maior agilidade. O processo de gerenciamento de riscos se inicia quando a equipe identifica as possíveis ameaças do projeto e quais entre estas são as que têm mais possibilidades de ocorrer de acordo com a experiência prévia, a dados estatísticos, etc. O momento de fazer esta identificação deverá ser antes do início do ciclo de vida do projeto, ainda que o gerenciamento de riscos continua durante a vida do mesmo, já que este processo ser identificará os riscos, se anulará o nível de presença dos outros e todos os que se devem gerenciar. O entregável que surge desta identificação é um registro de riscos, o que permite que esta informação possa ser compartilhada por outros membros da equipe. Após ser completado o registro, se procederá à avaliação de cada risco. Se dará um valor a cada risco e de acordo com este se decidirá onde se irá concentrar os esforços. Neste ponto do processo de gerenciamento de riscos, se define a que tipo de risco se enfrenta o projeto e se decide que se deverá fazer com cada um destes. Normalmente, o gerenciamento de projeto costuma se enfocar naqueles riscos de alta e médio gravidade e probabilidade.

Depois da identificação e análise, o gerenciamento inclui a geração de respostas a cada um dos riscos e estas podem ser de três tipos: eliminação do risco, algo que se consegue eliminando a causa; mitigação, ou seja, a redução do valor monetário de um risco após a mitigação da probabilidade de que ocorra; e aceitamento, isto é, aceitar as consequências do risco. Neste último caso, é normal que se realize um plano de contingência e adotar medidas corretoras, que servem para solucionar os problemas que irão surgindo à medida que se apresentam as consequências de riscos aceites.

Finalmente, se inicia o acompanhamento e controle. Isto é, se manterá atualizado o plano de gestão de riscos, fazendo uso do registro de riscos, documento que pouco a pouco se irá completando com descrições das ações que se proponham em cada caso. O registro deve ser rico em informação, deve incluir, por exemplo, os custos que inclui cada medida que se dava tomar. O plano de contingência deverá estar determinado o custo de cada movimento. Realizar o acompanhamento de riscos é a única forma de conseguir que o gerenciamento de riscos funcione Se deve incluir informação sobre os riscos em cada documento de relatório de estado de projeto, já que assim se evitaram surpresas inesperadas que poderiam pôr em causa a execução do projeto.

É dever de qualquer gerente de projeto fazer uso das técnicas de gerenciamento de riscos para garantir assim a excelência 

Por muito ocupado que esteja, dedique tempo a pensar nos riscos do projeto. Geralmente há certa preguiça de pensar no que pode correr mal num projeto e todos preferimos pensar de forma positiva sobre o que poderá acontecer. Visualizar o sucesso do projeto é algo muito poderoso e devemos fazê-lo, mas não podemos esquecer a lei de Murphy: “se algo pode dar errado, dará”. Por isso devemos dedicar algum tempo a pensar no que pode ocorrer mal, o que pode acontecer no nosso projeto para que não alcancemos o sucesso.

Todos os projetos têm riscos, especialmente se abordamos um projeto com uma nova tecnologia ou uma ferramenta desconhecida para a equipe, se o projeto tem um escopo pouco definido ou se muda com rapidez, se existem problemas de disponibilidade de recursos, etc. De modo geral, qualquer fator que possa afetar de forma significativa os objetivos marcados para o projeto enquanto escopo, prazo, custo ou qualidade e se deve fazê-lo patente e não o ignorar.

O primeiro que se deve fazer é identificar os riscos do projeto, ou seja, perguntar o que pode ocorrer mal? O que pode acontecer que afete o projeto? Neste ponto é provável que surjam centenas de ideias negativas, é possível que demorem um pouco a aparecer, mas quando comecemos a assinalar possíveis riscos, em seguida aparecem outros muito mais importantes. Não nos devemos deixar levar por uma amarga sensação de desassossego, identificar os riscos deve se fazer com animo construtivo.

Além de os identificar, devemos avaliar os riscos do projeto. Para quê preocupar-nos com alguma probabilidade realmente escassa ou cujo impacto é muito pequeno? Saber a exposição aos riscos que temos é importante para centrar a nossa atenção naqueles de maior impacto e cuja probabilidade seja alta. Devemos evitar nos entreter em refletir sobre riscos pouco prováveis (que caia um meteorito no nosso escritório) ou cujo efeito pode ser relativamente pequeno (ficar sem agrafos para encadernar os relatórios).

Parece suficiente com identificar e avaliar os riscos do projeto, como se ao finalizar a sua análise e explicitados, já se tenha resolvido a sua ameaça ou impacto. Não há que “se bloquear” com uma visão pessimista do projeto, nem se conformar de que os riscos assumidos, os riscos do projeto se devem gerenciar. Não há fatalidades às quais não possamos fazer frente e às que simplesmente teremos que nos resignar. Os riscos têm que ser gerenciados. O gerenciamento de riscos passa por criar planos de ação que permitam evitar o risco se materialize, ou seja, evitar o que possa sair mal. Também podemos aturar sobre as consequências caso esse risco ocorra, tentando minimizar o seu impacto.

E se compartilhamos os riscos de projeto com os clientes ou patrocinadores do projeto? Tendemos a ver os riscos como algo interno da equipe e que não devemos alarmar os clientes, usuários ou patrocinadores do projeto com estes. Em muitas ocasiões compartilhar os riscos mais importantes e fazer patentes as ações que devemos realizar permite manter umas expetativas realistas sobre a situação à que nos enfrentamos.

Abordemos os riscos com otimismo, os riscos estão para ser gerenciados e desta forma conseguir sucesso nos nossos projetos.