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Os especialistas são um grupo muito desejado pelos gerentes de projetos e, em geral, por todas as equipes de projetos, porque podem fornecer conhecimento especializado e aplicá-los na resolução de um problema ou na análise de uma tecnologia complexa.

Muitas vezes, o conhecimento especializado transforma os especialistas em consultores de primeira classe. Sua especialização pode ser direcionada para uma área de conhecimento, um processo, um sistema, um software ou uma equipe. A perspectiva do especialista é insubstituível e pode informar o conteúdo do projeto ou alterar a mesma execução.

Como encontrar o equilíbrio de um especialista

Qualquer especialista consultado para um projeto com certeza passou muito tempo especializando-se, no entanto podem existir perfis diferentes, nem todos eles acadêmicos. É possível que eles tenham trabalhado o tempo suficiente para dominar seu campo na prática, ou que tenham estudado uma área com grande profundidade. Se eles são funcionários da sua empresa, podem ser programadores de software, técnicos ou engenheiros, mas também contabilistas ou advogados. Fora de sua organização, eles podem ser representantes públicos, ambientais ou acadêmicos.

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Qual o valor que um especialista pode trazer?

As contribuições e os comentários de um especialista, se chegarem a tempo, podem mudar a direção e o escopo de um projeto. Talvez a sua compreensão dos sistemas e processos afetem a abordagem de equipe, ou podem explicar as limitações do projeto em relação às condicionantes ambientais cujas implicações não eram conhecidas. Na verdade, sem o conhecimento e a experiência dos especialistas, é difícil saber com o que você está trabalhando.

Quando os especialistas podem ser um risco?

Como mencionado, os especialistas passaram muito tempo (estamos falando de dezenas de milhares de horas) para treinar e especializar-se, assim é possível que tenham opiniões e posições muito fortes que não estão dispostos a discutir. Ou que eles não tenham muito a ver com o próprio projeto.

Por exemplo, o especialista poderia dominar os detalhes de um sistema técnico usado na sua organização, mas ignora como ele interage com a maioria dos softwares modernos, tais como aplicações e API de redes sociais, ou como pode ser integrado para fornecer uma experiência de usuário unificada.

Por outro lado, o especialista pode saber muito sobre um produto e pouco sobre o público que você quer atingir. Isso envolve riscos ao tomar decisões ou debater questões que afetam aspectos do comportamento demográfico.

A moral é que cada vez que você trabalha com um especialista, deve levar em conta seus possíveis vieses e comparar o valor que o conhecimento trará. É uma situação de busca de equilíbrio: não tome tudo ele disser como valor nominal, mas lembre-se de que ele poderá ter contribuições únicas para seu projeto.

Táticas para enfrentar o viés dos especialistas

Aqui estão algumas coisas a ter em mente se você estiver trabalhando com especialistas:

  1. Evite todo o viés

Tenha em mente que as opiniões de um especialista podem não levar em consideração a posição relativa deste tipo de conhecimento no contexto do seu projeto. O seu conhecimento e todos os resultados da pesquisa devem servir de complemento ao conhecimento e ao know-how da equipe.

Além disso, os preconceitos de especialistas também podem causar que o objetivo do projeto seja distorcido. Não deixe que os resultados e a finalidade do projeto sejam distorcidos!

  1. Teste a investigação antes de validá-la

Por mais tentador que seja, envolver o especialista desde o início do projeto para que ele exerça sua liderança e ajudar a orientá-lo, é conveniente que eles não participem nas fases de execução. Isso permitirá que outra pessoa retome suas contribuições e pesquisas, levando os aspectos que valem a pena e eliminando (ou polindo) os desvios.

  1. Tenha um grupo de especialistas diversos

Outra boa ideia é ter vários especialistas para trabalhar juntos. A ideia é ainda melhor se, além de ter opiniões diferentes, seus perfis são diferentes. Isso fará com que as contribuições sejam equilibradas e as chances de um viés individual exceder menores.

Embora não seja fácil (ou barato) encontrar dois ou três especialistas, tente fazer com que seu especialista, pelo menos, trabalhe em estreita colaboração com sua equipe para entender as motivações do projeto e aplicar seu conhecimento e experiência de forma construtiva.

O gerenciamento de especialistas e partes interessadas absorve a maior parte do tempo de um gerente de projeto. Muitas vezes, de fato, os aspectos mais difíceis e cruciais de um projeto estão relacionados à liderança das pessoas, à comunicação e à integração de diferentes pontos de vista.

Este artigo foi escrito pela Southern Cross University em colaboração com a ITM Platform.

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