Qual é o único aplicativo que todos os profissionais do mundo usam?

Exatamente. O correio eletrônico.

Há anos que se fala da morte do e-mail e do quão desconfortável pode ser se for usado como repositório de documentação. Mesmo assim, é muito claro que hoje não tem rival no dia a dia de qualquer escritório: a primeira coisa que fazemos é abrir o cliente de email.

É claro que na ITM Platform não queremos contribuir para que suas caixas de entrada se tornem em depósitos de lixo confusos.

Obtenha informações sobre seus projetos instantaneamente em seu e-mail com ITM Platform

Nem uma notificação indesejada

O problema com o e-mail para receber informações sobre um aplicativo não é tanto o canal, mas a frequência. Normalmente, as notificações são enviadas por qualquer aplicativo automaticamente. A menos que sejam muito bem projetados, seu volume aumenta rapidamente e eles acabam sendo ignorados.

Com o Teambot acontece o contrário: é um aliado dos nossos usuários, pois só envia uma notificação quando solicitado.

O funcionamento  é muito simples:

  1. Escrevo um e-mail para Teambot
  2. Incluo meu pedido de informação no assunto da mensagem
  3. Teambot lê meu assunto e meu endereço de e-mail
  4. Teambot envia-me um email com a informação que solicitei

Todo este processo pode durar menos de 6 segundos. E você nem precisa fazer login em ITM Platform.

Essa é a razão pela qual, a partir de hoje, todos os nossos clientes estão adicionando o Teambot à sua lista de contatos regulares.

Por exemplo, este é o email que o Teambot envia quando solicitado por informações sobre um projeto:

Pesquisas semânticas do assunto

A coisa verdadeiramente elegante sobre o Teambot é que ele oferece informações precisas e complexas de uma interface absolutamente minimalista para o usuário.

Com certeza, você notou: o corpo do e-mail está vazio. Decidimos seguir uma das melhores máximas de design: menos é mais

Para que o usuário aproveite ao máximo as vantagens, transformamos o e-mail em um mecanismo de pesquisa … aplicado a todos os projetos e tarefas de ITM Platform.

Mas, ignorando o corpo da mensagem, o mecanismo de pesquisa usa apenas os campos de metadados. Especificamente, dois campos:

  • O destinatário, que é sempre teambot@itmplatform.io
  • O assunto, onde o usuário indica as informações que está procurando

Vantagens de Teambot

  • Como membro da equipe, você pode organizar seu dia sem fazer login na ITM Platform

Com apenas enviando um e-mail para Teambot com o assunto “hoje”, o usuário recebe todas as tarefas para as quais ele está designado e todos os projetos nos quais ele participa.

A partir daí, você pode solicitar mais detalhes de qualquer entidade com um simples clique.

  • Como gerente de projeto, você pode verificar o status das tarefas críticas.

Você tem dúvidas sobre o status de uma tarefa? Pergunte ao Teambot e descobrirá imediatamente.

  • Como administrador de PMO, você pode verificar rapidamente o progresso de qualquer projeto

Ao aproveitar os privilégios de acesso de uma licença de Full Acess de ITM Platform, os administradores do PMO podem usar o Teambot para reunir as informações mais importantes sobre o andamento de um projeto. Para fazer isso, basta colocar o nome do projeto (ou parte dele) no assunto do email. No caso de haver mais de uma opção possível, o teambot enviará um e-mail de esclarecimento.

  • Com Teambot poderá trabalhar offline

A partir de agora, os usuários que estão em ambientes geográficos com problemas de conectividade podem continuar trabalhando enquanto estão offline, obtendo as informações detalhadas de que precisam. Com o Teambot, o servidor de e-mail enviará e receberá e-mails mesmo em situações de conectividade muito baixa; e uma vez que a informação é recebida, o cliente pode levá-la para qualquer lugar no modo offline.

  • Com o Teambot você pode responder ao seu chefe com precisão

Outro recurso útil é a possibilidade de relatar informações para qualquer pessoa interessada na clássica pergunta “como está o projeto” ou “como você está indo com essa tarefa”, apenas encaminhando as informações oferecidas pelo Teambot.

Como dar instruções para o email do Teambot

Teambot lê os problemas dos e-mails que você envia da sua conta de e-mail para descobrir o que você precisa.

A primeira instrução que você pode dar ao Teambot é “help”, no assunto da mensagem; Dessa forma, Teambot enviará instruções sobre o tipo de mensagens que você pode enviar e o feedback que você receberá:

  • Listas de tarefas para hoje: tarefas hoje
  • Listas completas de tarefas: todas as tarefas
  • Lista completa de projetos: todos os projetos
  • Detalhes da tarefa: nome da tarefa
  • Detalhes do projeto: nome do projeto

Além das instruções básicas, queríamos que o Teambot pudesse ouvir nossos usuários e adivinhar o que eles queriam saber. Assim, por exemplo, se você receber um email com o assunto “plano corporativo”, o Teambot retornará uma lista com tarefas, atividades, projetos ou serviços cujo nome se assemelha.

Nas próximas fases, esperamos que o Teambot continue aprendendo novas regras de comportamento e seja ainda mais útil e útil, oferecendo lembretes proativos quando, por exemplo, a data de entrega de uma tarefa crítica se aproxima; ou permitindo relatar diretamente as horas trabalhadas e o progresso, também por e-mail.

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