De projeto pequeno a cinco entregas: como a Olkano usou o ITM Platform para lançar mais rápido

Quando a equipe da Olkano começou a desenvolver um app de check-in diário para famílias preocupadas com parentes que moram sozinhos, achavam que o mais difícil seria o próprio app. Estavam enganados.

“O que parece um app simples na verdade são cinco produtos diferentes que precisam sair juntos,” conta Michael Jowels, CTO da Olkano. “O app é só a ponta do iceberg.”

O que tem embaixo do iceberg

O check-in diário da Olkano é direto do ponto de vista do usuário: a pessoa recebe um lembrete carinhoso todo dia, confirma que está bem com um toque, e a família fica tranquila. Mas fazer essa experiência funcionar exigiu cinco frentes de trabalho coordenadas:

1. O app móvel - uma aplicação React Native para iOS e Android que cuida da interação diária.
2. Um portal de convite - uma experiência web simplificada, pensada especificamente para pessoas que não têm facilidade com tecnologia. É por onde as famílias cadastram a pessoa que querem acompanhar, e precisava ser quase sem atrito.
3. Um backend com alertas em tempo real - o motor que agenda os check-ins, processa as respostas e dispara notificações quando alguém não responde.
4. Um pipeline de notificações push - não é só “mandar um push”, mas um sistema confiável que lida com diferenças de fuso horário, retentativas e escalonamento para os familiares.
5. Um painel administrativo - para gerenciar contas, monitorar padrões de alerta e dar suporte aos usuários.

Cada frente tinha sua própria stack técnica, seus próprios prazos e sua própria definição de “pronto.” Mas todas precisavam convergir em um produto coerente.

Por que a visibilidade de portfólio mudou o jogo

O CTO da Olkano já tinha gerenciado projetos complexos, mas esse tinha uma particularidade: as dependências entre as frentes de trabalho nem sempre eram óbvias.

“Teve um momento no começo em que o time de backend ia mudar o contrato da API de respostas de check-in. Do ponto de vista deles fazia todo sentido: modelo de dados mais limpo, melhor performance. Mas essa mudança ia quebrar tanto o portal de convite quanto o pipeline de notificações. Sem uma visão unificada das cinco frentes, a gente só ia descobrir isso na hora dos testes de integração.”

A equipe usou o ITM Platform para estruturar a Olkano como um mini-portfólio em vez de um projeto único. Cada frente virou seu próprio projeto, com dependências cruzadas rastreadas de forma explícita.

“A visão de portfólio nos dava algo que nenhum quadro de tarefas consegue entregar: a capacidade de enxergar quando uma decisão em uma frente estava prestes a gerar trabalho em outras três. Isso não é um insight no nível de tarefa. É um insight no nível de portfólio.”

O desafio do portal de convite

Uma das frentes merece atenção especial: o portal de convite. O usuário principal da Olkano muitas vezes é um pai, mãe ou familiar mais velho que pode não se sentir à vontade baixando apps ou criando contas. O portal precisava guiar essa pessoa com o mínimo de passos e zero linguagem técnica.

“Projetar para pessoas que não se dão bem com tecnologia é um desafio de gestão de projetos, não só de UX,” explica Jowels. “Cada simplificação do lado do usuário adicionava complexidade nos bastidores. Tirar uma etapa do onboarding significava acrescentar lógica no backend, atualizar as regras de notificação e ajustar o painel administrativo. Esses efeitos em cascata são exatamente o que uma ferramenta de portfólio foi feita para tornar visível.”

O que funcionou

A equipe destaca três benefícios concretos de gerenciar o trabalho como portfólio:

Dependências entre projetos viraram itens de primeira classe. Em vez de acompanhá-las informalmente por Slack ou em anotações de reunião, cada dependência estava visível no ITM Platform e tinha um responsável.

Conflitos de recurso apareciam cedo. Quando o mesmo desenvolvedor era necessário no pipeline de notificações e no portal de convite durante a mesma sprint, o conflito aparecia na visão de recursos antes de virar gargalo.

A comunicação com stakeholders ficou mais simples. Em vez de montar cinco relatórios de status separados, a equipe mostrava um único dashboard de portfólio que contava a história inteira.

O resultado

A Olkano foi lançada no Android e no iOS com as cinco frentes entregues. O portal de convite, a parte que mais preocupava a equipe, acabou sendo uma das funcionalidades mais elogiadas do produto: as famílias relatam que até os parentes menos acostumados com tecnologia conseguiram completar o cadastro sozinhos.

“A gente tratou o que parecia um projeto pequeno com o rigor de um projeto grande,” diz Jowels. “O ITM Platform nos deu essa estrutura sem adicionar burocracia. Cinco projetos, um portfólio, um produto coerente.”

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Olkano é um app de check-in diário que ajuda famílias a se manterem conectadas com pessoas queridas que moram sozinhas. Saiba mais em olkano.com.