Para alcanzar el éxito en gestión de proyectos, hay prácticas que todos los Project Managers tienen claro que deben ejecutar. Sin embargo, hay algunas prácticas que no se encuentran tan extendidas y que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto.

Conoce a tu cliente, conoce a tu mercado

Te sorprendería saber cuántos Project Managers no se entretienen en analizar quién es su cliente. Para poder realizar un producto adecuado al mercado, es necesario conocerlo. De esta manera, seremos capaces de identificar nichos de mercado en los cuales nuestro producto pueda gozar de buena acogida. Además, identificar potenciales clientes y sus necesidades permitirá adaptar nuestros productos a ellos, y garantizará el éxito de ventas.

Para conocer mejor a los clientes, es necesario utilizar herramientas comunicativas que te permiten acercarte a ellos. En caso de tratarse de un cliente claro e identificado, puede ser tan sencillo como preguntarle. La comunicación directa es el canal más efectivo y útil. Además puede servir para estrechar lazos con el cliente y generar un clima de confianza que permita conocerlo todavía mejor, mejorando todavía más su satisfacción.

En caso de ser un cliente peor definido, puedes recurrir a las nuevas tecnologías. Utiliza las redes sociales o tu página web para preguntar a los usuarios qué esperan de tu producto o qué les gustaría que mejoraras en el futuro.

Recopila información antes de actuar

La información es poder y debes recopilar todas las que puedas antes de comenzar a planificar tu proyecto. Contacta con expertos, con personas que hayan realizado proyectos similares al que vas a emprender, busca en Internet...

Aunque lo ideal sería tener experiencia propia, eso no siempre es posible. En estos casos es necesario recurrir a la experiencia de otros. Cuanta más información se encuentre disponible y más fiables sean las fuentes, mejor se podrá planificar el proyecto.

El poder de gestionar el cambio

El mercado cambia constantemente y las necesidades de los clientes también. Estos cambios se producen de manera constante y dinámica, con el proyecto ya iniciado, por lo que no se pueden prever en la planificación inicial.

Por ello, un Project Manager de éxito debe ser capaz de adaptarse a los cambios. En primer lugar deberá tratar de anticiparse a ellos, y en caso de no ser posible, deberá tener respuesta y capacidad de adaptación a ellos.

Algunos cambios serán más importantes y deberán ser tenidos en cuenta, otros sin embargo no requerirán de actuaciones inmediatas. Identificar a qué grupo pertenece cada uno de los cambios del entorno es tarea del Project Manager y realizarlo adecuadamente es una de las claves del éxito final del proyecto.

La importancia de las sesiones de control

Es muy importante reunirse con el equipo de manera habitual. De la misma forma que se debe estar atento permanentemente a las necesidades de los clientes, también se debe estar pendiente del estado del equipo: comprender cómo trabajan, qué dificultades se están presentando durante la ejecución del proyecto, si ha surgido algún imprevisto...

La comunicación directa y fluida, en el marco de un clima de confianza, permite trabajar mejor. No solamente por el intercambio de ideas y de conocimientos sino por la existencia de un ambiente de trabajo propicio para la productividad.

Gestión de riesgos

Los riesgos son todos aquellos sucesos y circunstancias que pueden influir en el resultado final de un proyecto. Pese a que no se pueden predecir con exactitud, es posible incluirlos en la planificación de manera aproximada.

Lee también ¿Qué es la gestión de riesgos? 

Se deben preparar planes de actuación para el caso de que se presente un riesgo en los que se incluyan las medidas necesarias para evitarlos, trasladarlos o mitigarlos. En el caso de que ninguna de estas acciones sea posible, se deberá aceptar su existencia y activar unos planes de contingencia.

Todo esto con el objetivo de que los riesgos que se presentan tengan la mínima influencia sobre el resultado final del proyecto.

Asimismo, en caso de presentarse riesgos no planificados, debe realizarse su análisis desde el punto de vista de la oportunidad, no del castigo. Unas circunstancias diferentes a las previstas no necesariamente tienen que ser peores, sino simplemente eso, diferentes.

Por lo que respecta a la gestión de riesgos, te remitimos a otras entradas de este blog, en las que se tratan diferentes aspectos de este tema (¿Cómo reducir la exposición al riesgo con la planificación? , Problemas y soluciones útiles en la gestión de riesgos.)

Uso de la tecnología

Apoyar todo el trabajo que se realice con los medios tecnológicos adecuados puede marcar la diferencia. Dos proyectos iguales realizados por equipos capacitados y experimentados pueden tener futuros diferentes en función del apoyo tecnológico con el que cuenten.

Utilizar sistemas de trabajo colaborativos, tecnologías en la nube, trabajo remoto… son algunas de las nuevas posibilidades tecnológicas que puedes utilizar para aumentar tu productividad.

Uno de los programas disponibles es ITM Platform. Pruébalo y descubrirás que todas sus utilidades están dirigidas a facilitar el trabajo del Project manager y a aumentar la productividad de la empresa.

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Juan Delgado-Blogger ITM Platform