Más visual, UX mejorado: la gestión de portfolios aún más fácil
ITM Platform es el fabricante preferido por cientos de empresas con portafolios multi-proyectos y equipos complejos que no poseen el poder adquisitivo de una multinacional. Muchas de las preguntas más temidas de la alta dirección, como “¿Cómo están yendo los proyectos?” o “¿Hacia dónde va la empresa?”, pueden ser respondidas con facilidad por cualquier organización que haya adoptado las sencillas prácticas de gestión de portafolio que permite ITM Platform.
Durante las últimas semanas hemos estado preparando el último lanzamiento de ITM Platform 2.0. Bajo el nombre en código “smarter”, la nueva versión supone una mejora muy importante por una sencilla razón: no cambia el enfoque del producto, simplemente hace que el uso y la navegación sean más placenteros y productivos; lo que significa que nadie deberá aprender nada nuevo o adaptar su forma de trabajar a smarter.
Sin embargo, si es cierto que una imagen vale más que mil palabras, lo es aún más que estas explicaciones no pueden sustituir a tu propia experiencia en nuestra plataforma.
De todos modos, te dejamos una guía rápida con todos los cambios para que sepas qué buscar.
3 nuevos trucos de productividad
1. Marca cualquier página como “Favorita”
La navegación en ITM Platform está guiada permanentemente por un menú lateral que te indica dónde estás con exactitud en cada momento. Por ejemplo, mira la claridad con la que está etiquetada la vista del usuario: Gestión -> Proyectos -> Tareas -> Compras
Como hacen falta unos cuantos “clicks” para llegar hasta aquí, hemos creado una sección de “favoritos” con atajos de navegación en la pantalla de inicio para hacer este camino más fácil para los usuarios.
Para guardar un favorito, haz un simple click en la estrella que está junto al nombre de la página. ¡Puedes guardar cualquier página en ITM Platform y tener una práctica lista de todas las áreas que están usando habitualmente!
2. La comunicación social te sigue a donde vayas
El nuevo panel social se puede abrir y ocultar en cualquier página. Además, es sensible al contexto, por lo que solo tienes que seleccionar el tipo de mensaje que quieres ver en cada momento: alertas del sistema, notificaciones, mensaje directos o generales o notas sobre cualquier aspecto del proyecto en el que se está trabajando.
Vista del panel social en una tarea de Kanban
3. Rápida exportación de informes
Ahora puedes exportar informes completos a una hoja de cálculo de excel de forma instantánea, sin necesidad de cargar datos en ITM Platform. Este proceso optimiza el rendimiento y es perfecto para cualquier informe personalizado que descargue periódicamente para las reuniones sobre el estado del proyecto.
3 mejoras gráficas
1. Nueva imagen en el panel de control…
2…en los diagramas de Gantt
3. Y un diseño adaptado a todas tus pantallas
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La séptima área de conocimiento del Project Management Book of Knowledge (PMBOK) está centrada en la gestión de las comunicaciones del proyecto. Esta propuesta sobre buenas prácticas está dirigida a que la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de toda la información sea adecuada y oportuna.
Nuestro punto de partida, por lo tanto, son las comunicaciones, que muchas veces cobran más importancia que el proyecto técnico en sí, ya que permiten que la información fluya con normalidad sin que se creen malentendidos o confusiones en la gestión del proyecto.
La gestión de las comunicaciones del proyecto se divide en tres partes:
La correcta comunicación de un proyecto, tanto con los actores implicados como con los agentes interesados, es básica para conseguir el éxito del plan. Muchas veces, un proyecto fabuloso no ha prosperado porque no se ha comunicado correctamente. Así que debemos centrarnos muy bien en la estrategia inicial que nos conducirá a la consecución de nuestros objetivos.
La Guía PMBOK establece que tenemos que identificar las necesidades básicas o estándar, que son las que se refieren a actualizaciones de progreso, circulares a los inversores, entre otras, con una planificación previa del contenido. Una previsión que se plasma en el mismo plan que distingue dos apartados: el de entrada y el de salida.
El apartado de entrada o comunicaciones internas incluye:
el plan de gestión de proyectos,
el registro de los interesados
los factores ambientales de la empresa
los activos de los procesos de organización.
Para ello, como en los dos puntos que siguen, las herramientas y las técnicas que se utilizan están relacionadas con la tecnología de la información, los modelos de comunicaciones, los métodos y las reuniones.
El apartado de salida o comunicaciones externas está formado por:
el plan de gestión
los documentos del proyecto, con las actualizaciones que se realicen.
No puede pasar por alto que los entregables de la planificación de los proyectos son herramientas de comunicacióny el gestor de proyectos es un comunicador que recoge, unifica y distribuye información para que el equipo pueda actuar de manera coordinada. Los documentos son valiosos, pero no hablan por sí mismos.
2. Manejo de las Comunicaciones del proyecto
Durante la fase de ejecución del proyecto, la gestión de la comunicación es fundamental. Las comunicaciones que se realicen con los agentes interesados o parte del público objetivo implicado han de identificarse en el plan de gestión de las comunicaciones.
Por ejemplo, si se tratase de desarrollar un programa de urbanización de un área, agentes implicados o afectados por el proyecto podrían ser los propietarios del suelo y las administraciones, aunque el público consumidor sea el comprador final de la vivienda. Si no gestionamos de forma correcta la comunicación con los agentes implicados, que no participan de forma activa en el desarrollo del proyecto, nos podemos encontrar con voces en contra que dificulten el desarrollo del plan o incluso lo impidan.
No podemos dejar nada al azar, ni realizar comunicaciones espontáneas. La creación, distribución y almacenaje de las comunicaciones es un proceso importante dentro de la gestión de un proyecto y requiere de la atención constante del director del mismo.
3. Control de las comunicaciones del proyecto
Dado que la comunicación juega un papel fundamental en el desarrollo de nuestro proyecto, realizar un fuerte y riguroso control es una tarea obligada que nos aportará seguridad y confianza. Para ello, es muy importante analizar los resultados que vamos obteniendo y realizar informes de los mismos.
El director del proyecto ha de formar parte del grupo de procesos de Control y Seguimiento para saber en todo momento cuál es el estado de cada fase, tarea o actividad, con el objetivo de supervisar su funcionamiento y comprobar que cumple con los objetivos marcados. Además, al igual que el gerente o responsable del plan supervisa el control de calidad, el alcance y otros elementos de control, también debe asegurarse de que cada actor recibe la comunicación adecuada y valorar los posibles cambios para mejorar los procesos.
El área que se refiere a las entradas incluye, además de las mencionadas en los apartados anteriores, la emisión del registro. Las herramientas y las técnicas se basan en los sistemas de gestión de la información, el juicio o criterio de un experto y las reuniones.
En el apartado de salida hay que incluir:
la información del rendimiento en el trabajo
las solicitudes de cambio
las actualizaciones del plan
la documentación que se refiera a los aspectos organizativos de los activos que intervienen en los procesos
Este artículo es parte de una serie sobre las áreas de conocimiento de PMBOK. Puedes seguir leyendo:
La industria de la formación de profesionales ha experimentado profundos cambios de tendencia durante las últimas décadas. Antes de la llegada del internet, la formación presencial en las empresas era impartida de forma presencial por consultores que usaban métodos pedagógicos muy parecidos a los que se podían ver en las aulas de los colegios. Más allá de los ejercicios por equipos y las sesiones de trabajo en grupo, más horizontales, los instructores y “coaches” (o formadores) eran la autoridad y la fuente de sabiduría, conocimiento y experiencia.
¿Qué ha cambiado en el ámbito de la formación de profesionales?
Hoy en día, casi todos los cursos de formación más corrientes se han sustituido por experiencias online debido al bajo coste de producción para los vendedores, así como al poco tiempo que recorta del horario de los empleados. Un técnico de Recursos Humanos siempre tendrá en cuenta las ventajas que aporta el hecho de que sus empleados puedan seguir un curso a su ritmo, en lugar de interrumpir la rutina laboral de un grupo entero de empleados para meterlos a todos en una habitación y tenerlos sentados, escuchando a alguien hablar sin poder avanzar en su trabajo.
La percepción ha cambiado de forma radical: si necesitas absorber algún conocimiento o revisar algún requisito formal de la formación, basta con cursos online, que además suelen ser menos aburridos que las formaciones presenciales corrientes. Además, se pueden adaptar mejor a las necesidades de cada aprendiz.
Sin embargo, no todos los cambios son para bien: muy a menudo, las formaciones online se han diseñado de forma pobre, siguiendo los principios básicos, tan abusados, de la repetición y el aprendizaje pasivo. El gurú de la educación y fundador de la Schank Academy, Roger Schank, tiene bastante razón cuando señala que la mayoría de proveedores de formación online están ignorando los principios del aprendizaje a través de la práctica (learning by doing).
Roger Schank es el autor de numerosos libros y artículos referentes a la educación, tales como Enseñando a pensar o Aprendizaje virtual: un enfoque revolucionario para formar equipos de trabajo altamente capacitados. El autor sostiene que el sistema educativo de hoy en día fue creado para las élites y que las cosas realmente útiles, como buscar trabajo, no se enseñan. Para poder derrocar este sistema tan arcaico, Schank ha llevado a cabo numerosos proyectos e iniciativas, entre los que destaca el MBA que ofrece la Universidad de Barcelona de Lasalle y cuya característica principal es un programa único basado en escenarios empresariales reales (Scenario Centered Curriculum).
Roger Schank dixit: “El aprendizaje ocurre cuando alguien quiere aprender, no cuando alguien quiere enseñar”
En cualquier caso, lo que está claro es que el ecosistema de la formación profesional nunca volverá a ser lo que era. Hoy en día, si quieres justificar el gasto de miles de dólares en una formación presencial, debe haber una razón detrás. Es necesario proporcionar experiencias de aprendizaje excepcionales, que sean memorables, que cambien la perspectiva de las personas y que tengan un impacto claro en cómo los "aprendices" aplican esa experiencia a su trabajo.
Formación en gestión de proyectos
La gestión de proyectos ha seguido la misma línea que los casos anteriores. Existe una gran cantidad de requisitos formales, en concreto con respecto a las certificaciones, que se pueden cumplir con cursos a menudo tediosos. Pero todo el mundo sabe que aprenderse el PMBOK de memoria no nos convertirá, por arte de magia, en un gestor certificado de proyectos: aún necesitaríamos miles de horas de práctica. Y aun contando con esa experiencia, llevar a cabo proyectos sigue siendo todo un reto para las mentes más brillantes, por no hablar del reto que supone llevar una oficina de gestión de proyectos.
El trabajo puede ser tan abrumador (hasta para los más experimentados), que la formación adicional es muy habitual. Esta formación adicional no hace ningún daño y, de hecho, traer a la oficina a un buen coach puede ser una manera excelente de sacar a la luz problemas o percepciones que pueden no ser del todo obvias… quizás porque existen dinámicas de poder que silencian algunas opiniones, o simplemente porque nunca nadie llega a tener una imagen completa del trabajo que realiza todo el mundo.
Entonces, ¿A qué se parece una experiencia de formación en administración de proyectos excepcional y memorable?
Un buen ejemplo es la moda de la ludificación (gamification) o “juegos serios”. Estos juegos serios están diseñados con un propósito en lugar de por mero entretenimiento.
Un buen ejemplo sería el de enseñar las complejidades y elaborar dinámicas de SCRUM con simulaciones de LEGO, como el modelo desarrollado por Alexey Krivitsky.
Krivitsky no es el único que utiliza bloques de construcción para representar y simular ambientes de trabajo. La importancia de LEGO como conductor de juegos serios es tal que se ha registrado el método LEGO Seriousplay.
Se trata de una muy buena forma de investigar más a fondo las percepciones y los modelos mentales de los participantes y, por lo tanto, de ayudar a resolver conflictos superficiales e inconscientes sobre creencias o prioridades entre miembros de un mismo equipo. Cuando estas diferencias se hacen evidentes, es mucho más sencillo hablar sobre ellas y llegar a soluciones creativas.
De hecho, LEGO Seriousplay se ha utilizado para ayudar a los equipos de proyecto con reuniones iniciales de puesta en marcha que sean fáciles de recordar porque los miembros pueden compartir, discutir, usar metáforas, idear y negociar utilizando la mediación de los modelos que han construido durante la propia sesión.
Enseñar gestión de proyectos a través de juegos serios es una tendencia en sí misma, ya sea enforma de investigación específica dedicada a la generación de pautas y a ampliar su práctica, o como juegos en línea muy completos y entretenidos como o Unlock.
Escena del juego de gestión de proyectos Unlock
El mundo laboral es muy competitivo, pero los profesionales en gestión de proyectos cuentan con una gran cantidad de recursos al alcance de su mano, incluyendo la posibilidad de usar ITM Platform para enseñar gestión de proyectos a través de prácticas reales con una herramienta puntera.
Nivelar los resultados de los proyectos con las estrategias de negocio
Mantener a todos sincronizados
Obtener datos sobre el progreso de los proyectos al instante
Colaborar en un entorno compartido a tiempo real
Distribuir las responsabilidades según las diferentes labores
Si estás interesado, entra en la página de nuestros partners educativos o solicita información sobre las ventajas de cursos de formación dentro de las propias empresas con ITM Platform mandando un email a info@itmplatform.com
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El desempeño de la profesión de director de proyectos a menudo puede recordar a un malabarista tratando de mantener en movimiento 12 pelotas al mismo tiempo. La única diferencia es que hay que conseguir hacer malabares cumpliendo con los plazos, y posiblemente también con tu presupuesto.
Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) son los fallos de comunicación entre sus miembros y la multitud de actores involucrados en el proyecto. Sin una comunicación extraordinaria, cualquiera de esas bolas puede salirse de su recorrido y hacer trizas tus posibilidades de ejecutar tu plan maestro con éxito.
Cuando no hay espacio para equivocarse, la única opción viable es equipar a tu equipo con las mejores herramientas para el trabajo. Garantizar una comunicación impecable es mucho más fácil cuando se combina una buena herramienta de gestión de proyectos con un buen software de gestión de clientes (CRM). Esto es especialmente crítico para empresas que desarrollen proyectos para clientes. La combinación de buen software de gestión de proyectos y CRM garantiza un seguimiento de las relaciones con los clientes en el que no se escape ningún detalle ni petición. No dar puntada sin hilo.
Los dos productos se pueden integrar en un santiamén. Cualquier software de gestión de proyectos que se precie incluye una API para que todo desarrollador pueda conectar el programa con cualquier otro sistema bien valorado con el que quiera seguir trabajando. ITM Platform tiene una API con una amplia colección de métodos en constante actualización, diseñados para mejorar la productividad de la herramienta a la vez que mantienen la sencillez para el usuario final.
Con características como estas, combinar el poderío de ITM Platform con un buen CRM en una solución sencilla e integrada puede dar solución a esos problemas de comunicación que quieres evitar durante tu próximo proyecto.
¿Pero cómo ayuda el CRM exactamente con la comunicación? Un buen CRM ofrece un seguimiento de la comunicación automatizada. De esa manera, es muy difícil omitir información relevante, como ese email de dos líneas con una pregunta de un cliente, que puede ser vital para mantener un proyecto saludable y una relación constructiva con el cliente.
Más allá de la comunicación, con ITM Platform también puedes expandir el seguimiento a los clientes y conectar todas tus compras, facturas, perfiles de clientes y de proveedores.
Los errores humanos más comprensibles, como un olvido o un email no leído, ya no impactarán en esos procesos que has desarrollado con tanto esmero.
Un buen CRM también te permitirá una sincronización automática de los datos. Una vez conectado con ITM Platform, los datos se combinarán de forma inmediata. Tu equipo de proyecto verá los datos volcados del CRM desde ITM Platform usando cualquier dispositivo. Esto hace que la información sea clara y accesible para todos: los miembros del equipo manejarán la misma información crítica en cada fase del proyecto. Recuerda que ITM Platform te permite gestionar todos los componentes financieros del proyecto: facturas, presupuestos estimados e ingresos estarán permanentemente al día.
Una de tus responsabilidades fundamentales como gestor de proyecto es garantizar que tu plan de proyecto permita una ejecución impecable. Al armar a tu equipo con una combinación sincronizada de programas de gestión de proyectos y clientes, echarás los cimientos para una cultura colaborativa excelente.
Si quieres saber más sobre cómo asegurar el éxito de tus proyectos, solicita ya una demostración de ITM Platform y empieza a mejorar la comunicación de tu equipo en un entorno de trabajo plenamente colaborativo.
Autora: Maria Waida
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Admitámoslo: la colaboración se ha erigido en una misión institucional. En ITM Platform devolvemos la alegría al trabajo en conjunto, al anunciar nuestra nueva colaboración con una de las universidades brasileñas más importantes – y símbolo de Curitiba. Se trata de la Universidad Federal de Tecnología de Paraná, o UTFPR por sus siglas originales.
Con esta colaboración, UTFPR se suma a las numerosas instituciones académicas, como el Instituto Tecnológico de Monterrey o la Universidad de Barcelona, que han acogido con brazos abiertos la oportunidad de colaborar con ITM Platform para modernizar sus formatos educativos en el ámbito de la gestión de proyectos y la ingeniería.
Los orígenes de UTFPR se remontan a los esfuerzos modernizadores de principios del siglo veinte, llegando a un punto álgido en la fundación del Centro Federal de Tecnología Educativa en 1978. La vocación de liderazgo tecnológico-científico se ha mantenido a lo largo del tiempo, como demuestra el hecho de que, desde su refundación en 2005 como primera universidad brasileña de tecnología, ha ocupado la primera plaza en los rankings de instituciones educativas en el ámbito de la tecnología.
A la cabeza de esta colaboración se ubica el profesor Roberto Candido, un miembro muy activo entre el profesorado de UTFPR cuyos intereses incluyen la innovación tecnológica, el emprendimiento, la gestión de proyectos y el desarrollo regional. Desde su departamento de estudios electrotécnicos, Candido ha promovido la colaboración de ITM Platform para incentivar la empleabilidad de sus estudiantes a través del contacto con software en la nube que les permitirá ponerse en contacto con la realidad empresarial a la que tendrán acceso tras la finalización de sus estudios.
Esta colaboración dará acceso a ITM Platform a estudiantes de grado en las titulaciones de Ingeniería Eléctrica e Ingeniería Industrial, así como a estudiantes de posgrado, que lo emplearán para proyectos avanzados. Por ser una herramienta excelente para gestionar toda la cartera de proyectos de una organización, con un diseño orientado al trabajo colaborativo y la posibilidad de acceder desde cualquier equipo, incluyendo dispositivos móviles, ITM Platform va a ser aprovechado para realizar trabajos de grupo y simulaciones de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO).
La adopción de esta tecnología permitirá a los estudiantes comenzar a utilizar un software profesional de gestión de proyectos sin necesidad de instalaciones, combinando la educación teórica con la visión que solo se puede adquirir con herramientas prácticas. Además, los docentes ganan control y visibilidad sobre el trabajo de los estudiantes, pudiendo basar sus evaluaciones en indicadores objetivos, y por lo tanto ahorrando tiempo en la administración para centrarse en los aspectos verdaderamente importantes de su trabajo.
Al tratar el trabajo desde el enfoque técnico de la asignación de recursos, las simulaciones de grupo mejoran los resultados del aprendizaje: a la vez que los estudiantes adquieren metodologías prácticas para gestionar con éxito trabajos complejos que deben ser resueltos en grupo, los pedagogos pueden apoyarse en las características del software para potenciar y facilitar las dinámicas de grupo.
Con un entorno compartido por cada clase, el trabajo asignado a los estudiantes puede simular una organización o un equipo de proyecto. Es importante decidir una fórmula de aprendizaje que se adapte a las características de la materia y a la agenda del curso. ITM Platform puede facilitar cualquier formato, desde las clases presenciales a fórmulas online y formatos intermedios (blended). Además, el trabajo en el software se puede realizar como ejercicios en casa, o para preparar los aspectos técnicos de una tesis de fin de máster o un trabajo final de asignatura.
Otras ventajas del programa académico incluyen:
Accesibilidad desde cualquier dispositivo
Compatibilidad con las recomendaciones PMBOK y Prince2
Trabajo en equipo facilitado gracias a las opciones de licenciamiento de la herramienta: Director de PMO, Project Manager, Team Member y cliente
Abierto al aprendizaje interdisciplinario con estudiantes de distintas titulaciones, gracias al manejo sencillo de la herramienta.
ITM Platform permite comprobar las ventajas económicas y organizativas de planificar y controlar proyectos.
La colaboración entre ITM Platform y UTFPR es un ejemplo de cómo las instituciones educativas y las PMO en ejercicio pueden acercarse y para ofrecer un punto de partida más ventajoso a las generaciones que se están asomando al mercado de trabajo, a través de la comprensión y la adopción de las mejores prácticas en gestión de organizaciones por proyectos.
Una relación en crecimiento para contribuir a la creación de PMO to help build PMOs
La UTFPR es la última institución en sumarse a la larga lista de empresas y organizaciones de todo el mundo que han adoptado ITM Platform para poner en marcha oficinas de gestión de proyectos que salvaguardan la realización de proyectos en tiempo y forma.
Roberto Candido, profesor de UTFPR, explica que ITM Platform “ayudará a que la universidad realice su labor de preparar profesionalmente a sus estudiantes, al proporcionarles conocimiento directo de una herramienta que facilita la gestión de proyectos, situándolos en una mejor condición para acceder al mercado de trabajo.”
Gracias a sus colaboraciones con las mejores instituciones educativas, ITM Platform sigue avivando la llama que agita la sala de máquinas de las oficinas de gestión de proyectos.
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