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Cuando se habla de herramientas de gestión de proyectos, a menudo solo pensamos en el diagrama de Gantt, la planificación y los informes de proyecto. Pero si el usuario es el director de la PMO, las cosas cambian bastante. Seguro que no habías pensado en las siguientes soluciones para gestionar el portafolio de proyectos.

 

Una de las responsabilidades ineludibles de toda oficina de proyectos es adoptar herramientas tecnológicas que permitan cumplir con la difícil misión de coordinar y controlar los proyectos de la organización. Por si fuera poco, muchos proyectos dejan tras de sí grandes volúmenes de datos, que a menudo son datos no estructurados o sin una relación clara con la calidad del trabajo que se entrega. Analizar esos datos para poder tomar decisiones es de gran importancia tanto para directores de programas y directores de portafolio como para un director general. Y la tarea de quien coordina la oficina de proyectos no es otra que facilitar esas decisiones.

Aunque cada PMO tendrá que seleccionar su portafolio tecnológico dependiendo de la naturaleza de sus proyectos y de su modelo de gobernanza, en este artículo recomendamos varias aplicaciones de software muy útiles para ordenar las ideas y llevar las riendas de todo el portafolio de proyectos de una organización compleja. No todas ellas son de gestión de proyectos (sí de gestión de portafolio, o PPM), pero todas tienen beneficios claros cuando se aplican a este ámbito.

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Ya sea para una PMO corporativa o para una PMO de IT; para proyectos estratégicos, de I+D+i o de clientes externos, las siguientes aplicaciones son una parte imprescindible de las operaciones diarias.

 

Los programas y herramientas más útiles para directores de PMO

 

1. PPM

Porque una herramienta profesional para gestionar todo el portafolio de proyectos es la primera obligación de cualquier PMO.

ITM Platform - Projects Programs and Portfolio

ITM Platform permite poner en marcha el soporte tecnológico de una PMO en cuestión de semanas.

La herramienta: ITM Platform

Para quien no lo conozca todavía, ITM Platform es una herramienta en la nube de gestión de proyectos, programas y portafolio (PPM) cuya virtud central está en que permite un despliegue enormemente ágil: no necesita apenas trabajo de configuración. Con una experiencia de usuario simplificada que sigue las recomendaciones metodológicas de PMBOK y Prince2, ITM Platform apoya el despliegue de nuevas PMO mediante cuadros de mando predefinidos, informes configurables, más todas las prestaciones que necesita un jefe de proyectos.

Ventajas: ITM Platform es la manera más sencilla de comunicar a los directivos de una organización cómo están progresando sus proyectos críticos, saber cómo se está invirtiendo el dinero y tomar decisiones en tiempo real.

Desventajas: Para que los datos sean fiables, exige un plan de adopción para gestionar la implantación de la herramienta, de manera que su uso se extienda a todos los equipos de proyecto.

¿Quieres que te enseñemos las ventajas de ITM Platform? Pídenos un tour guiado

 

2. Dashboards y Business Intelligence

En el siglo XXI, la información tiene que ser visual. Para hacer análisis de datos avanzados el mínimo indispensable es contar con un programa robusto que permita visualizar análisis e informes de proyectos y cruzar variables de forma dinámica.

Power BI - powerful SaaS for project dashboards

       Power BI: hermano SaaS de Excel y primo de Tableau

La herramienta: Power BI

De entre las muchas aplicaciones para PMO, esta es la que mejor combina potencia con versatilidad. Power BI es la herramienta de visualización de datos de Microsoft. Utiliza el lenguaje de programación M (el mismo que Excel) y se puede conectar con cualquier fuente externa de datos mediante el uso de API.

Ventajas: Una vez conectado, ofrece un entorno verdaderamente amigable para analizar datos… con todas las garantías de Microsoft.

Desventajas: Para empezar a usar Power BI es muy recomendable contar con la ayuda de un programador que acceda a las fuentes de datos, por lo que un equipo u organización pequeña puede tener ciertas dificultades para empezar a usarlo.

Cómo conectarlo con ITM Platform:  Puedes seguir este tutorial básico y su continuación para utilizar ITM Platform como fuente de datos a través de la API. Aunque el tutorial se refiere a Excel, el código es idéntico. También puedes ver este webinario en el que explicamos los mismos pasos con varios ejemplos prácticos para crear un cuadro de mando de proyectos que se actualiza automáticamente:

 

3. Ticketing y desarrollo

Los equipos de mantenimiento y desarrollo de software tienen necesidades de gestión del trabajo muy específicas. A menudo es conveniente adoptar software que permita gestionar tanto tickets e incidencias como sprints de proyectos ágiles.

JIRA - software para proyectos desarrollo y ticketing

JIRA, de Atlassian, es el producto estándar para gestión de equipos de desarrollo.

La herramienta: JIRA

Ventajas: JIRA hace muy fácil reportar incidencias, historias de usuario y épicas a los equipos de desarrollo, adjuntar documentación de apoyo, mencionar a las personas involucradas y asignar las distintas tareas a un sprint de entrega. Desventajas: Toda la sección de reporting es muy deficitaria. Cómo conectarlo con ITM Platform:  El conector nativo permite enviar proyectos y tareas desde JIRA a ITM Platform. Tan solo hace falta incluir la url del entorno de JIRA y aceptar la conexión. La conexión permite realizar el trabajo de coordinación y control del portafolio desde ITM Platform.

 

4. Comunicación en equipo

¿El comunicador de tu equipo es agradable? Tus empleados utilizarán una alternativa que les guste más.Slack logoLa herramienta: Slack

Si no conoces Slack, tienes que probarlo. Como un chat de toda la vida, pero rodeado de todas las características que lo hacen la herramienta más útil para comunicarte con tus compañeros de trabajo: canales por proyecto, posibilidad de adjuntar archivos, checklists, o enviar código… aunque no tiene ninguna tecnología revolucionaria, el producto es imbatible.

Ventajas: El Marketplace de Slack permite conectar a tu equipo con cientos de aplicaciones SaaS para, por ejemplo, recibir notificaciones y avisos de clientes.

Desventajas: Aunque la opción freemium es bastante elástica, el coste por usuario y mes es elevado y resulta imprescindible para no perder datos.

Cómo conectarlo con ITM Platform:  ITM Teambot, la aplicación de ITM Platform para Slack, permite a cualquier usuario saber qué tareas y proyectos tiene asignadas, así como reportar esfuerzo y progreso o añadir comentarios.

 

5. Gestión de la demanda: sistemas de recopilación de propuestas

Cualquier PMO tiene que hacer frente a un volumen de peticiones de cambio muy por encima de los recursos disponibles. Pero para poder analizar las ideas y entender cuáles son valiosas, lo primer es tenerlas todas recopiladas en el mismo sitio.

Zapier - Gestión de tareas

Las plantillas de ITM Platform en Zapier permiten recopilar tareas desde cualquier lugar de la nube.

La herramienta: plantillas de Zapier de ITM Platform

Aunque técnicamente no son aplicationes para PMO sino conectores, resultan tan fáciles de configurar que son una parte fundamental de la lista. A través de zapier, es posible enviar tareas a un proyecto de ITM Platform desde cientos de aplicaciones que ya utiliza todo tu equipo, como Gmail, Google sheets, Dropbox, Evernote… Si tienes en cuenta la potencialidad de los zaps compuestos, ¡los límites son pocos!

Ventajas: Distribuye la creación de propuestas de cambio y empodera a toda tu organización para que participe en una cultura de mejora constante

Desventajas: La verdad es que zapier funciona bien y para flujos de datos pequeños hasta sale gratis. Por supuesto, conviene reservarlo para procesos que se puedan automatizar sin consecuencias indeseadas Cómo conectarlo con ITM Platform: Sigue las instrucciones de nuestro tutorial o emplea la plantilla de Google Sheets para comprender bien cómo configurar un zap

Zapier gestión de demanda

La plantilla para recopilar tareas en Google Sheet y enviarlas a ITM Platform.

6. Diagramas

Diagramar procesos y flujos de trabajo es una de las maneras más útiles para promover el cambio, crear nuevos procedimientos, probarlos y mejorarlos. ¡Una oficina de proyectos diagramada es una oficina de proyectos mejor diseñada!

Lucid Chart - Diagramas de flujo de proyecto

Lucid Chart es líder en el nicho de diagramas profesionales

La herramienta: Lucid Chart

Lucidchart es líder en el nicho. En este caso, la verdad es que las opciones son muy amplias y la mayor parte de los softwares para crear diagramas más fiables son de pago. Prueba por tu cuenta hasta que encuentres lo que te sirve – si sois pocos usuarios en la PMO, el coste será irrisorio.

Ventajas: ¿Quieres explicar procesos complejos que afectan a distintas partes de la organización? Olvídate del papel y el lápiz.

Desventajas: Muy pocas. Incluso se puede importar y exportar a Microsoft Visio, si es lo que estás utilizando ahora mismo.

Cómo conectarlo con ITM Platform: A través de la API (http://developers.itmplatform.com/)

 

7. Analíticas de Big Data

Para las PMO, el Big Data no es ninguna moda pasajera. Si están en una corporación lo suficientemente grande, es posible que tengan que gestionar proyectos de big data; en entornos más pequeños, los datos que generen sus proyectos en distintos equipos se pueden analizar de forma coordinada con software específico.

Hadoop - Big data de proyectos

Hadoop, de Apache, es el framework de programación más conocido para analíticas de datos distribuidos.

La herramienta: Apache Hadoop

Ventajas: La cantidad de referencias y documentación para trabajar con Hadoop es interminable.

Desventajas: En comparación con el resto de las herramientas para gestionar proyectos, no se trata de un producto terminado, sino de un lenguaje de programación. Puede escaparse al marco de actuación de una PMO.

Cómo conectarlo con ITM Platform: A través de la API: http://developers.itmplatform.com/

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dos hombres hablando por cámara webUno de los grandes desafíos a los que se enfrenta un CEO es conseguir mejorar la comunicación interna. El desafío de este tipo de políticas es procedimentar la comunicación sin coartarla; o, en otras palabras, conseguir que la información que se comparte:

  • sea suficiente pero no genere ruido;
  • deje trazas que permitan recuperarla;
  • se distribuya de forma diferenciada, sin generar vacíos.

La importancia de las políticas de comunicación interna es proporcional a la dimensión de la organización. Ahora bien, encontrar este equilibrio puede ser especialmente difícil si no se cuenta con un equipo donde los miembros estén acostumbrados al trabajo colaborativo. Para reforzar esa interconexión es necesario comprometer a sus integrantes con estrategias que fomenten la puesta en común de sus habilidades y les permitan evolucionar como parte de un todo.

Cuando se trabaja en gestión de proyectos es vital reforzar los canales de comunicación entre los integrantes de la iniciativa. Si pensamos en nuestro equipo como un organismo coordinado, todos aportan su inventiva y talento para obtener un resultado común mediante el ensamblaje de sus distintas funciones.

Ahora bien, al diseñar políticas internas de comunicación, habrá que diseñar procedimientos y canales diferenciados para:

  • comunicación entre el equipo de un proyecto

  • comunicación entre proyectos y equipos distintos de la misma organización

Mientras que en el primer caso la comunicación suele tener una dimensión táctica, porque está orientada a mejorar la calidad del proyecto y la eficacia de la ejecución, en el caso de la comunicación entre proyectos puede tener una dimensión estratégica, orientada a generar sinergias y crear conocimientos compartidos que puedan elevar el valor de la organización y su capacidad de innovación. Es en este punto donde la administración de la comunicación interna puede pasar a necesitar de un experto que la coordine y dirija.

Quizás una línea de trabajo no es todo lo eficiente que puede ser debido a que sus recursos están desvinculados, es decir: empleados, tecnología y procesos funcionan de forma descoordinada. Una visión integrada de las tareas asignadas a los miembros del equipo, permite al gestor orientar las metas de cada uno y proponer sinergias destinadas a incentivar el aprendizaje recíproco.

Seguidamente exponemos algunos factores que debes tener en cuenta para mejorar la colaboración en tus proyectos y te presentamos la herramienta definitiva para optimizar las comunicaciones entre los miembros de tu equipo.

Sincroniza tu equipo

Un buen plan de comunicación interna permite a la empresa que lo despliega ahorrar recursos y evitar desviaciones en la planificación de costes. Esto es debido a que los errores tienen una mayor monitorización por parte de todos los colaboradores, de tal modo que las correcciones no solo llegan desde la gestión del proyecto, sino que se generan una vez son compartidos públicamente. El valor añadido que supone promover la autoayuda entre compañeros, aumenta el sentido de autoría que el empleado profesa hacia el objeto de su trabajo.

Así mismo, un responsable de proyecto que confíe en los valores de la cooperación y haga hincapié en el papel del trabajo colectivo, será capaz de proponer soluciones más ágiles, puesto que tendrá información en tiempo real de la disponibilidad específica de cada miembro, sus competencias y ámbito de especialización. También puede servirse de la creación de subgrupos que por la especial afinidad de sus integrantes, son capaces de resolver problemas que otra conjugación de empleados sería incapaz de abordar.

Misión imposible sin las herramientas adecuadas

Mejorar las relaciones entre los diferentes segmentos que componen un equipo humano puede apoyarse en un software que integre sus tareas, aportes documentales y anotaciones concretas en una sola plataforma de conversión. Confiar en este tipo de aplicaciones suele suponer para los coordinadores de proyecto una mayor capacidad de intervención sobre la marcha general, ya que disponen de una perspectiva global de todas las operaciones.

Slack es un gran ejemplo de comunicación empresarial que consigue retener al usuario, recuperar la información compartida con más facilidad que en el email, y añadir prestaciones a través de apps. Hay muchos motivos por los que deberías empezar a utilizar Slack en tu oficina.

Por ejemplo, la aplicación ITM Platform Teambot permite utilizar ITM Platform desde Slack, consultar tareas y proyectos y navegar hacia el entorno de planificación sin tener desde el chat de Slack.

Si no eres cliente de ITM Platform, ahora puedes probar Teambot con un entorno gratuito desde este trial:

Prueba ITM Platform Teambot

Poco a poco

A menudo sucede que los empleados perciben este tipo de medidas como restrictivas, ya que suponen la adaptación obligatoria de todos los afectados para ser implementadas. Sin embargo, una vez superada esa fase inicial de desconfianza en los nuevos protocolos, ellos mismos descubren las ventajas de trabajar con herramientas de gestión de proyectos.

Uno de los puntos de fricción más habituales entre los empleados y una nueva metodología de trabajo, está relacionado con los retos de aprendizaje que supone utilizar una plataforma desconocida. En este sentido, ITM Platform Teambot confía en el liderazgo de la red Slack dentro del mundo de la mensajería corporativa y aprovecha su infraestructura para ofrecer una experiencia de trabajo más intuitiva. El desplazamiento hacia un entorno donde el usuario se siente cómodo reduce el rechazo general asociado al progreso técnico.

Para contrarrestar esta tendencia probada que suscita la evolución tecnológica en equipos ya formados, es conveniente dedicar el tiempo que sea necesario a mostrar los beneficios derivados de trabajar con soluciones de vanguardia. Crear un tutorial previo para todos los colaboradores, iniciar una videoconferencia compartida de presentación o difundir un manual escrito, son iniciativas que pueden reducir el escalón e incrementar la confianza de la plantilla en la nueva metodología.

Como habéis podido comprobar, son muchos los factores que intervienen en la definición de un plan de comunicación interna. Por ello, no hay que escatimar esfuerzos a la hora de habilitar nuevos canales de interacción que aseguren la sinergia corporativa e incrementen el grado de compromiso de nuestros colaboradores o subordinados.

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logo de SlackAunque defender Slack resulta ya muy manido en el mercado estadounidense, donde esta plataforma de chat empresarial ha experimentado un crecimiento francamente brutal, hay muchas empresas en otros mercados que no han oído hablar de Slack y no saben lo que se están perdiendo.

Y es que Slack es una herramienta tremenda para comunicación de equipo porque es entretenida. Pero vamos por partes.

Para empezar, no es obvio por qué un chat puede servir para organizar mejor tus proyectos.

La guía rápida de Slack sobre cómo aprovechar su chat para gestionar proyectos es una gran manera de empezar. Especialmente si tu equipo ya está utilizando la herramienta para coordinar la comunicación de equipo, sus consejos son tan sencillos como útiles.

Por ejemplo, nos gusta mucho la sugerencia de crear un canal por proyecto y seguir una nomenclatura previsible. De esa manera, no sólo se consigue que la información se comparta siempre con quien la necesita, sino que el motor de búsqueda te puede conectar con todo lo que está ocurriendo en tu organización.

un canal por proyecto. barra de búsqueda para la palabra proyecto

Fuente? Slack, claro. https://get.slack.help/hc/en-us/articles/218130338-Slack-for-project-management#apps-for-project-management

Otro aspecto interesante es la opción de dar visibilidad a archivos y mensajes importantes para que permanezcan en el encabezado de un canal y sirvan como referencia permanente.

Hay varios aspectos importantes que no aparecen en la guía, quizás porque están más relacionados con cuestiones básicas del producto que con consejos prácticos. Pero lejos de poder olvidarlos, me parece importante compartir cuáles son los motivos principales que hacen de Slack una herramienta por la que vale la pena apostar en equipos de trabajo que se organicen en torno a proyectos.

1. Familiaridad con el diseño

He escuchado en varias ocasiones que Slack no vale mucho porque no ha inventado nada nuevo: se trata de un chat, como los de los años noventa, pero más colorido y atractivo.

Así dicho, parece que el invento no valga la pena, pero en realidad no me parece muy importante esa falta de originalidad. En rigor, hay muy pocas cosas verdaderamente diferentes en el mundo de la tecnología, donde es más importante combinar componentes distintos para conseguir un buen artefacto. Pregunten a cualquier ingeniero, o a Brian Arthur.

Cuando se trata de comercializar tecnología, lo mejor que puedes decir de un producto no es que desafía las expectativas y es completamente nuevo. Al contrario: un gran producto destaca porque:

  • Resulta familiar
  • Genera una sensación de comfort

Es cierto que la vuelta de tuerca que Slack le ha dado a los interfaces IRC no es original. Pero, al tiempo, es genial porque consigue conectar con lo más atávico de la satisfacción del usuario.

Es como si consiguieras transportar la comida gratis y las tumbonas de las oficinas de Goole a un entorno virtual. Los chats comunican ocio, una sensación valiosísima cuando se trata de motivar a tu equipo para que empiecen a usar una herramienta. Si además tus empleados son jóvenes, no hay mejor manera que usar el comando de giphy para fidelizar su uso.

2. Manda reportes con el celular

Si crees que esta manera de conectar equipos funciona para grandes organizaciones, pero no para comunicar con trabajadores que se encuentran en los lugares de la construcción, porque se puede preferir llamar o enviar mensajes desde el celular, quizás tengas que replanteártelo.

Uno de los puntos más fuertes de Slack es que la información no se pierde.

gif buen trabajo, Un hombre aplaude

 

De hecho, el nombre es un acrónimo que significa “Searchable Log of All Conversation and Knowledge”. Aunque parece un chat, está diseñado como un repositorio de información en el que puedes buscar en cualquier momento.

Se trata de lo mismo que hacemos a menudo con los correos electrónicos, pero el email tiene más ruido por dos motivos:

Primero, en Slack solo puedes comunicarte con tu equipo.

Segundo, la información no está segmentada en unidades discretas. Cuando obtienes resultados de búsquedas, es mucho más rápido encontrar la información adecuada.

Ahora imagina lo poderoso que esto es para equipos en construcción e ingeniería que cuentan con trabajadores desplazados al lugar del proyecto. Por un lado, el empleado puede enviar información a través de la app sabiendo que se trata de una forma de comunicación validada. Al otro lado, los gestores de proyecto pueden ahorrar tiempo en gestión documental y probablemente no tengan que vigilar que sus empleados realmente se conecten a las herramientas de reporte.

3. Un ecosistema de apps para chatbots

El ecosistema de apps de Slack se parece, de algún modo, al circuito cerrado de la navegación en Facebook, aunque hay importantes diferencias. La principal ya la conoces: mientras que Facebook es una distracción, Slack es sinónimo de productividad.

Esto significa, entre otras cosas, que las integraciones con aplicaciones siguen su propia dinámica. Y lo más significativo son los chatbots. Aunque se ha criticado que se trate sólo de una moda mal nombrada, la verdad es que los chatbots son un buen ejemplo de productos que hacen pocas cosas, pero las hacen muy bien.

Aunque no es probable que tu organización use todas las apps del directorio de Slack, algunas de ellas son muy poderosas y seguro que se adaptan a tus necesidades.

Por ejemplo, si quieres crear una lista, el comando /todo es todo el código que tendrás que saber para crear tus propias checklist en Slack.

4. Soporte a equipos multidisciplinares

Slack no tiene un público de nicho: su objetivo es que cualquier persona que trabaja en una oficina disfrute de su producto. Quizás por eso, se han asegurado de cubrir las necesidades de comunicación de cualquier empresa tecnológica, donde conviven programadores, equipos comerciales y de marketing, etcétera. De hecho, además del acceso a grandes plataformas para desarrolladores, como GitHub y Heroku, hay una opción en el chat para enviar líneas de código.

crear fragmento de código demostración

Lo que significa que puedes tener a desarrolladores front-end comunicándose con el equipo de marketing, por ejemplo, sin perder ni una coma.

5. Sencillez inteligente

En definitiva, la razón principal por la que quieres estar en Slack es que, independientemente del sector de tu empresa, encontrarás maneras de ahorrar tiempo, conectar a tu equipo y mejorar la eficacia de tus comunicaciones internas. Y como cualquier experto en proyectos sabe, uno de los factores críticos en cualquier proceso es evitar fallos de comunicación.

 

Jaime González-Capitel
Content Strategist
ITM Platform

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