As organizações têm um conjunto de ativos chave no gerenciamento de projetos que se devem cuidar e acumular como valor dentro da empresa. Em algumas ocasiões as organizações não são conscientes da importância destes ativos, ainda que são muitas vezes a base de suas vantagens competitivas.
Se refere a planos, processos, políticas, procedimentos e bases de conhecimento da organização que podem se usar na hora de executar ou governar o projeto.
Os ativos dos processos da organização podem se agrupar em dois grandes blocos:
Processos e procedimentos, ou seja, as práticas aplicadas dentro da sua empresa para as diferentes “fases” dos projetos.
- Processos e procedimentos em Iniciação e Planejamento: são o conjunto de estandares da organização e os guias e critérios para adaptar o conjunto de processos e procedimentos estandar dentro da organização. Entre eles podemos encontrar políticas da organização quando a ciclos de vida do projeto e do produto, modelos de planejamento, etc.
- Processos e procedimentos em Execução, Monitoramento e Controle: compreendem os procedimentos de controle de mudanças; os procedimentos de controle financeiro; os procedimentos para a gestão de incidências e defeitos que definem os ditos controles, identificação e ações de seguimento a realizar; os requisitos de comunicação próprios da organização; procedimentos para priorizar, aprovar e emitir autorizações de trabalho; procedimentos de controle de riscos; e guias e critérios para avaliar propostas e medir o desempenho estandardizado.
- Processos e procedimentos em Encerramento: são as guias e requisitos de fechamento do projeto, por exemplo, avaliações e auditorias finais, libertação dos recursos dos projetos, fechamento de contratos, etc.
Conhecimento corporativo, ou seja, armazenar e recopilar informação do que ocorreu nos vários projetos:
- Gestão de configuração: versões e linhas de base dos procedimentos, estandares e politicas da organização executora.
- Dados financeiros, orçamentos ou horas de trabalho para cada atividade.
- Informação histórica e base de conhecimento de lições aprendidas, registros e documentos ou arquivos históricos de projetos anteriores.
- Incidências e defeitos, incluindo o estado destes, controle e resolução.
- Dados para a medição de processos realizados.
- Arquivos e documentos de projetos anteriores.
Todos estes ativos são chave para a organização e não se devem deixar distribuídos entre ficheiros, documentos e computadores pessoais. A organização deve zelar para que sejam recolhidos de forma clara e acessível para todos os que abordam o gerenciamento de projetos em sistema informático centralizado como ITM Platform.