Desde 2008, a taxa de falha na implementação do PMO é superior a 50%. Portanto, é crucial descobrir qual tipo de PMO é mais adequado para sua organização. Na verdade, não existe uma solução “tamanho único”.

Um PMO eficaz é aquele que atende às demandas de hoje e se adapta às que podem surgir amanhã.

Para definir a missão e a função do nosso PMO, devemos considerar os modelos padrão oferecidos e avaliá-los com base nas necessidades exclusivas de nossos negócios. Dessa forma, podemos determinar que tipo de PMO é mais adequado à nossa realidade.

Porque não há duas organizações iguais, o processo de desenho de um escritório de projetos (PMO) não dará duas vezes o mesmo resultado.

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2 tipos de PMO

No eBook “Roteiro para definir o seu próprio escritório de projetos” descrevem-se os tipos-padrão de PMOs comumente aceites: “estação meteorológica”, “torre de controle”, “fonte de recursos”. Neste documento não faremos referência a estes diferentes tipos, mas antes à generalização que determina o seu carácter estratégico ou tático.

  • Um PMO estratégico é capaz de determinar como habilita cada projeto com a estratégia corporativa.
  • Um PMO operacional ou um PMO tático coloca mais foco no êxito individual das suas responsabilidades.

Existem variáveis que ajudam a determinar a conveniência de optar por um tipo ou outro: a maturidade da organização, a natureza do negócio e o modelo de gestão.

3 variáveis para ajudá-lo a determinar qual tipo selecionar

1. A maturidade da organização

Uma organização madura dispõe de processos claros e bem assentes, executados por pessoas com formação relevante e sujeitos a um ciclo de melhoria contínua.
Um elevado grau de maturidade favorecerá a implementação bem-sucedida de um PMO estratégico, enquanto que uma organização de baixa maturidade será beneficiada por um PMO operacional ou tático.

2. A natureza do negócio

Na prática, todas as organizações gerem projetos, quer o façam conscientemente ou não. A natureza do negócio faz com que estas sejam mais ou menos sensíveis à eficiência da gestão o seu portfólio de projetos. Quanto maior seja o impacto directo dos projetos no resultado do negócio, mais sentido fará desenhar um PMO estratégico.
Por exemplo, uma organização que tenha decidido abordar o seu crescimento através de projetos de transformação multi-departamentais, obterá mais benefícios de um PMO estratégico, do que outra cujas iniciativas sejam mais estanque.

3. O modelo de gestão

Se o modelo de gestão é por projetos em vez de – ou em combinação com – outros modelos como a gestão
por objetivos, fará sentido que o PMO seja estratégico, uma vez que no modelo de gestão está implícita a relevância extremamente elevada dos projetos.
Definitivamente, se a alta gestão está próxima da definição e follow-up dos projetos, constitui em si mesmo uma habilitação estratégica do escritório de projetos. Pelo contrário, um maior distanciamento do portfólio dos projetos implica um menor reconhecimento da sua importância, motivo pelo qual o PMO operacional ou tático será mais adequado.

O PMO tem o poder de “matar” projetos?

Em um PMO estratégico

Si o PMO pode fazer este tipo de recomendações aos diretores da empresa, então terá carácter estratégico.
Significará que o PMO

  • Compreende o sentido do negócio
  • É consciente dos recursos que está a consumir
  • Compreende o valor associado a cada projeto.

Em suma, tem toda a informação para tomar decisões autorizadas.

Em um PMO operacional

Se não é esse o caso, então o PMO tem que ser operacional (gere diretamente os programas, reportando e apontando os chefes de projeto) ou tático (implementa os instrumentos desenhados na gestão de projetos, como metodologias ou recursos).

Os diferentes tipos de PMO não são incrementais, e um não é necessariamente mais complexo que outro. Simplesmente respondem a necessidades bem diferentes.