Um sistema de gestão de projetos, só existe, por conta de seus utilizadores, quer sejam funcionários ou consultores externos. Portanto, é imprescindível que o PMO ofereça suporte a este coletivo de pessoas.

Empregados ou fornecedores, todos são fontes de talento.

Responsabilidades

Um bom PMO deve estipular de uma forma lógica a atribuição de papéis, ajudando o gestor de projetos em dois pontos:

  • Os projetos empregam freqüentemente recursos de áreas funcionais.
  • Um exemplo de cenário oposto a isso é a atribuição espontânea de responsabilidade, criando desequilíbrio e desordem.

Um software de gestão de projetos deve oferecer várias opções para facilitar e definir os papéis de cada um, desde a configuração de acessos e permissões (seção “papéis”) até a definição de cada pessoa, em cada projeto ou tarefa. O papel do “responsável da tarefa” converte a esta, em um projeto subordinado, na qual o responsável pode realizar uma gestão completa e fazer acompanhamento.

Organização

A definição de estruturas organizacionais no sistema, é de grande importância na classificação dos diferentes elementos, bem como no aspecto analítico de toda a informação. A representação dessas estruturas utiliza um sistema hierárquico tradicional, cujas unidades poderemos vincular a projetos, pessoas ou atividades.

Capacidade: planificação e acompanhamento

A administração da demanda de recursos é uma das funções que mais exigem eficiência. Trata-se de algo essencial para o PMO, uma vez que esta gestão deve encontrar o equilíbrio entre:

  • Uma gestão transversal eficiente que impeça a sobrecarga de recursos e não permita capacidade ociosa.
  • A competência dos recursos entre diferentes unidades funcionais e projetos transversais.

A gestão de recursos deve estar vinculada à gestão da demanda: frequentemente, uma sobre-atribuição de um recurso está relacionada ao excesso da demanda. O PMO deve pelo menos dispor dos meios para identificar esta situação e, idealmente, ajustá-la conforme suas necessidades.

No seguinte exemplo, podemos ver um potente módulo que permite que o PMO faça planos de uma forma global, e analise a capacidade e disponibilidade de cada membro ou perfil profissional.

É muito importante definir, em conjunto a gestão de organizacional e processos, qual será o papel do PMO na atribuição desses recursos. Seleção de projetos dentro dos limites orçamentários.

Independentemente das atribuições que fizer, o PMO, no mínimo, deve conseguir oferecer uma visão a meio-prazo no encargo de recursos e alertar para a existência de discordância nas várias atribuições de tarefas.

 

Comunicação

Se as pessoas são as responsáveis por fazer acontecer a gestão de projetos, a comunicação é o meio que torna isso possível.

O papel do PMO é definir e canalizar a comunicação formal, bem como incentivar e facilitar a comunicação informal entre pessoas.

A comunicação formal está normalmente relacionada com o acompanhamento, ou seja, a maneira de analisar o progresso dos projetos.

O PMO terá que antecipar os momentos-chave em que as peças de informação relevante devem fluir de umas pessoas para outras. O sistema (PPM) deve ser o pilar deste processo, sendo o PMO quem define os eventos que impulsionarão as comunicações.

O PMO deve assegurar-se que estas mensagens são oportunas e que falem “o idioma” comum da organização, para que sejam assimilados pelos seus membros de uma forma natural.

  • A comunicação formal garante que a informação necessária será entregue aos interessados no memento adequado.
  • A comunicação informal aumenta a eficiência, oferecendo aos membros da equipe um mecanismo de colaboração de forma contextual.

O sistema de comunicação social empresarial de ITM Platform, permite administrar essa informação de forma contextual, o que é muito útil para organizar mensagens e para formar um histórico de documentação.

Documentation

Quer seja uma tarefa, risco registrado ou uma compra, cada elemento do projeto pode gerar a sua própria documentação de apoio.

O PMO tem diversos papéis referentes à documentação, com o foco principal em fomentar a homogeneidade e o aproveitamento da informação.

  • Define os documentos mínimos necessários, em que momento deve associar-se ao projeto e a que tipo de entidade estarão associados.
  • Define os formatos da documentação, em coordenação com outras áreas funcionais.
  • Oferece um sistema de acesso a planilhas e documentos-base, assim como os procedimentos para seu uso.

De acordo com sua utilidade, o PMO poderá empregar de formas diferentes essa ferramenta. Por exemplo, a função dos modelos de projeto pode associar os modelos de documentação em diferentes seções do projeto.

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