Os Project Management Offices, PMO, ou Escritórios de Gerenciamento de Projetos são departamentos que organizam e economizam os recursos graças ao estabelecimento de protocolos, documentação e centralização do gerenciamento de projetos.
A vontade de implementar um PMO parte de um diagnóstico negativo que reconhece a insuficiência das atuais capacidades de gerenciamento de projeto. No entanto não existem recomendações universais para gerenciar essa mudança de maneira eficaz. O objetivo de cada PMO depende sobretudo do contexto de cada organização e de fatores tão variados como o setor econômico, o tamanho da organização ou as competências em gestão de projetos dos colaboradores.
No entanto há ainda um fator ainda mais importante: a PMO terá que oferecer uma solução para corrigir as lacunas. Naturalmente, as necessidades serão diferentes consoante a conjuntura. As soluções não podem obviamente ser as mesmas.
Apesar de ser arriscado oferecer recomendações para um assunto tão dependente da conjuntura como este, uma tipologia clássica das distintas formas de PMO é por exemplo a que propuseram William Casey y Wendi Peck em 2001, no articulo “Choosing the right PMO setup”. Os autores começam por reconhecer que, ainda que o caráter genérico do PMO pode ser visto habitualmente como uma solução milagre, não existe uma medicina universal.
Podemos resumir a sua tipologia em 3 metáforas: a PMO pode ser uma “estação meteorológica”, uma “torre de controle” ou uma “fonte de recursos”
Tipo 1: PMO “estação meteorológica”
Em certas ocasiões, os clientes podem sentir que estão recebendo pouca informação sobre o que está acontecendo no projeto. A percepção é que estão a investir tempo, dinheiro e esperanças em resultados de projetos dos quais não tem informação detalhada.
Outra possibilidade é que gerenciem vários projetos simultaneamente e recebam informação diferente sobre os progressos em cada um de eles.
A solução para este problema é implementar um PMO cuja missão será de facilitar o acesso a informação objetiva, bem estruturada e comparável. Ao proporcionar modelos para relatórios, os conteúdos apresentam-se de forma homogenia e previsível, permitindo tratar a informação com maior eficácia.
Algumas das perguntas que os clientes de este tipo de PMO devem poder responder são:
- Qual é o estado atual do projeto? Que grau de execução dos objetos iniciais se alcançou até ao momento?
- Quais são os investimentos, e a que se dedica concretamente o capital aportado? As previsões parecem suficientes? Quanto do total previsto se gastou até ao momento?
- Quais são os principais riscos ou problemas que podem surgir durante a execução do projeto? /li>
No entanto, este tipo de PMO são simplesmente informativas, o que se significa que não têm competências para coordenar nem a autoridade suficiente para tomar decisões e melhorar projetos.
Se deseja que seja a própria PMO a solucionar os problemas do projeto, deverá optar por outro modelo.
Tipo 2: PMO “torre de controle”
Este tipo de PMO pode ser utilizado em conjunto com a anteriormente descrita. De fato, trata-se de um complemento adequado se deseja que a monitorização de projetos e detecção de problemas realizado graças a um PMO de tipo “estação meteorológica” implique a adoção de medidas corretoras para garantir que o projeto se ajuste aos padrões estabelecidos. .
As funções deste tipo de PMO são:
1. Definição de padrões para gerenciamento de projetos
Os padrões servem como referência metodológica aos quais os gerenciadores de projeto se devem adaptar o melhor possível guardando, no entanto, um certo grau de flexibilidade que permita responder em real às alterações que podem surgir no mercado ou no contexto socioeconômico. A definição de padrões também pode incluir os seguintes aspetos:
- Estabelecer o nível de risco desejado e os pontos em que se pretende assumi-lo
- A organização do pessoal encarregado de realizar o projeto e a distribuição de tarefas
- Canais de comunicação e de informação que mantenham atualizada a equipa, a direção e os clientes.
2. Decisão de metodologias para medir e analisar os resultados alcançados pelo projeto
Devem ser estabelecidos sistemas quantitativos que permitam monitorizar o avanço do projeto em tempo real para detectar carências e poder tomar medidas corretoras que minimizem o impacto final dos desvios no plano inicial
3. Cumprimento e elevação dos padrões
A aplicação de leves e constantes medidas corretoras permite não perder o foco estabelecido pelo plano inicial e respeitar os padrões estabelecidos. Dependendo da maturidade do PMO e do grau de conformidade da organização, pode ser importante também rever os padrões com novos aspetos.
Logicamente, quando o grau de conformidade é baixo, poderá ser interessante rever os padrões “por baixo” para que se ajustem à possibilidade real das equipes.
Tipo 3: PMO “fonte de recursos”
Este terceiro tipo de PMO é adaptado a empresas de tamanho superior, onde se exige um grau de especialização máximo e se podem mobilizar recursos humanos assim como novos projetos com relativa facilidade.
Neste contexto, é possível que os gerenciadores de projeto designados para executar um projeto não tenham o perfil desejado. A solução de é de recorrer a Project Managers como se fossem um produto de catalogo. Se procurar um Project Manager perito num determinado campo de conhecimento, um setor de mercado, etc., deverá recorrer a uma “loja” de Project Managers especifica, pois isso será a garantia que a sua formação ou experencia será ajustada à qualidade desejada, em consequência, supõe que será uma garantia para o bom desenvolvimento do projeto.
Este tipo de interpretação do PMO não garante que realizam os projetos adequados ou que se realizem de forma ideal, apenas os Project Managers selecionados são realmente indicados para o sucesso do projeto. Este o pilar sobre o qual deve repousar o êxito, que deverá além disso se apoiar noutros fatores como uma boa comunicação, um quadro competente e motivado, etc.
Uma vez selecionado adequadamente o Project Manager, ele deverá ter a liberdade suficiente para realizar o trabalho da maneira que considere mais adequada.
Mas afinal, qual é o melhor tipo de PMO?
Tal como explicamos no início do artigo, cada empresa e cada projeto tem objetivos e aspirações diferentes. Em função da maturidade de uma empresa, do seu alcance e das suas necessidades, deverá recorrer em maior ou menor medida a cada um dos tipos de PMO.
Este é o primeiro artigo de uma seria dedicada aos PMO. Os primeiros três artigos serão dedicados a cada um dos modelos explicados neste artigo..