Um guia para reconhecimento de receita e gerenciamento de projetos

O seu projeto foi entregue no prazo e dentro do orçamento. O cliente pagou a primeira fatura meses atrás e o dinheiro está no banco desde então. Por que, então, o diretor financeiro continua reportando um número de receita que é uma fração disso? Porque caixa e receita são dois números diferentes, e é nessa distância que as organizações orientadas a projetos vão perdendo o controle das suas finanças sem perceber.

Reconhecimento de receita é o processo pelo qual uma empresa decide quando uma transação conta como receita. O caixa não conta como receita enquanto você não tiver ganho cada centavo dele.

Isso costuma ser tratado como problema do departamento contábil. Em consultoria, construção e software não é. Qual é o sentido de entregar um projeto no prazo e dentro do orçamento se ninguém acompanha a receita que ele acrescenta aos resultados?

Quando o dinheiro no banco ainda não é seu

Em contratos longos ou entre empresas, o cliente deve pagar adiantado, na metade do caminho ou quando todas as entregas forem aceitas? O princípio contábil do reconhecimento de receita responde sempre da mesma forma: a receita é contada quando foi ganha, não quando chega. Um restaurante deixa os três casos bem visíveis.

Pagamento na prestação do serviço

Uma cliente experimenta um restaurante da moda, é servida com uma refeição deliciosa e paga satisfeita. Isso é pagamento imediato na prestação do serviço, e o dono registra a receita naquela mesma noite.

Pagamento antes do serviço, ou receita diferida

Ela fica tão encantada que reserva a casa para o seu aniversário de quarenta anos daqui a seis meses: sessenta convidados e um salão inteiro fechado só para ela. O restaurante pede o pagamento antes da festa. Esse adiantamento é receita diferida, e continua diferido até as velas serem apagadas, porque só então ele foi ganho.

Pagamento depois do serviço, ou receita acumulada

Em seguida ela recomenda o restaurante como bufê para os eventos corporativos da empresa onde trabalha. A companhia encomenda refeições sempre que recebe visitas e acerta a conta no fim do mês. Isso é receita acumulada: a refeição servida no dia 1º já conta como ganha, mesmo que o pagamento só entre no dia 30.

Momento do pagamento	Nome contábil	O que as contas mostram
Pago conforme o serviço é prestado	Receita reconhecida	Caixa e receita andam juntos
Pago antes da entrega	Receita diferida	Dinheiro recebido, entrega ainda devida ao cliente
Pago depois da entrega	Receita acumulada	Receita ganha, dinheiro ainda devido pelo cliente

Fluxo de caixa e receita são números diferentes

Dinheiro no banco não é automaticamente reconhecível. Se o comprador cancelar, ou se os bens e serviços nunca forem entregues, ele volta. Em um projeto complexo essa distância fica aberta por trimestres, então o que você espera ganhar e o que já confirmou como ganho precisam ser acompanhados lado a lado, e não deduzidos da trilha de faturas.

A planilha é onde a maioria das equipes perde o fio, porque o plano e as confirmações acabam em arquivos diferentes. No ITM Platform cada projeto tem a sua própria lista de receitas, em que cada lançamento carrega um valor previsto e um status, e somente os status configurados como valores reais entram no total de receita real do projeto. Isso deixa previsto e real no mesmo lugar. Veja em gestão de receita como esses lançamentos, as receitas recorrentes e os status são configurados.

O modelo de cinco passos por trás de toda política de reconhecimento

As organizações decidem quais transações contam como receita seguindo padrões aceitos internacionalmente. A IFRS 15 e a sua contraparte norte-americana, a ASC 606, estabelecem os mesmos cinco passos:

1. Elaborar um contrato com o cliente.
2. Identificar as obrigações de desempenho do contrato, aquelas promessas incômodas feitas pela equipe de vendas.
3. Determinar o preço da transação.
4. Vincular o preço da transação às obrigações, definindo o momento em que o cliente paga.
5. Reconhecer a receita quando a parte executora cumpre a obrigação de desempenho.

Em bom português: um contrato, algo a entregar, preços claros e condições de entrega. Cumpriu as condições, a receita é sua.

Cinco métodos, e como escolher entre eles

Não existe tamanho único. O método certo depende do que gera valor nos seus contratos, então comece por aqui e leia o exemplo resolvido que se parece com o seu caso.

Método	A receita acompanha	Encaixe típico
Porcentagem de conclusão	O progresso reportado	Contratos longos de engenharia e construção
Distribuição linear por marcos	Os marcos atingidos	Entregas em fases com pontos de aceite acordados
Preço fixo por período	O calendário	Assinaturas e contratos recorrentes
Taxa de faturamento por horas estimadas	Horas estimadas × taxa da categoria	Serviços profissionais e consultoria
Reconhecimento direto de receita	A própria transação	Licenças, bens intermediados e revenda

Escolher é a parte fácil. Aplicar o método período após período, em um portfólio no qual cada tipo de projeto segue regras diferentes, é o que quebra as planilhas. O ITM Platform implementa esses mesmos cinco métodos e distribui o orçamento de receita entre os períodos do projeto, gerando uma previsão para cada um assim que existem método, orçamento de receita e datas de início e fim, e permite transformar uma previsão em reconhecimento real quando o período fecha. Em reconhecimento de receita estão os pré-requisitos e a forma de definir o método para toda a empresa, por tipo de projeto ou por projeto.

Porcentagem de conclusão

Receita reconhecida = progresso do período × orçamento total de receita

Conclua 10% do projeto e você reconhece 10% da receita. Os períodos normalmente são mensais ou trimestrais.

A Silver Railway ganha um contrato de dois anos para construir 1.300 quilômetros de ferrovia. O orçamento total é de R$ 100 milhões, faturados em oito pagamentos trimestrais iguais. A empresa reconhece receita pelos quilômetros construídos a cada mês como proporção do total. O progresso não será uniforme: o terreno e uma estação aqui e ali decidem quanto de via é assentado em um determinado mês.

A receita reconhecida, as barras azuis verticais, acompanha exatamente os quilômetros construídos. Agora compare com o que você de fato fatura.

No primeiro trimestre a Silver Railway constrói 4% dos 1.300 quilômetros, então reconhece R$ 4 milhões enquanto apresenta ao cliente a fatura combinada de R$ 12,5 milhões. Os R$ 8,5 milhões restantes ficam diferidos.

Tudo isso depende de o número de progresso ser honesto: quando o progresso reportado se descola do progresso real, a receita reconhecida se descola junto. Antes de fechar com esse método vale ler o nosso guia sobre a diferença entre porcentagens de progresso estimadas e reais.

Distribuição linear por marcos

Valor do marco = horas estimadas do marco ÷ horas estimadas totais × orçamento total de receita

Aqui o ritmo do progresso não é o fator principal. O que importa é atingir os marcos.

Você está construindo um sistema para a varejista Rain Forest com quatro módulos: Estoque, Pedidos, Compras e Remessa. O orçamento de receita é de R$ 100.000 em seis meses, pago 30% no início, 30% quando Pedidos fica pronto no terceiro mês e 40% no final. Cada módulo vira um marco, e os dois primeiros exigem mais mão de obra do que os dois últimos.

Como a distribuição é linear dentro de cada marco, todos reconhecem o mesmo valor por mês: Estoque R$ 14.400, Pedidos R$ 16.000, Compras R$ 10.400 e Remessa R$ 14.400. No gráfico os valores aparecem acumulados.

Repare nos dois descompassos. Você faturou R$ 30.000 antes de trabalhar uma única hora, e isso é receita diferida. Na segunda fatura já concluiu R$ 75.200 em trabalho, mas faturou apenas R$ 60.000, o que deixa R$ 15.200 de receita acumulada: dinheiro ganho e ainda não faturado.

Preço fixo por período

Receita por período = orçamento total de receita ÷ número de períodos

O mais simples dos cinco. A Sales Muscle vende software como serviço em assinatura anual, paga adiantada pelos doze meses, de modo que o valor inteiro começa como receita diferida parada no banco antes de um único mês de serviço ter sido prestado. Se o cliente cancelar no meio do ano, o saldo restante financia o reembolso.

Os clientes pagam R$ 24.000, então a Sales Muscle reconhece R$ 2.000 todo mês até a receita diferida chegar a zero no fim do ano.

Taxa de faturamento por horas estimadas

Receita = taxa de faturamento por categoria profissional × horas estimadas por tarefa × progresso do período

A vantagem: você pode faturar horas estimadas em vez de horas reais.

A sua consultoria, The Fifth Big, fechou um contrato para transformar os processos financeiros de um cliente. Você monta o preço estimando horas por perfil de consultor, sócio, sênior e júnior, ao longo do cronograma. O preço final é de R$ 100.000 em dois pagamentos: metade na assinatura e metade no aceite.

Como você faturou R$ 50.000 no início, as contas carregam receita diferida todos os meses até julho, encolhendo conforme o reconhecimento avança. De agosto até o encerramento você trabalha sem faturar, o que gera receita acumulada até dezembro.

Refazer essa curva à mão todo mês significa correr atrás de apontamentos de horas e tabelas de tarifas espalhados pela equipe. O ITM Platform calcula a receita por hora aplicando a taxa da categoria profissional às horas estimadas ou às horas reais, exclui as horas não faturáveis quando trabalha com horas reais, e marca as tarefas e os recursos já faturados para que o mesmo trabalho não seja cobrado duas vezes. A mecânica está em gestão de receita por hora.

Reconhecimento direto de receita

Este método reconhece a receita conforme a transação acontece. A SureStart executa projetos de valor agregado, e alguns clientes preferem comprar por meio dela as suas licenças de software e aquisições menores. Todo mês o cliente diz do que precisa, os bens trocam de mãos e a receita é reconhecida ali mesmo.

O que o PMO ganha quando acerta nisso

Você não paga salários, não reporta lucro e não investe sem uma ideia firme do que é de fato seu para gastar. Aplicar critérios de reconhecimento aos projetos compra um controle financeiro mais apertado e uma prática de gerenciamento de projetos que se conecta à estratégia do negócio em vez de correr ao lado dela.

Próximos passos

• Comece um teste gratuito do ITM Platform e defina um orçamento de receita e um método de reconhecimento em um projeto real.
• Veja como custos e rendimentos funcionam juntos no portfólio inteiro.
• Continue lendo: como calcular o custo homem-hora de seus projetos.