La transformación PMO, 2026

De MS Project Online a una gestión estratégica del portfolio

2026 obliga a muchas organizaciones a revisar su stack de proyectos. La retirada de Microsoft Project Online no es el tema central, pero sí el detonante: pone fecha a la necesidad de pasar de “gestionar planes” a gestionar el portfolio con criterios de negocio. El objetivo no es migrar por migrar, sino implantar una disciplina que conecte estrategia, capacidad y finanzas, con una adopción rápida y de bajo riesgo.

Qué cambia (y por qué importa)

• Contexto: Project Online tiene fecha de retirada, así que conviene planificar una transición ordenada. Mantener hábitos útiles (WBS, MPP) es compatible con ganar gobierno de portfolio, capacidad y financieros integrados.
• Enfoque: liderar con valor de PMO (decisión y priorización) y no con el sunset. El paso de MS Project a ITM Platform debe ser un upgrade funcional, no un reemplazo.

Los pilares de una PMO moderna con ITM Platform

1) Estrategia → Portfolio (de verdad) Define objetivos, evalúa iniciativas y arma escenarios what-if; prioriza por valor y restricción presupuestaria.

2) Gestión de portfolio y programas Una vista que unifica proyectos, servicios y programas; seguimiento de hitos, progreso y dependencias a nivel de portfolio.

3) Capacidad accionable (sin Excel paralelos) Carga vs capacidad por persona o perfil, con alertas de sobreasignación y ajustes rápidos para comprometer fechas realistas.

4) Seguimiento y valor ganado Métricas de rendimiento, proyecciones y alertas de desviación integradas en informes periódicos.

5) Finanzas integradas Costes e ingresos previstos y reales, márgenes por proyecto/cliente y reconocimiento de ingresos (PoC, por hitos, fijo por periodo, tarifa por horas estimadas o directo).

6) Trabajo híbrido: Gantt + Kanban Planifica con líneas base y ruta crítica; ejecuta en tablero con columnas personalizadas; sincronía con el portfolio. Compatibilidad MPP para no perder esfuerzo invertido.

7) Gobernanza y cumplimiento Riesgos, incidencias, workflows de estado y aprobaciones; campos personalizados para adaptar el modelo a tu organización.

8) Operación y datos confiables Timesheets usables, colaboración contextual, cuadros personalizables, multiidioma/multimoneda y reporting exportable.

En qué supera “seguir solo con Project”

• De proyectos sueltos a economía de portfolio: una conversación con dirección basada en valor, coste e ingreso/margen por cliente.
• Capacidad como palanca de compromiso: escenarios por perfiles/personas y evidencia de sobreasignación en un clic.
• Finanzas auditables sin inventos fuera del sistema: modelos de reconocimiento consistentes.
• Gobernanza configurable: reglas y aprobaciones claras sin consultoría eterna.
• Híbrido sin fricciones: plan en Gantt, ejecución en Kanban, ambos gobernados desde portfolio; importa MPP cuando haga falta.

Camino de adopción y migración (sin rehacer todo)

Migration Lite (alcance acotado)

• Parámetros clave y alta de usuarios.
• Creación/importación de proyectos vía API.
• Carga manual de MPP con soporte de importador.
• Lo complejo (calendarios muy específicos, permisos profundos, históricos extensos) se archiva o aborda en fases posteriores.

Repoint de Power BI

• Reconecta dashboards existentes a los datos de ITM Platform para preservar KPIs.

Entregables rápidos

• Verificación con proyectos de muestra, conteos (proyectos/tareas/horas) y primeras vistas de portfolio para dirección.

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IA que acelera decisiones (y refuerza la gobernanza)

• Resúmenes y señales de desvío dentro de los informes de progreso.
• PMPilot (asistente conversacional) para responder dudas operativas y navegar datos del portfolio sin construir informes ad-hoc. La IA no sustituye procesos: los acelera y hace más consistentes.

Ruta en 30 días

• Semana 1 – Preparación: objetivos y criterios, parámetros básicos, usuarios y perfiles; portfolio piloto (10–20 iniciativas).
• Semana 2 – Datos mínimos: importación API/MPP, reglas de time tracking, primeras métricas de capacidad y progreso.
• Semana 3 – Finanzas & reporting: costes/ingresos y márgenes; repoint de dashboards críticos.
• Semana 4 – Gobernanza & go-live: workflows y aprobaciones, revisión de riesgos, ciclo de cierre semanal y plan de escalado.

Checklist de decisión para tu PMO 2026

• ¿Tengo criterios explícitos para priorizar y un tablero de salud de portfolio?
• ¿Veo en una sola vista avance, hitos, capacidad y margen?
• ¿Mi reconocimiento de ingresos refleja contratos reales (PoC, hitos, etc.)?
• ¿Riesgos/incidencias se conectan a tareas, costes y plazos?
• ¿Los workflows refuerzan la gobernanza sin frenar la entrega?

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Próximo paso

Webinar – 27 de noviembre de 2025 “La transformación PMO, 2026. De MS Project a una gestión estratégica del portfolio” Veremos el flujo completo de una PMO (portfolio, capacidad, tiempos, finanzas), el enfoque Migration Lite y un adelanto de las novedades de IA que marcan la diferencia.

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Preguntas frecuentes sobre la cobertura de ITM Platform frente a MS Project Online (FAQ)

¿ITM Platform cubre la planificación clásica (WBS, Gantt, dependencias, calendarios) de MS Project Online? Sí. ITM Platform ofrece planificación con Gantt, dependencias, hitos, calendarios, múltiples líneas base y ruta crítica. Además, admite importación de archivos .MPP y creación/actualización de planes vía API para acelerar la transición.

¿Cómo gestiona ITM Platform los recursos comparado con MS Project Online? Cubre la asignación a tareas y, además, incorpora planificación de capacidad por perfiles y personas a nivel de portfolio (demanda vs capacidad, sobreasignaciones, escenarios “what-if”). Esto reduce el uso de hojas paralelas y mejora el compromiso de fechas.

¿Hojas de tiempo y aprobaciones están integradas como en Project Online? Sí. ITM Platform incluye timesheets con circuitos de aprobación y conexión directa con costes/ingresos y presupuestos. Como valor adicional, incorpora:

• Gestión financiera integrada de proyectos, programas y servicios.
• Compras y control de proveedores, ligadas al presupuesto.
• Ingresos y márgenes por cliente/proyecto.
• Reconocimiento de ingresos (PoC, por hitos, fijo por periodo, etc.).
• Multimoneda y consolidación financiera a nivel de portfolio.
• Cierre de periodos para asegurar cortes contables consistentes.

¿Portfolio y priorización: ITM Platform ofrece lo mismo que MS Project Online? Cubre la gestión de portfolio de programas, proyectos, servicios y activos, y añade:

• Priorización con criterios de negocio.
• Escenarios “what-if” de selección y carga.
• Seguimiento consolidado de salud (plazo, coste, capacidad, valor y finanzas consolidadas a nivel de portfolio).

¿Gobernanza, riesgos e incidencias? Sí. ITM Platform dispone de riesgos/incidencias vinculados a tareas, costes y planes, workflows de estado y aprobaciones configurables y campos personalizados. Todo se configura desde una interfaz única de administración, que permite adaptar procesos y formularios sin depender de SharePoint. Además, las extensiones permiten automatizar procesos y conectarse con otros sistemas (ERP, ticketing, etc.) cuando se necesita ir más allá del estándar.

¿Colaboración, miembros de equipo y usuarios externos? ITM Platform incorpora:

• Chat y conversaciones contextuales en proyectos, tareas y servicios.
• Un modelo de miembros de equipo simplificado, fácil de mantener.
• Miembros de equipo ilimitados sin estructuras complejas de licenciamiento.
• Usuarios externos (clientes, proveedores, partners) con acceso controlado a la información relevante.
• Control de clientes y proveedores vinculado tanto a proyectos como a compras/ingresos.

Esto facilita la colaboración con todo el ecosistema del proyecto sin salir de la plataforma.

¿Reporting y Power BI: puedo mantener mis cuadros actuales? Sí. Suele bastar con un repoint de Power BI a las API/datos de ITM Platform. Hay plantillas de partida y un modelo de datos unificado (portfolio, capacidad, tiempos, finanzas, riesgos) que reduce ETL ad-hoc y simplifica el mantenimiento de cuadros.

¿Trabajo ágil/Kanban y proyectos híbridos (cascada + ágil)? Sí. ITM Platform combina Gantt para planificación con Kanban (estados configurables, sprints opcionales) para la ejecución diaria, todo sincronizado con el portfolio. Esto soporta gestión ágil de proyectos, servicios continuos y modelos híbridos.

¿Cómo migro mis .MPP y mis proyectos en Project Online? ITM Platform soporta importación MPP (best-effort), creación por API y un enfoque Migration Lite: parámetros clave, usuarios, proyectos/servicios representativos y reporting crítico primero; elementos complejos (calendarios muy finos, históricos extensos) se abordan por fases.

¿ITM Platform replica al 100 % cada detalle de Project Online y sus flujos SharePoint? No pretende la réplica 1:1 de todo el ecosistema. En la práctica, cubre lo funcional clave (planificación, portfolio, recursos, tiempos, reporting, finanzas) y sustituye los flujos con workflows nativos más simples y mantenibles. Las extensiones y APIs cubren los casos en los que antes se dependía de desarrollos SharePoint o integraciones ad-hoc.

¿Permisos y seguridad están al nivel empresarial? Sí. Roles y permisos granulares, SSO opcional y control de acceso por organización/portfolio/proyecto. Modelo SaaS multi-tenant con aislamiento de datos, auditoría de cambios relevantes y opciones de acceso restringido para usuarios externos.

¿Qué aporta ITM Platform “además de” lo que hacía MS Project Online?

Entre otros:

• Capacidad de recursos a nivel de portfolio con escenarios y sobreasignación visible.
• Finanzas integradas: compras, ingresos, márgenes, reconocimiento de ingresos, multimoneda, consolidación y cierre de periodos.
• Gobernanza configurable y procesos propios, sin dependencias de SharePoint.
• Híbrido real: Gantt + Kanban en una sola plataforma, para proyectos y servicios.
• Colaboración integrada: chat contextual, clientes/proveedores, usuarios externos y miembros de equipo ilimitados.
• Datos unificados para BI (menos ETL), APIs y plantillas de informes.
• IA aplicada (resúmenes, señales de desviación) y asistente PMPilot para navegar datos con lenguaje natural.
• Extensiones para automatizar e integrar sin romper el estándar.

¿Seguiremos pudiendo usar Project de escritorio? Sí, si se necesita para ediciones locales. La importación/exportación MPP facilita la convivencia y el paso gradual a una operación centrada en portfolio y servicios.

¿Cómo traslado mis informes OData de Project Online? Normalmente se resuelven con repoint de Power BI a las API de ITM Platform, mapeando medidas equivalentes y añadiendo las nuevas (capacidad, márgenes, riesgos, finanzas de portfolio).

¿Qué tiempos de adopción son realistas? Con un alcance acotado, es habitual obtener visibilidad de portfolio en semanas: parámetros, usuarios, 10–20 proyectos/servicios representativos, repoint de 2–3 cuadros críticos y ciclo de seguimiento básico. A partir de ahí se van incorporando progresivamente finanzas avanzadas, servicios, activos, procesos y extensiones.dd