Este artículo ha sido escrito por nuestra autora invitada, Elizabeth Harrin. Elizabeth ha publicado recientemente una reseña de ITM Platform en su blog.
Por supuesto, cuando estoy de vacaciones lo que quiero es estar de vacaciones de verdad. Disfrutar de mi tiempo libre, relajarme con un cóctel junto a la barbacoa y jugar a la pelota con mis hijos. Lo que no quiero es tener que comprobar mi email continuamente, atender las llamadas del patrocinador del proyecto o seguir cocinando informes de proyecto desde la cabaña del bosque porque no hay nadie más que pueda prepararlos cuando no estoy en la oficina.
Ya sé que nuestra función como directores de proyecto es importante, pero el proyecto no se puede detener cuando nos marchamos. No es bueno que dediques a trabajar el tiempo en el que deberías estar relajándote y cargando las pilas. Te mereces un descanso.
Es fácil decirlo, claro. Pero es menos fácil llevarlo a la práctica porque gran parte de nuestras competencias como directores de proyecto no se pueden delegar inmediatamente a nadie y a menudo ni siquiera tenemos candidatos a los que considerar para entregar esas responsabilidades. Ese ejemplo de preparar informes de proyecto durante mis vacaciones… ocurrió de verdad. Pero el informe no fue gran cosa porque no podía juntarme con el equipo para tener una idea adecuada de lo que estaba ocurriendo.
Entonces, ¿cómo puedes tomarte un descanso sin que el proyecto se caiga en pedazos sin ti? Estos son cinco consejos anti-stress para que pongas en práctica antes de irte de vacaciones. Podrás marcharte y disfrutar sin preocupaciones.
1. No dejes ningún cabo suelto en el calendario
Es mucho más fácil escaparse de la oficina si dejas la programación del proyecto en buen estado. Que la programación esté al día significa que todo el mundo sabe en qué tareas deben trabajar mientras tú no estás. Sinceramente, lo más seguro es que ya tengan una idea de lo que deberían estar haciendo, pero marcarlo con precisión en el calendario significa que no tendrán excusas.
Si aún quedan tareas a las que no hayas asignado personas, haz responsable a alguien para que lo pueda tener en cuanta mientras no estás en la oficina. Si es necesario, tómate tu tiempo antes de irte para explicar la tarea y qué es lo que esperas que se haga en tu ausencia. Usa esa conversación para confirmar las fechas de entrega con ellos y para comprobar que tu estimación es realista.
2. Delega las cosas importantes a otra persona que tome el relevo
Con algo de suerte, no pasará nada importante mientras te ausentas. Eres un director de proyectos, así que probablemente hayas planeado tus vacaciones durante una época que vaya a tener un impacto mínimo en el proyecto.
No como yo, que me tomé la baja de maternidad justo antes del lanzamiento de un proyecto de desarrollo de software de dos años (ahí sí que hubo un relevo)
En cualquier caso, si cualquier cosa puede representar un problema o es suficientemente importante para que se sepa en la oficina, instruye a alguien al respecto. Es posible que tengas varias personas con las que poder hablar: el relevo no tiene por qué ser a una sola persona. El patrocinador del proyecto, por ejemplo, podría encargarse de parte de la gestión de problemas, un líder de flujo de trabajo puede dedicarse a identificar cuáles son las tareas prioritarias y el coordinador del proyecto podría recibir instrucciones para que controle el registro de actividades.
Deja todo lo que puedas por escrito al preparar tu relevo, porque la gente tiende a olvidarse de las cosas. Incluye los detalles de las personas clave a las que pueden consultar para ayudarles, para que tengan un recurso antes de empezar a llamarte con tus problemas.
También puedes avisarles de qué aspectos pueden dejar de lado. Por ejemplo, alguien podría completar alguna tarea que no esté en la ruta crítica, pero en realidad eso es un trabajo que puede esperar hasta que vuelvas. Intenta establecer pautas claras sobre las áreas en las que hay que actuar y aquellas que pueden esperar. Te aseguro que muchas cosas estarán en la segunda categoría.
3. Configura tu mensaje de Out of Office
Genera expectativas claras desde el inicio sobre tu ausencia de la oficina. Cambia tu mensaje en el buzón de voz para que quien te llama sepa que no estarás disponibles. Añade un mensaje automático a tu correo electrónico para avisar a quien te escriba. Todo esto ayuda a que tus colegas sepan qué pueden esperar de ti, de manera que no se frustren cuando se demore tu respuesta (sobre todo, si normalmente respondes en seguida). Esto te dará oxígeno, porque sabrás que todo el mundo sabe dónde estás y cuándo podrán recibir una respuesta.
Si tienes un segundo de a bordo que te ayude a manejar la mayor parte de tus tareas o consultas urgentes, inclúyelos en tus mensajes automáticos, pero asegúrate de hablarlo con ellos antes. Personalmente, prefiero no reenviar automáticamente todos mis mensajes, pero si esa es la cultura de tu organización, créalo y ponlo en marcha antes de tu último día.
A tu vuelta, acuérdate de desactivar tu aviso de Out of Office y de volver a cambiar tu buzón de voz. Puedes apuntarlo en tu agenda para acordarte de hacerlo en tu primer día después de las vacaciones, de manera que nadie te deje mensajes voz diciéndote que tu buzón está anticuado.
4. Habla con tu patrocinador
Aunque no haya ninguna entrega al patrocinador, haz tiempo en tu agenda para reunirte con ellos y discutir tu plan de relevo. Avísales de cuáles son las fechas de tus vacaciones y a quién pueden dirigirse en caso de emergencia.
Si no te importa que te escriban o te llamen mientras estás fuera, díselo. Y dales tus datos de contacto para que puedan hacerlo.
El objetivo es que te puedas marchar sabiendo que el patrocinador confía en que todo está bajo control a pesar de que no vayas a estar dominando físicamente el proyecto durante un par de semanas. Insisto: lo fundamental es crear las expectativas justas.
5. Planifica tu regreso
Resérvate la mañana del primer día tras tu regreso. Apúntatelo en la agenda para que nadie intente incluirte en una reunión inesperada.
Este es el momento para ponerte al día. Revisa todos los emails, cógele de nuevo el pulso al trabajo, accede a tu software de gestión de proyectos para comprobar los avances del equipo. Este espacio de descompresión en tu primer día es importantísimo para aliviar el estrés post-vacacional. Aunque te pases la primera hora hablando con sistemas para recuperar la contraseña de tu equipo, que por supuesto te has olvidado.
Con todas estas medidas en marcha, podrás marcharte y pasar unas vacaciones sin sobresaltos. Aunque pueda parecer que el proyecto se detendrá mientras no estés allí, probablemente no ocurra. Las posibilidades de que te encuentres con un desastre tras haber librado durante quince días son remotas, especialmente si has puesto en práctica estos consejos para que haya una transición suave a tu salida y a tu regreso.
No cabe duda de que el equipo estará contento de que te reincorpores y esperará que leas todos los emails de tu bandeja, apruebes las facturas y cumplas con tus responsabilidades. Pero, por lo menos, tu previsión habrá conseguido que pases unas vacaciones libres de estrés, disfrutes de tu tiempo y cargues las pilas antes de tu regreso a la gestión diaria de tu proyecto.
Elizabeth Harrin lleva el blog GirlsGuideToPM.com, en el que escribe guías prácticas para directores de proyectos, comparte recursos gratuitos y publica entrevistas a expertos. Es la autora de tres libros sobre gestión de proyectos, entre los que se encuentra Collaboration Tools for Project Managers.