Si estás intentando planificar un calendario para tu proyecto, necesitas poner las ideas sobre el papel, asignando a cada una de ellas un momento y una prioridad.
En el siguiente artículo te proponemos algunos métodos que puedes utilizar para elaborar este calendario:
Hoja de cálculo
Probablemente es el método más sencillo pero también el menos eficiente. Aunque hayan sido diseñadas para otros fines, en los programas de hojas de cálculo se trabaja con tablas, que se pueden utilizar para confeccionar horarios y calendarios.
De hecho, muchos de estos programas poseen diferentes plantillas de calendario, para que no tengas que emplear tu tiempo en rellenar una tabla con los días de la semana o del mes.
Existen programas de hojas de cálculo que son de pago, pero cada vez más existen alternativas de software libre o sistemas “cloud” o “en la nube”.
Aquellos programas sólo presentes en un ordenador (programas que no son “cloud”), presentan un problema: hay que idear alguna manera para compartir los archivos. La más sencilla y “tradicional” es enviarlos por correo electrónico como documentos adjuntos. Este método tiene el problema de que si alguno de los miembros desea realizar algún cambio, deberá reenviar la tabla modificada y estar pendiente de realizar los cambios sobre la última versión. Todo este sistema genera ineficiencia y duplicidad de tareas y no es nada recomendable en un contexto tecnológico en el que hay otras herramientas sencillas y mucho más avanzadas.
La solución a este problema es utilizar plataformas “cloud” o “en la nube”. Algunas de estas plataformas permiten sincronizar las modificaciones en los archivos con nuestro espacio personal en esta “nube”, o incluso con la agenda laboral y personal o el correo electrónico. style="text-align: justify;">Estas herramientas “en la nube” suelen contar con planes gratuitos que pueden servir para uso personal o de pequeña empresa. También pueden servir para aprender a usar el sistema y comprobar cómo mejoran la eficiencia de nuestro trabajo. Posteriormente, podremos contratar diversos planes más completos que satisfagan plenamente las necesidades de nuestra empresa.
Calendarios on-line:
También son herramientas de uso sencillo, que son además mucho más eficientes. Se pueden colocar las tareas en un calendario que puede ser modificado y actualizado en tiempo real por parte de cualquiera de los miembros del equipo. Además, permiten configurar un sistema de notificaciones sincronizado con ordenadores y dispositivos móviles para que a ningún miembro del equipo se le pase por alto ninguna de las tareas. Se pueden elaborar calendarios de dos formas:
- Calendarios individuales. Se puede realizar un calendario diferente para cada miembro del equipo en el que se organicen todas las tareas que tiene que realizar en un tiempo determinado. El director de proyectos tendrá acceso a los calendarios de todos los miembros del equipo, por lo que podrá monitorizar el progreso de las tareas.
- Calendarios de equipo de proyecto. Se puede realizar un calendario común para un proyecto al que se dé acceso a todos los miembros que participan en él. Se pueden configurar los permisos del calendario para que únicamente algunos de los invitados a ese calendario puedan ver los eventos y otros además puedan editarlos.
Diagrama de Gantt:
Probablemente es la herramienta menos intuitiva pero sí la más eficaz. Permite a los equipos organizar las tareas del proyecto y los objetivos en tiempo real de tal forma que puedan trabajar conjuntamente en una línea del tiempo. También muestra la duración de las tareas, conecta las tareas en aquellos puntos en los que se interrelacionan, permite añadir notas a las tareas y a los tiempos y compara el progreso de los proyectos y de los equipos a los que se les ha asignado.
En ITM platform hemos elaborado una herramienta de gestión de proyectos que incorpora cualquier sistema que desees para organizar tu trabajo y el de tu empresa. En el siguiente vídeo te mostramos lo sencillo que es elaborar diagramas de Gantt utilizando nuestro software. Si deseas probarlo por ti mismo, no dudes en utilizar nuestra versión de prueba. Cambiarás tu manera de entender la gestión de proyectos.