A la hora de llevar a buen puerto un proyecto empresarial es imprescindible conocer bien las responsabilidades de cada participante y su implicación en el mismo. Tanto si se trata de un pequeño trabajo para un grupo reducido de empleados, un encargo para todo un departamento o un proyecto de gran envergadura que implique a toda la empresa, el éxito depende de que las piezas encajen con la mayor precisión posible.
La compañía se sostiene sobre dos ejes principales: productividad y eficiencia. Los trabajadores con bajo rendimiento afectan a los resultados y costes de la empresa. Por lo tanto, para cualquier jefe de proyecto debe ser una prioridad controlar el rendimiento y el horario de los empleados a su cargo.
¿Por qué controlar el horario de los empleados? Existen muy buenos motivos.
1. Calcular con precisión facturas y nóminas
Al presentar las facturas a los clientes, la empresa necesita saber las horas de trabajo real invertidas en la ejecución del proyecto. Facturar correctamente es una responsabilidad y para eso se hace imprescindible conocer cuántas horas en total y cuántas por persona se han necesitado.
Aunque el proyecto se realice a presupuesto cerrado, es de sumo interés conocer el tiempo real de trabajo para así poder hacer cálculos de eficiencia y estimación de resultados. No es lo mismo realizar un proyecto en una semana que en diez días.
Además, este conocimiento de la implicación de cada empleado puede servir para determinados cálculos de nómina y sueldo. De este modo se podría ajustar más la nómina a la jornada real, ya sea en incremento o en disminución.
Bien sea para facturar al cliente o para administrar las nóminas, el uso de un software de seguimiento y control de trabajos permite, también, el cálculo rápido y preciso de toda esa información sin los papeleos que implica usar otros sistemas de gestión (o no usar ninguno).
2. Localizar áreas que deben mejorar
Localizar el derroche o la falta de horas de trabajo y poder relacionarlo con la eficacia del empleado o departamento permite analizar en qué sectores o áreas se está fallando y gestionar su mejora.
El software de control permite saber qué trabajador pierde el tiempo o cuál destaca por su productividad y eficiencia. La suma de todos y el cruce con los datos de contabilidad podría determinar la eficacia de la empresa, departamento, grupo de trabajo o trabajador en concreto.
3. Ayudar a los empleados a mejorar
Una vez los trabajadores saben que están siendo monitorizados y su actividad registrada, aunque solo sea por los horarios, podrán implicarse más y mejorar su productividad. Hasta el trabajador más eficiente podría sorprenderse si analiza sus hábitos de navegación y descubre que dedica más tiempo del necesario en, por ejemplo, la comunicación interna de la compañía.
No se trata de buscar actividades inapropiadas, porque incluso escribiendo correos electrónicos por y para la empresa se puede estar perdiendo un tiempo precioso. La información obtenida permite a cada empleado ver las áreas en las que es menos productivo y corregirse.
4. Facilitar la evaluación del trabajo
Con la evaluación de rendimiento, un jefe de proyecto puede tener a golpe de clic los datos de trabajo realizado, cómo, cuánto y cuándo. Esto facilita la gestión y la localización inmediata de errores y permite al jefe la retroalimentación directa del empleado, lo cual mejorará el rendimiento general.
5. Saber cuál es el mejor trabajador
Cruzando toda esta información con los resultados de cada trabajo realizado, el jefe de proyecto puede saber quién es más productivo y más eficiente. En definitiva, quiénes son sus mejores empleados. A partir de ahí, puede gestionar su equipo de manera de los mejores enseñen e impulsen al resto, aumentando la productividad general.