De proyecto pequeño a cinco entregables: cómo Olkano usó ITM Platform para lanzar más rápido

Cuando el equipo de Olkano empezó a construir una app de check-in diario para familias preocupadas por personas mayores que viven solas, pensaban que lo más difícil sería la propia app. Se equivocaban.

“Lo que parece una app sencilla en realidad son cinco productos distintos que tienen que salir juntos,” explica Michael Jowels, CTO de Olkano. “La app es solo la punta del iceberg.”

Lo que hay debajo del iceberg

El check-in diario de Olkano es simple desde el punto de vista del usuario: la persona recibe un aviso amable cada día, confirma que está bien con un toque, y la familia se queda tranquila. Pero hacer que esa experiencia funcione requería cinco líneas de trabajo coordinadas:

1. La app móvil - una aplicación React Native para iOS y Android que gestiona la interacción diaria.
2. Un portal de invitación - una experiencia web simplificada, pensada específicamente para personas que no se manejan bien con la tecnología. Es el punto de entrada para que las familias den de alta a la persona que quieren cuidar, y tenía que ser casi sin fricción.
3. Un backend con alertas en tiempo real - el motor que programa los check-ins, procesa las respuestas y dispara notificaciones cuando alguien no contesta.
4. Un pipeline de notificaciones push - no se trata solo de enviar un push, sino de un sistema fiable que gestiona diferencias horarias, reintentos y escalado a los familiares.
5. Un panel de administración - para gestionar cuentas, monitorizar patrones de alerta y dar soporte a los usuarios.

Cada línea de trabajo tenía su propio stack técnico, sus propios plazos y su propia definición de “terminado.” Pero todas tenían que converger en un producto coherente.

Por qué la visibilidad de portfolio lo cambió todo

El CTO de Olkano ya había gestionado proyectos complejos, pero este tenía una particularidad: las dependencias entre líneas de trabajo no siempre eran evidentes.

“Hubo un momento al principio en el que el equipo de backend iba a cambiar el contrato de la API de respuestas de check-in. Desde su punto de vista tenía todo el sentido: modelo de datos más limpio, mejor rendimiento. Pero ese cambio habría roto tanto el portal de invitación como el pipeline de notificaciones. Sin una vista unificada de las cinco líneas, no lo habríamos pillado hasta las pruebas de integración.”

El equipo usó ITM Platform para estructurar Olkano como un mini-portfolio en lugar de un proyecto único. Cada línea de trabajo se convirtió en su propio proyecto, con dependencias cruzadas explícitamente trazadas.

“La vista de portfolio nos daba algo que no podíamos conseguir con un tablero de tareas: la capacidad de ver cuándo una decisión en una línea de trabajo estaba a punto de generar trabajo en otras tres. Eso no es un insight a nivel de tarea. Es un insight a nivel de portfolio.”

El reto del portal de invitación

Una de las líneas de trabajo merece atención especial: el portal de invitación. El usuario principal de Olkano es a menudo un padre o familiar mayor que puede no sentirse cómodo descargando apps o creando cuentas. El portal tenía que guiarle con los mínimos pasos posibles y sin tecnicismos.

“Diseñar para personas que no se manejan con la tecnología es un reto de gestión de proyectos, no solo de UX,” explica Jowels. “Cada simplificación de cara al usuario añadía complejidad por detrás. Quitar un paso del onboarding significaba añadir lógica en el backend, actualizar las reglas de notificación y ajustar el panel de administración. Esos efectos en cadena son exactamente lo que una herramienta de portfolio está diseñada para hacer visible.”

Qué funcionó

El equipo destaca tres beneficios concretos de gestionar el trabajo como un portfolio:

Las dependencias entre proyectos se convirtieron en elementos de primer nivel. En lugar de seguirlas de manera informal por Slack o en notas de reunión, cada dependencia era visible en ITM Platform y tenía un responsable.

Los conflictos de recursos salían a la luz pronto. Cuando el mismo desarrollador hacía falta para el pipeline de notificaciones y para el portal de invitación en el mismo sprint, el conflicto aparecía en la vista de recursos antes de convertirse en un cuello de botella.

La comunicación con stakeholders se simplificó. En lugar de montar cinco informes de estado por separado, el equipo podía mostrar un único dashboard de portfolio que contaba la historia completa.

El resultado

Olkano se lanzó en Android e iOS con las cinco líneas de trabajo entregadas. El portal de invitación, la parte que más preocupaba al equipo, acabó siendo una de las funcionalidades más valoradas del producto: las familias cuentan que incluso las personas menos habituadas a la tecnología pudieron completar el alta por su cuenta.

“Tratamos lo que parecía un proyecto pequeño con el rigor de uno grande,” dice Jowels. “ITM Platform nos dio esa estructura sin añadir burocracia. Cinco proyectos, un portfolio, un producto coherente.”

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Olkano es una app de check-in diario que ayuda a las familias a mantenerse conectadas con personas queridas que viven solas. Más información en olkano.com/es.