Cuando aparece un nuevo proyecto, puede parecer en muchas ocasiones que no se podrá hacer frente a él por problemas de tiempo, algo que suele resultar una excusa fácilmente rebatible puesto que una adecuada organización permite trabajar simultáneamente en varios proyectos sin descuidar la vida personal.
- Definición de objetivos:
Iniciar una actividad laboral sin antes trazarse una meta complica enormemente alcanzar una concentración en el proyecto y surge la tendencia a procrastinar caprichosamente.
Marcarse una fecha límite (aunque no exista para el cliente) es una buena forma de empezar a programar un trabajo. - Planificación:
Una vez definida la meta, se precisa una planificación de los trabajos que deben realizarse para llegar a tiempo. En este punto se aconseja una actitud realista, midiendo adecuadamente los tiempos que se dedicarán a ese nuevo trabajo.
Ante proyectos a largo plazo, es conveniente ir definiendo hitos en fechas concretas. Entonces es posible tener la percepción de que se ha incurrido en cierta precipitación en el marcado de esa fecha, lo que en ocasiones admite un pequeño reciclaje del proyecto, quizá simplificando algunas partes del mismo. - Encontrar tiempo:
Muchas personas que lamentan no disponer de tiempo suficiente posiblemente requieran aptitud para gestionarlo eficazmente. Ante un proyecto que sea realmente ambicioso, el instinto recupera horas de trabajo que habían pasado inadvertidas. Tal es el caso del aprovechamiento de tiempos neutros, como un traslado en transporte público (durante la cual pueden contestarse correos electrónicos o realizar lecturas sobre el trabajo). - Contar con el apoyo de familia y amigos:
Tal vez, se vaya a descuidar un poco la vida personal durante el tiempo en el que se esté trabajando en un proyecto concreto. Es necesario explicar a los más cercanos por qué se va a dedicar tanto tiempo a ese trabajo, argumentando con solvencia para que puedan comprenderlo. - Programar un momento concreto en cada semana para el proyecto:
Cuando se ejerce un trabajo como freelance, con varios clientes, o se entra en un proyecto nuevo además del trabajo habitual, es necesario marcar un horario para ese nuevo proyecto. Así se le estará otorgando la misma prioridad que a otros, sin caer en el riesgo de postergarlo. - Externalización:
Si algunas tareas del proyecto se pueden subcontratar, no debe abandonar la idea de hacerse. Incluso si se trata de otras a parte de su rutina diaria que restan tiempo a aquello que es verdaderamente prioritario.
Estas son algunas claves para la organización de los proyectos, entre las que también habría que citar el adecuado espacio de trabajo, saber rechazar a tiempo todo aquello que desvíe la atención del objetivo marcado o adelantarse a trabajos cuya ejecución puede posponerse para después de la finalización, como puede ser un plan de marketing o distribución.