A metodologia está bem desenhada, os gestores concordam com a necessidade de ter informações sobre os projetos para tomar decisões importantes e toda a estrutura corporativa está pronta para embarcar no gerenciamento de portfólio mais ambicioso. Mas, dentro de alguns meses, é detectado que os funcionários que devem alimentar o sistema com dados sobre seu trabalho não estão cumprindo suas obrigações.

Este problema foi repetido repetidas vezes em centenas de grandes e médias empresas. Mas há tantas táticas para lidar com o problema como formas de resistência.

Neste artigo, antecipamos o conteúdo do nosso guia PMO sobre como encorajar o uso de uma ferramenta PPM.

Descubra todas as vantagens de um software PPM sem complicações com ITM Platform

Vantagens das ferramentas PPM

Ferramentas de software PPM ou software de gerenciamento de portfólio de projetos, respondem a uma necessidade básica de qualquer ambiente corporativo: a coordenação, monitoramento e controle de todos os seus projetos para obter o melhor uso possível dos recursos limitados disponíveis.

Os projetos que uma ferramenta PPM controla podem ser internos ou externos; pode ser inovação, projetos de TI e sistemas, mas também estratégia, marketing ou vendas, bem como projetos transversais e de transformação.

Em todos esses casos, o software PPM oferece excelentes benefícios para qualquer empresa. Entre outros, os seguintes itens podem ser destacados:

  1. Um lugar único para o trabalho colaborativo entre departamentos e equipes
  2. Informações agregadas para tomada de decisão
  3. Redução de projetos não estratégicos
  4. Diminuição nos prazos de entrega do projeto
  5. Economia de tempo administrativo, graças à automação na coleta de dados

Fluxo de dados de PPM

Faça o download do e-book e descubra as 7 formas de resistência à adoção e como lidar com eles

7 formas de resistência à adoção de uma ferramenta PPM, Baixar ebook

As melhores ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos incluem a gestão integral dos projetos como uma das principais características funcionais. Qualquer tipo de projeto beneficia do fluxo de dados PPM: projetos de engenharia, sistemas de TI e de informação, projetos de construção, projetos de logística, projetos estratégicos ou de inovação.
  • Planejamento do gerente de projeto

De acordo com esta capacidade, os gerentes de projeto são os que criam a linha de base do planejamento, indicando como o projeto deve ser desenvolvido.

  • Dados em tempo real da execução

Em seguida, os membros da equipe alimentam o sistema com os dados de execução. Ao relatar o tempo dedicado a cada tarefa, o sistema armazena seus esforços e executa vários cálculos automáticos. Para começar, o tempo planejado é comparado com o tempo real relatado. O sistema também calcula o custo total das horas trabalhadas a partir do custo de cada hora-hora, distinguindo-se de acordo com as diferentes taxas horárias dos trabalhadores.

Na ITM Platform, o sistema é atualizado imediatamente toda vez que um membro da equipe informa suas horas, de modo que o gerente do projeto pode ver como a execução progride e como o orçamento é consumido em tempo real.

  • Análise de dados, avaliação e tomada de decisão:

Em um terceiro momento, os dados planejados e de execução são relatados, analisados e avaliados de acordo com os processos que a organização determinou. Neste processo, os gerentes de projetos e o escritório do projeto geralmente estão envolvidos. E, é claro, os gerentes ou gerentes que são responsáveis pelo gerenciamento de toda a empresa.

Os riscos de um software PPM

Uma piramide emerge do fluxo de dados anterior, na base da qual são as equipes do projeto e cujo top são os gerentes atendidos pelo PMO. Para que a pirâmide funcione, é necessário garantir que a sala de máquinas, ou seja, o primeiro andar, onde existem posições importantes como analistas, programadores, engenheiros, consultores externos e outros especialistas. Sem gerenciar esses recursos adequadamente, o sucesso do projeto é impossível.

Controle, planejamento, execução

A tecnologia PPM é um ingrediente necessário para competir contra o melhor. Não existe nenhuma área de transformação digital corporativa – e todos enfrentam os mesmos riscos: incerteza organizacional e resistência das pessoas.

É por isso que é necessário administrar a mudança com dois elementos fundamentais:

  • um quadro de gerenciamento do portfólio de projetos bem integrado ao projeto da organização
  • um plano de adoção que antecipa as reações dos funcionários e sabe como canalizá-los na direção desejada

A resistência à adoção de uma ferramenta PPM, como qualquer outra ferramenta corporativa, assume diversas formas dependendo das pessoas, sua função no organograma e seu peso político. Portanto, o plano de adoção deve ter em conta esses componentes não-técnicos para atuar com uma combinação de energia rígida e soft power.

Por exemplo: em alguns casos, a resistência é devido a problemas objetivos nas operações diárias. Nesse caso, é importante ouvir as objeções do engenheiro e tentar respondê-las.

Em outras ocasiões, a resistência é política e é devido ao mau relacionamento com as pessoas que estão propondo a adoção da nova ferramenta.

Leia o nosso e-book para descobrir todas as formas de resistência e como lidar com elas com sucesso.

Receba as últimas notícias da ITM Platform