Todos nós que nos dedicamos a isso, sabemos o quão importante é uma boa gestão de projetos para o êxito empresarial. Mas gerenciar projetos estéreis bem é menos produtivo que gerir projetos férteis. E Como o ITM Platform Programs & Portfolio pode lhe ajudar a selecionar ditos projetos?
Uma das principais funções dos gerentes em uma organização é a de avaliar e planejar os projetos que vão ser abordados num futuro mais ou menos próximo, geralmente dentro do âmbito do planejamento estratégico. Neste momento lhe veem à mente o arquiconhecido “alinhamento com os objetivos”, que não por ser mencionado com muita frequência, é colocado em pratica com a mesma assiduidade.
O ITM Platform dispõe de um módulo integrado de planejamento estratégico e alinhamento com os objetivos de negócio, que lhe ajuda a selecionar quais ideias valem a pena que se convertam em projetos.
O ITM Platform lhe ajuda a selecionar as ideias que merecem ser transformadas em projetos.
O conceito é bem simples: primeiro avaliamos e priorizamos os objetivos (ou critérios), depois estabelecemos o “valor” de cada projeto a cada um dos objetivos, e finalmente decide-se em função dos dados que o ITM Platform oferece, basicamente valor e custo, quais são os projetos que, considerando as restrições orçamentárias, valem a pena serem iniciados.
Vejamos os três passos, um a um:
Fase 1. Avaliar os objetivos e ponderá-los para o planejamento estratégico
Não tem nada a ver com os projetos. Simplesmente se trata de extrair os objetivos ou critérios do plano estratégico e outorgar-lhes pesos.
Existem vários métodos para fazer isso, e neste caso escolhemos a “comparação entre pares”. Também poderíamos ter usado o método “perguntar ao chefe” ou qualquer outro mais ortodoxo.
Com este método obteríamos uma avaliação dos objetivos estratégicos, colocando uns diante de outros, que no final, é o que nos interessa.
Este é o exemplo resultante da comparação entre pares anterior:
O segredo deste processo encontra-se no grupo de pessoas que realizarão essa avaliação: é fundamental que este passo seja realizado pela diretoria, vinculando dessa forma os membros da mesma à composição do futuro portfólio de projetos.
Em grandes organizações, este processo pode repetir-se por departamentos que não necessariamente devem priorizar os objetivos da mesma forma, e nem terem os mesmos.
Fase 2. Avaliar os projetos em base aos objetivos
Ignorando os resultados da fase anterior ou inclusive realizando o processo de uma forma paralela, o passo seguinte será realizar as comparações de agregação de valor de cada um dos projetos a cada um dos objetivos de negócio. Lembremos que não consideramos somente os objetivos, podem ser critérios também (por exemplo, valor social, valor à marca, “sustentabilidade”...)
Neste caso, decidimos usar um método qualitativo com Harvey Balls, onde as filas são projetos e as colunas objetivos. Aqui decidimos se o projeto apoia muito ou pouco ao objetivo.
Da mesma forma que no caso anterior, essas avaliações oferecem pontuações em “base a 100” para os projetos. Mas a chave do êxito neste caso é que os projetos não sejam avaliados em relação a si mesmos, e sim que sejam ponderados pela avaliação prévia dos objetivos.
O resultado ficaria da seguinte forma:
Fase 3. Seleção de projetos
Agora será mais imparcial e simples selecionar os projetos que serão realizados, contando com restrições de orçamento e atendendo aos critérios de agregação de valor.
Neste exemplo vemos que o projeto “Novo produto estrela”, é o mais caro e também o que maior valor agrega de forma individual, mas poderia ficar de fora da seleção pois agrega menos (35%) que a soma dos outros projetos modestos (52%) com um custo substancialmente menor:
Dispõem de diversos gráficos que lhe ajudarão a entender melhor a composição de sua seleção, como por exemplo a fronteira eficiente. Neste gráfico poderá ver o quão perto está sua carteira da curva ótima entre valor e custo (fronteira eficiente). Para isso, o ITM Platform calcula todas as possíveis combinações e lhe mostra onde se posiciona sua carteira, de uma forma que possa comparar rapidamente a idoneidade da seleção.
Resumindo: agregar dados, e não intuições
Com um estudo similar, trazido como resultado do encargo de realizar orçamentos de projetos e serviços, a toma de decisões pode ser muito mais simples:
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Porque implicamos à Diretoria de nossa organização nas avaliações, especialmente a dos objetivos e critérios.
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Porque agrega um método científico e profissional como suporte para a toma de decisões.
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Porque incentiva que o restante da organização tenha uma visão transversal e objetiva em relação às iniciativas, ademais de avaliá-las.
Porque incentiva que o restante da organização tenha uma visão transversal e objetiva em relação às iniciativas, ademais de avaliá-las. Este breve artigo pretende oferecer uma proposta para focar o planejamento estratégico de projetos de uma forma sólida, reforçando o papel dos escritórios de projetos (PMO) nas organizações.
Espero que lhe tenha servido, em todo caso as sugestões e comentários serão muito bem-vindos ao e-mail: daniel.piret@itmplatform.com