analise - ITM Platform | Projectos, Programas e Portfólio

Quando pensamos no Project Management Office, um software de gerenciamento de projetos é praticamente uma necessidade. No entanto, existem muitas outras soluções que podem facilitar a vida de um gerente de projetos em várias facetas, da produtividade à comunicação.

1. Airtable

Combine Excel, Pinterest, Trello e um banco de dados e você obtem Airtable.

Airtable é uma solução extremamente poderosa que permite visualizar os mesmos dados de várias maneiras: Tabela, Kanban, Blocos (estilo Pinterest), calendário e formulários. É tão poderoso que pode ser usado para praticamente qualquer atividade que exija um banco de dados.

Prós

Airtable é poderoso e flexível. Ele permite que você gerencie em um único local os dados que você provavelmente teria separado em diferentes áreas. Por exemplo, você pode usá-lo para gerenciamento de demanda em conjunto com ITM Platform. Você pode criar um formulário interno para propostas de projeto de funcionários, uma visão de tabela para gerentes de projeto para gerenciar as propostas e uma visão de blocos acessível a toda a organização para informar sobre os projetos selecionados.

Airtable também é personalizável com "blocos", um recurso premium que permite aos usuários adicionar novas funcionalidades às tabelas.

Contras

Embora ótimo para o gerenciamento, o Airtable é muito ruim no que diz respeito à comunicação. Embora exista a possibilidade de comentar em cada linha da tabela, é uma improvisação de seus recursos de comunicação, pois não há sistema de bate-papo.

2.Visio

Se você já precisou projetar um fluxograma ou um diagrama, provavelmente vai adorar este. O Microsoft Visio é um aplicativo de diagramação e gráficos vetoriais usado para criar gráficos de maneira rápida e fácil.

Prós

Além de ser fácil de usar, o Visio faz parte da família de soluções Microsoft Office, o que significa que está perfeitamente integrado a outras soluções comuns, como o Word ou o Excel.

Ele também permite criar diagramas de mapa 3D de ótima qualidade e extrair informações de fontes externas que também podem ser atualizadas automaticamente.

Contras

O principal problema do Visio é sua compatibilidade, pois só funciona no Windows. Além disso, não permite colaboração em tempo real, sem mencionar o preço elevado (considerando que é improvável que um software seja usado todos os dias).

3. PMO Value Ring

O PMO Value Ring é o software perfeito para usar em conjunto com um software de gerenciamento de projetos. O software é projetado por PMOs para PMOs e visa fornecer uma estrutura consistente para gerenciar o PMO em diferentes estágios de seu ciclo de vida.

Prós

A ferramenta obriga o usuário a ser consistente na definição do PMO e de todos os seus elementos, como funções, papéis, partes interessadas etc. Também é dito que abrange todos os pontos das áreas de conhecimento no PMBOK.

Todos os dados podem ser acessados em uma visão de painel consolidada que pontua vários aspectos diferentes, como ROI ou maturidade.

Contras

A desvantagem do PMO Value Ring é que ele não está integrado a nenhuma outra solução, o que significa que todos os dados devem ser inseridos manualmente. Além disso, o software aprimora e facilita o gerenciamento do PMO, mas é separado da atividade real de gerenciamento de projetos do escritório.

4. ClicData

Clicdata é um poderoso software de visualização de dados e BI. Ele permite que os usuários criem e compartilhem painéis atualizados automaticamente a partir da fonte de dados.

Prós

O Clicdata é integrado com quase tudo, pelo menos com todos os principais aplicativos usados para negócios. Isso é ótimo, pois permite criar painéis que podem ser compartilhados com qualquer pessoa, por exemplo, um diretor de CxO, que precisa ter acesso a dados ativos.

Outro ponto forte do Clicdata é que ele permite a junção de conjuntos de dados de diferentes fontes, permitindo a avaliação cruzada de dados ou o surgimento automático de bancos de dados.

Contras

A interface é arrastar e soltar, mas isso não significa que seja fácil de usar: a lógica por trás da interface nem sempre é a mais intuitiva e o usuário precisa ter uma compreensão clara da estrutura dos dados importados, o que nem sempre é obvio ao importar dados diretamente de uma fonte exterior. Além disso, painéis mais complexos exigem algum tempo para configurar, portanto, garanta tempo suficiente ao implementar clicdata.

5.Sharepoint

Muitos de vocês já estão provavelmente familiarizados com o SharePoint. Para aqueles que não sabem, é uma plataforma colaborativa web-based que é vendida principalmente como um sistema de gerenciamento e armazenamento de documentos. Mas o produto é altamente flexível e o uso varia substancialmente entre as organizações. (Fonte: Wikipedia)

Sharepoint é comum em organizações maiores, onde o gerenciamento de documentos é complexo e engloba vários departamentos.

Prós

A principal vantagem do SharePoint está em seus recursos de gerenciamento de documentos: devido à sua capacidade de configuração, você pode criar vários conjuntos de sites, limitar seu acesso e detalhar seu conteúdo a partir de uma única interface clara.

Contras

As principais desvantagens do SharePoint estão vinculadas à sua principal força. Como consequência de ser altamente configurável, o Sharepoint é bastante complexo para ser gerenciado em sua capacidade total, o que significa que você frequentemente precisará dedicar recursos humanos ou contratar um consultor.

6.Risk asessement matrix

Um bom planejamento é essencial para que os gerentes de projeto e a empresa como um todo saibam como reagir ao surgimento de riscos. A ferramenta da ITM Platform, que avalia riscos dependendo do seu impacto e probabilidade, permite que você veja o nível de exposição de cada um. Graças a essa informação, você pode priorizar o gerenciamento de riscos e reduzir a exposição!

Prós

Essa matriz permite registrar, quantificar e compartilhar riscos. Você também pode salvar conjuntos diferentes de riscos, como os de um projeto, negócio, processo, etc. Você também pode compartilhá-los de maneira colaborativa.

Contras

A ferramenta só pode ser acessada on-line e abrange apenas a parte de gerenciamento de risco de uma rotina de trabalho do gerente de projetos. No entanto, se você precisar de um aplicativo mais integrado, experimente o ITM Platform, onde a funcionalidade de gerenciamento de riscos é integrada a um conjunto inteiro de recursos…

O que você acha dessas 6 ferramentas? Existem ferramentas que você gostaria de ver cobertas que não estão nessa lista? Fale conosco!

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vector graphics, modern flat illustration Mesmo ja estando no século XXI, ainda é muito comum encontrar empresas que não estão aproveitando e utilizando a riqueza de informações sobre o desempenho dos seus funcionários para a sua vantagem. Normalmente, estas organizações medem a produtividade dos seus funcionários de acordo com o número de horas de trabalho, de modo que a única maneira de melhorar a má gestão de projetos seja aumentado o tempo de horas de trabalho. Desperdício.

Outro sinal de falta de atenção aos dados sobre a prestação profissional, é a cultura de manter longas reuniões ou invocar reuniões para qualquer assunto que requer interação. No final, não importa se você tem cinco reuniões de uma hora ou precisa de um encontro letal de quatro horas, o seu trabalho ficará pendente em qualquer caso. Às vezes, as organizações ágeis são precisamente aquelas que caem nesta armadilha.

Se a sua empresa está sendo afetada por essa cultura contraproducente que mata a produtividade, existem duas formas para resolver.

Torne-se um Dinamarquês (sim, é improvável)

Seu nome é Richard Heart? Mude para Rikkard Hjertsen. Mova o QG da sua empresa para a Dinamarca, onde as pessoas terminam seu dia de trabalho regularmente antes das 5 da tarde e ainda conseguem terminar as suas tarefas. Eles dizem que o truque é simplesmente confiar no trabalho concluído.

Ou recrie a Dinamarca no seu próprio território. A Netflix fez algo similar em 2012, quando aboliram a noção de férias por uma política ilimitada de "liberdade e responsabilidade". Mas há um ângulo perverso nessa abordagem: depois de apenas x meses desta grande mudança, o gerente de RH que inventou a nova cultura de férias foi demitido e muitos funcionários tem se dedicado menos aos seus compromissos. De volta à estaca zero. O problema é que se as mudanças radicais na gestão profissional não forem consideradas nuances necessárias, podem ter consequências inesperadas bastante difíceis de resolver.

Outras empresas têm sido mais realistas sobre a sua "Danificação": a empresa espanhola Iberdrola simplesmente encerra os seus escritórios após as 15 horas e obriga seus funcionários a permanecerem focados durante o turno de trabalho, de sete horas a partir das 8 da manhã. Para a empresa espanhola, é uma mudança radical que até agora tem funcionado bem.

Processos de pessoas inteligentes

A outra via é ativar a inteligência nos processos de pessoas.

Os processos de pessoas são todos os fluxos organizacionais em virtude dos quais você atribui responsabilidades, distribui tarefas, mede a conclusão e (o que muitas vezes é negligenciado) estabelecem uma conexão de avaliação de talentos para garantir que o pessoal entende a sua contribuição e valor na empresa.

Você terá que estar atento a todas as nuances da sua empresa e tratar as pessoas de forma diferente, de acordo com às suas personalidades, estilos de trabalho, objetivos e eficácia.

Não há tratamento simples para processos de pessoas inteligentes, mas aqui estão algumas recomendações que podem ajudá-lo a encontrar o caminho certo.

O mantra SMART

Os objetivos SMART podem alinhar o gerenciamento de projetos e os processos de gerenciamento de pessoas. Trate seus funcionários com objetivos eSpecíficos, Mensuráveis, Assináveis, Realistas e com um certo Tempo de duração!

Contrate pessoas com talento orientado para o objetivo

Tente recrutar pessoas que preferem trabalhar com base em objetivos. Mais fácil dizer do que fazer, mas há algumas indicações e aspetos por considerar: CVs que exibem narrativas de conquistas claras; Entrevistados que são motivados por desafios; E funcionários que não se importam em levar algum trabalho para casa de forma ocasional embora sejam inteligentes o suficiente para prioritizar o tempo adequadamente.

FIFO, no FILO

Construa as suas unidades para premiar os funcionários que chegam cedo e fazem o seu trabalho a tempo. Sem processos de controlo adequados, é fácil que os seus melhores funcionários First in, first out (primeiro a chegar, primeiro a sair) se transformem em First In, Last Out frustrados (primeiro a chegar, último a sair).

Identifique dados críticos

Estes são os dados essenciais para direcionar recursos em gerenciamento de projetos:

Lacunas na distribuição: Da quantidade total de horas estimada para um projeto, quantos funcionários foram atribuídos aos seus respetivos recursos?
Utilização e sob-reutilização: Quantas horas de trabalho foram atribuídos aos seus recursos? Você está desperdiçando ou explorando alguém?

Um problema importante dos dados de gerenciamento de recursos é a sua exaustividade e confiabilidade. Em outras palavras, você precisa ter certeza de que quando um recurso aparece como utilizado excessivamente, ele ou ela não está realmente trabalhando em tarefas que não foram registradas.

É por isso que você deve garantir que o software de gerenciamento de projetos que você usa cumpre a três condições:

Permita que você visualize e compare as lacunas em distribuição, para fazer ajustes e identificar constrições
É devidamente aplicado e utilizado por todos os gerentes de projetos e membros da equipe.
Providência uma visão completa de programa e portfólio, de modo que o uso de recursos esteja dimensionado para a escala da organização

ITM Platform cumpre com as três condicões:

Adoção fá Nosso modelo SaaS, a facilidade de implantação sem instalações, e várias licenças distintas que permite que os gerentes de projetos, os proprietários de portfólio PMO e os membros da equipe executem operações em uma única plataforma. Além disso, os membros da equipe do Teambot podem relatar seus esforços diretamente no Slack.
ITM Platform é líder da indústria em Gerenciamento de Projetos e Portfólios.
Nossa funcionalidade de gerenciamento de recursos junta lacunas de distribuição e estatísticas de utilização em uma visão unificada no nível de portfólio

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Faça iterações com os seus dados

Claro, você tera que se questionar sobre o seu histórico de dados, seja na análise post-mortem ou a um nível mais estratégico.

O mais comum é descobrindo porquê que as suas previsões de desempenho não são realizadas.

Por exemplo, você pode ter um excesso médio de 35% entre as horas estimadas e o esforço final dedicado a um projeto. Mas se você não entrar em pormenores de dados históricos, será difícil de entender se é devido a:

Baja productividad de algunos trabajadores
Situaciones imprevistas
Expectativas poco realistas
Una combinación de todo lo anterior

Você pode criar várias análises de RH neste processo de avaliação, e a camada pode ser tão complexa quanto você precisa. No entanto, é bom ter em mente que seus recursos humanos são pessoas e você precisará tratá-las com flexibilidade: cuidado com decisões baseadas apenas em dados!

Por exemplo, você pode começar por analisar a precisão das estimativas de recursos, por projeto ou gerente de projeto e começar a criar métricas do ponto de origem. Isso poderia ajudá-lo a compilar melhor os requisitos e ajustar estimativas de tempo com base em como seus funcionários ou especialistas realmente funcionam.

Vá além do seu conjunto de ferramentas habitual: Análise de Redes Sociais e outros

As métricas de lacunas de utilização e distribuição geralmente permitem identificar constrições, mas podem não ser suficientes. Você pode estar interessado em complementá-los com a análise de como sua organização realmente se comunica. Por exemplo, uma análise de redes sociais com base em seus procedimentos de relatórios permitirá visualizar quem são os guardiões formais em sua organização; Enquanto um estudo empírico de fluxos de informação reais permitirá que você veja quem está realmente bloqueando ou facilitando os processos.

Você já usou outro tipo de análise e métricas? Qual é a sua abordagem inteligente para análise de RH, e como isso contribui para melhorar seus processos de gerenciamento de projetos?

Jaime González-Capitel
Senior Content Strategist
ITM Platform

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transportador robô manipuladores trabalho empresário, Dinheiro A gestão de riscos ocupa um lugar bem específico nos protocolos e modelos de gestão de riscos. Neste artigo, iremos repassar as seis fases nas quais o guia PMBOK decompõe o trabalho de todo o gestor de riscos: planejamento, identificação, análise qualitativa, análise quantitativa, planejamento da resposta e monitoramento.

Na realidade, um gestor de riscos deve estar em posse do comando do processo de controle do risco por meio de um plano detalhado; averiguar quais são os riscos apoiando-se nos membros da sua equipe e nas diferentes unidades da organização; avaliar os riscos desde uma perspectiva holística; criar planos de ação para reagir a cada um dos riscos no caso de que estes venham a ocorrer; e, finalmente, realizar um acompanhamento contínuo que permita melhorar o que previamente foi planejado.

Planejamento da gestão de riscos

Da mesma forma que qualquer outro aspecto relacionado com a gestão de projetos, a prevenção de riscos e a organização da resposta, no caso de que estes venham a ocorrer, devem estar submetidos a um planejamento rigoroso. Como a gestão do risco tem um caráter reiterativo, a fase de planejamento deve ser revista depois de cada ciclo.

Neste momento, o foco da ação está voltado mais especificamente à necessidade de se tomar uma série de decisões que irão afetar de forma essencial os cinco momentos posteriores. Escolher metodologias, atribuir papéis e responsabilidades, definir tipos e categorias de riscos ou distribuir recursos são algumas das áreas fundamentais que serão decididas nesta etapa.

Identificação de riscos

Consiste na determinação de possíveis riscos que podem afetar o desenvolvimento do projeto, bem como na identificação das suas características. O pior risco é aquele que não é identificado, visto que, quando se sabe da sua existência, medidas necessárias podem ser tomadas visando que os riscos não tenham influência sobre o projeto ou até mesmo para conseguir tirar proveito deles. Por isso, é preciso conhecê-los, não ignorá-los, para poder controlá-los.

Para proceder à identificação de riscos, pode-se lançar mão de diversos sistemas.

Um deles é verificar antecedentes similares, tanto na nossa própria empresa como em outras empresas, cuja atividade ou alcance sejam semelhantes.

Outra possibilidade é utilizar ferramentas de análise específicas (diagrama de Ishikawa, diagrama de árvore ou outros tipos de diagramas especializados) ou outros sistemas de análise padronizados, como a análise DAFO (Debilidades, Ameaças, Fortalezas, Oportunidades).

Por último, no caso de que as possibilidades anteriores não sejam praticáveis, pode-se procurar o assessoramento de especialistas.

Após a identificação, é importante classificar os riscos que foram detectados. Para isto, é possível definir diferentes sistemas de classificação de riscos em categorias baseadas no tipo de risco (técnico, externo, de organização, de gestão, etc.), na influência sobre o projeto (riscos capazes de impactos leves, moderados ou severos sobre o projeto), ou na probabilidade de que estes ocorram (riscos de baixa, média ou elevada probabilidade).

Realização de análises qualitativas

Visto que não é uma análise que se caracteriza precisamente pela sua exatidão, costuma ser realizada em um primeiro momento e a modo de filtro. Pela sua relativa simplicidade e rapidez na obtenção de uma resposta, uma vez o projeto ou a ação a empreender já tenham superado o filtro aplicado inicialmente, são então submetidos a uma análise quantitativa, mais complexa e avançada.

Este tipo de análise também é utilizado em riscos que apresentam imediatidade no tempo. A urgência leva a realizar uma análise que, apesar de não ser a melhor opção em termos absolutos, sim o é considerando o tempo de que se dispõe.

Os resultados desta análise devem ser plasmados em uma matriz de avaliação de riscos.

Realização de análises quantitativas

São os sistemas de análise de risco mais completos, mas também os mais complexos e que consomem uma maior quantidade de tempo. Na realização deste tipo de análise utilizam-se sistemas específicos de análise quantitativa de riscos, como podem ser as simulações matemáticas, entre as quais cabe destacar a de Montecarlo.

Uma possibilidade mais simples é recorrer a uma árvore de decisões na qual se ilustram numericamente os parâmetros que se derivam da escolha de cada uma delas.

No caso de que não existam critérios objetivos para quantificar os riscos, pode-se procurar assessoramento de especialistas na matéria para que estes realizem uma avaliação.

Em condições ideais, os especialistas deveriam ser alheios ao projeto e, portanto, não apresentar conflitos de interesses. Além disso, para evitar vieses, eles deveriam realizar a avaliação de maneira cega e sem conhecer as avaliações feitas pelos outros especialistas.

Existem diferenças entre este ponto e a avaliação de especialistas na análise qualitativa. Enquanto, no caso anterior, os especialistas consideram a importância relativa entre diferentes tipos de riscos com o objetivo de focar os mais importantes, no caso da análise quantitativa, os especialistas mesmo sem dispor de dados reais, fornecem as estimativas mais realistas possíveis em base à sua experiência e aos resultados de outros projetos que tenham liderado anteriormente.

Planejamento da resposta diante do risco

Quando uma ameaça é verificada, a reação deve estar previamente planejada e procedimentada.

Traçar planos de ação diante da presença de riscos, permite concentrar-se na prevenção com a finalidade de se evitar o aparecimento dos mesmos, bem como transferi-los a agentes externos ou mitigar os seus efeitos no caso de que venham finalmente a ocorrer. Quando os riscos não possam ser evitados, o que somente será justificável no caso de que o controle das circunstâncias esteja realmente fora do nosso alcance, é preciso ter elaborado planos de contingência que permitam implementar uma atuação coordenada e correta.

Monitoramento dos riscos

Para poder evitar o aparecimento de um risco é necessário conhecer sinais de alarme que permitam antecipar-se a ele. Se isto não for possível, é preciso possuir ao menos mecanismos de monitoramento dos projetos, com os quais se possa conseguir detectar um risco no momento imediato em que o mesmo se produza.

A finalidade destes sistemas é colocar em prática as atitudes previstas para enfrentar um risco ou os planos de contingência estabelecidos no momento adequado: antes que o risco tenha influído de maneira significativa sobre o projeto.

Além disso, o próprio monitoramento da reação diante dos riscos e da ocorrência dos mesmos pode permitir, a posteriori, melhorar as medidas de prevenção, reduzir os tempos e aumentar a efetividade da reação.

Juan Delgado

Blogger ITM Platform