Parte do nosso trabalho como Gerente de Projeto é enfrentar os riscos internos e externos que influenciam o sucesso de nossos projetos. Devemos eliminar, ou pelo menos mitigar, todos os fatores que possam constituir um risco que comprometa o bom desenvolvimento do projeto.
Infelizmente, o caminho que o Gerente de Projeto deve seguir para alcançar o sucesso está repleto de obstáculos. Enquanto alguns podem ser facilmente evitados, outros são muito mais complicados, pois formam parte da estrutura do projeto, das políticas da empresa, dos maus hábitos adquiridos por nós ou pela equipe com a qual trabalhamos ou a combinação de todos esses fatores.
Com o treinamento adequado, podemos evitar alguns desses obstáculos. Abaixo estão uma série de problemas que podemos encontrar no caminho para o sucesso de nossos projetos e alguns conselhos sobre como evitá-los.
Definições
O que consideramos um risco? Que parâmetros usamos para discernir se um risco é importante ou não? E quantificar a probabilidade de que o evento ocorra?
É importante concordar com todas essas definições antes de realizar qualquer reunião de planejamento do projeto. Todos os membros da equipe devem ter clareza sobre o que é um risco, como identificar os mais importantes para o projeto e aqueles que são mais prováveis de acontecer.
Conselho. Para o trabalho em equipe, deve haver uma linguagem comum, também na identificação de riscos. Neste outro artigo você pode conhecer as chaves para melhorar o trabalho em equipe.
Falta de treinamento em gerenciamento de riscos
Como gerente de projeto, você é responsável por gerenciar os riscos em um projeto e, geralmente, a pessoa com mais treinamento nesse sentido. Clientes e patrocinadores geralmente não consideram essa perspectiva. Isto supõe um problema para a gestão, já que obter alguns objetivos no projeto implica implicitamente assumir alguns riscos, que os clientes geralmente não consideram.
Portanto, montar uma equipe em que haja membros capazes de gerenciar os riscos tornará o seu trabalho muito mais simples e eficaz, pois você poderá compartilhar essa carga com sua equipe, obtendo maior reconhecimento por parte da equipe.
É possível que algumas vezes você tenha clientes que entendam os riscos envolvidos em um determinado projeto. Nesse caso, você terá sorte, pois fornecerá mais recursos para as atividades que envolvem maior risco e será mais flexível com os prazos de entrega em caso de ocorrência inesperada.
Conselho. Tente conscientizar seus clientes e sua equipe sobre os riscos envolvidos nos projetos que você pretende desenvolver. Mantê-los informados em todos os momentos do estado atual dos riscos.
Pouca informação sobre os riscos
O planejamento de um projeto deve implicitamente identificar os riscos envolvidos. Para isso, é necessário o trabalho conjunto do Gerente de Projeto com sua equipe. Este trabalho envolve treinamento em todos os aspectos relacionados ao projeto e reflexão e análise sobre os problemas que podem surgir durante a sua execução. Essa busca de informações deve ser realizada não apenas pelo Gerente do Projeto, mas também por todos os membros da equipe envolvidos no projeto, que também devem adquirir o hábito de fazer relatórios separadamente para cada um dos riscos, o que facilitará a determinação do risco. causa de cada um deles e ser capaz de tomar as medidas necessárias para resolver os problemas antes que eles apareçam.
Conselho. Formar e aprender corretamente antes de iniciar cada projeto. Envolva a equipe para identificar individualmente cada um dos riscos, suas causas e para resolvê-los.
Descubra as funções da nova ferramenta gratuita on-line Risk Assessment Matrix.
Falta de um organizador claro
Outra função do Gerente de Projeto é ser o farol que guia o projeto para uma boa porta. Para isso, a capacidade de liderança é necessária para permitir a adequada coordenação de esforços. Da mesma forma, o Gerente de Projeto deve ser capaz de promover práticas que estimulem o gerenciamento adequado de riscos e ensinem membros da equipe menos treinados nesses aspectos.
Conselho. Como Gerente de Projetos, você deve se esforçar para fortalecer suas habilidades de liderança.
Não pensar o suficiente antes de agir
Não é o suficiente para realizar uma única reunião para identificar riscos, determinar a probabilidade de ocorrência e o impacto que isso teria sobre o projeto e desenvolver uma resposta apropriada.
Existem também grupos nos quais, por engano, acredita-se que dedicar tempo ao planejamento e prevenção de riscos é um atraso no início da execução do projeto.
É verdade que o planejamento adequado pode envolver iniciar o trabalho mais tarde. No entanto, em todo o projeto, um planejamento adequado significará uma grande economia de tempo e recursos.
Uma possível solução para esse problema é realizar reuniões periódicas nas quais os riscos do projeto são identificados naquele momento específico. Mais apropriado seria repetir esse encontro durante o tempo de execução do projeto, não só no início deste, para atualizar o status do projeto e possíveis riscos.
Embora seja verdade que, no início do projeto deve fazer uma avaliação preditiva adequada de todo o projeto para tentar prever todos os possíveis riscos tão cedo quanto eles aparecem novos riscos durante o projeto que deve ser abordado em devido tempo.
No entanto, a solução ideal é conscientizar a equipe sobre a importância do gerenciamento de riscos, para que todos colaborem na sua identificação e na contribuição das soluções.
Quatro olhos são melhores do que dois, e os olhos de uma equipe inteira sempre ver muito mais do que o Gerente de Projeto, por isso é preferível que todos contribuem para a gestão de risco do projeto e não é apenas uma pessoa, mais capazes de seja, aquele que faz isso.
Conselho. Tornar a gestão de riscos uma prioridade, estabelecendo reuniões regulares para controlá-la. Incentive todos os membros da equipe a lidar continuamente com a identificação de riscos.
Ausência de história
Para identificar os riscos, é comum recorrer a projetos semelhantes que foram realizados anteriormente na empresa, que são usados como precedentes históricos. Se a empresa é nova ou o projeto a ser realizado é diferente dos anteriores, é possível que não haja fundos para onde ir. Nesses casos, é essencial confiar em informações que podemos encontrar de outras empresas semelhantes, seja de setores semelhantes ou de países socio-economicamente próximos.
Em qualquer caso, devemos registrar tudo o que fazemos para poder usá-lo como um arquivo documental no futuro, quando planejamos novas tarefas. Desta forma, não repetiremos os erros, mas repetiremos as respostas corretas.
Conselho. Aprenda com seus erros e os dos outros. Deixe um registro de tudo que você faz para não repetir seus erros atuais no futuro.
Na ITM Platform colocamos à sua disposição um online para o gerenciamento de seus projetos. Incorporamos funcionalidades que permitem trabalho colaborativo e comunicação instantânea entre os diferentes membros do projeto para que seus projetos sejam bem-sucedidos. Ao mesmo tempo, somos uma plataforma flexível que pode ser executada a partir de vários dispositivos, por isso acompanhamos você a qualquer momento e em qualquer lugar.
O planejamento de um projeto deve implicitamente identificar os riscos envolvidos. Para isso, é necessário o trabalho conjunto do Gerente de Projeto com sua equipe. Este trabalho envolve treinamento em todos os aspectos relacionados ao projeto e reflexão e análise sobre os problemas que podem surgir durante a sua execução. Essa busca de informações deve ser realizada não apenas pelo Gerente do Projeto, mas também por todos os membros da equipe envolvidos no projeto, que também devem adquirir o hábito de fazer relatórios separadamente para cada um dos riscos, o que facilitará a determinação do risco. causa de cada um deles e ser capaz de tomar as medidas necessárias para resolver os problemas antes que eles apareçam.
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Conselho. Como Gerente de Projetos, você deve se esforçar para fortalecer suas habilidades de liderança.
Não pensar o suficiente antes de agir
Não é o suficiente para realizar uma única reunião para identificar riscos, determinar a probabilidade de ocorrência e o impacto que isso teria sobre o projeto e desenvolver uma resposta apropriada.
Existem também grupos nos quais, por engano, acredita-se que dedicar tempo ao planejamento e prevenção de riscos é um atraso no início da execução do projeto.
É verdade que o planejamento adequado pode envolver iniciar o trabalho mais tarde. No entanto, em todo o projeto, um planejamento adequado significará uma grande economia de tempo e recursos.
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Embora seja verdade que, no início do projeto deve fazer uma avaliação preditiva adequada de todo o projeto para tentar prever todos os possíveis riscos tão cedo quanto eles aparecem novos riscos durante o projeto que deve ser abordado em devido tempo.
No entanto, a solução ideal é conscientizar a equipe sobre a importância do gerenciamento de riscos, para que todos colaborem na sua identificação e na contribuição das soluções.
Quatro olhos são melhores do que dois, e os olhos de uma equipe inteira sempre ver muito mais do que o Gerente de Projeto, por isso é preferível que todos contribuem para a gestão de risco do projeto e não é apenas uma pessoa, mais capazes de seja, aquele que faz isso.
Conselho. Tornar a gestão de riscos uma prioridade, estabelecendo reuniões regulares para controlá-la. Incentive todos os membros da equipe a lidar continuamente com a identificação de riscos.
Ausência de história
Para identificar os riscos, é comum recorrer a projetos semelhantes que foram realizados anteriormente na empresa, que são usados como precedentes históricos. Se a empresa é nova ou o projeto a ser realizado é diferente dos anteriores, é possível que não haja fundos para onde ir. Nesses casos, é essencial confiar em informações que podemos encontrar de outras empresas semelhantes, seja de setores semelhantes ou de países socio-economicamente próximos.
Em qualquer caso, devemos registrar tudo o que fazemos para poder usá-lo como um arquivo documental no futuro, quando planejamos novas tarefas. Desta forma, não repetiremos os erros, mas repetiremos as respostas corretas.
Conselho. Aprenda com seus erros e os dos outros. Deixe um registro de tudo que você faz para não repetir seus erros atuais no futuro.
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Juan Delgado-Blogger ITM Platform
Um caso particular que pode parecer familiar recentemente afetou os residentes de Flint, Michigan. A crise econômica que atingiu grande parte do planeta durante a última década também foi sentida em Flint, que enfrentou uma enorme dívida financeira. Para tentar reduzir sua dívida, decidiram em usar uma nova fonte de água potável. Em vez de trazê-la de Detroit, foram fornecidos do Lago Huron, permitindo que a cidade economizasse cerca de US $ 2 milhões por ano, o que, dada a situação naquela época, trouxe-os algum alívio. No entanto, para levá-la para a cidade a partir desta nova fonte levou tempo - cerca de dois anos -, por isso teve que selecionar uma nova fonte de modo que os habitantes pudessem continuar consumindo. O Rio Flint, que quase cruzou a cidade, seria a solução.
Inovação em excesso nem sempre é boa
