Mesmo ja estando no século XXI, ainda é muito comum encontrar empresas que não estão aproveitando e utilizando a riqueza de informações sobre o desempenho dos seus funcionários para a sua vantagem. Normalmente, estas organizações medem a produtividade dos seus funcionários de acordo com o número de horas de trabalho, de modo que a única maneira de melhorar a má gestão de projetos seja aumentado o tempo de horas de trabalho. Desperdício.

Outro sinal de falta de atenção aos dados sobre a prestação profissional, é a cultura de manter longas reuniões ou invocar reuniões para qualquer assunto que requer interação. No final, não importa se você tem cinco reuniões de uma hora ou precisa de um encontro letal de quatro horas, o seu trabalho ficará pendente em qualquer caso. Às vezes, as organizações ágeis são precisamente aquelas que caem nesta armadilha.

Se a sua empresa está sendo afetada por essa cultura contraproducente que mata a produtividade, existem duas formas para resolver.

Torne-se um Dinamarquês (sim, é improvável)

Seu nome é Richard Heart? Mude para Rikkard Hjertsen. Mova o QG da sua empresa para a Dinamarca, onde as pessoas terminam seu dia de trabalho regularmente antes das 5 da tarde e ainda conseguem terminar as suas tarefas.  Eles dizem que o truque é simplesmente confiar no trabalho concluído.

Ou recrie a Dinamarca no seu próprio território. A Netflix fez algo similar em 2012, quando aboliram a noção de férias por uma política ilimitada de "liberdade e responsabilidade". Mas há um ângulo perverso nessa abordagem: depois de apenas x meses desta grande mudança, o gerente de RH que inventou a nova cultura de férias foi demitido e muitos funcionários tem se dedicado menos aos seus compromissos. De volta à estaca zero. O problema é que se as mudanças radicais na gestão profissional não forem consideradas nuances necessárias, podem ter consequências inesperadas bastante difíceis de resolver.

Outras empresas têm sido mais realistas sobre a sua "Danificação": a empresa espanhola Iberdrola simplesmente encerra os seus escritórios após as 15 horas e obriga seus funcionários a permanecerem focados durante o turno de trabalho, de sete horas a partir das 8 da manhã. Para a empresa espanhola, é uma mudança radical que até agora tem funcionado bem.

Processos de pessoas inteligentes

A outra via é ativar a inteligência nos processos de pessoas.

Os processos de pessoas são todos os fluxos organizacionais em virtude dos quais você atribui responsabilidades, distribui tarefas, mede a conclusão e (o que muitas vezes é negligenciado) estabelecem uma conexão de avaliação de talentos para garantir que o pessoal entende a sua contribuição e valor na empresa.

Você terá que estar atento a todas as nuances da sua empresa e tratar as pessoas de forma diferente, de acordo com às suas personalidades, estilos de trabalho, objetivos e eficácia.

Não há tratamento simples para processos de pessoas inteligentes, mas aqui estão algumas recomendações que podem ajudá-lo a encontrar o caminho certo.

O mantra SMART

Os objetivos SMART podem alinhar o gerenciamento de projetos e os processos de gerenciamento de pessoas. Trate seus funcionários com objetivos eSpecíficos, Mensuráveis, Assináveis, Realistas e com um certo Tempo de duração!

Contrate pessoas com talento orientado para o objetivo

Tente recrutar pessoas que preferem trabalhar com base em objetivos. Mais fácil dizer do que fazer, mas há algumas indicações e aspetos por considerar: CVs que exibem narrativas de conquistas claras; Entrevistados que são motivados por desafios; E funcionários  que não se importam em levar algum trabalho para casa de forma ocasional embora sejam inteligentes o suficiente para prioritizar o tempo adequadamente.

FIFO, no FILO

Construa as suas unidades para premiar os funcionários que chegam cedo e fazem o seu trabalho  a tempo. Sem processos de controlo adequados, é fácil que os seus melhores funcionários First in, first out (primeiro a chegar, primeiro a sair) se transformem em First In, Last Out frustrados (primeiro a chegar, último a sair).

Identifique dados críticos

Estes são os dados essenciais para direcionar recursos em gerenciamento de projetos:

• Lacunas na distribuição: Da quantidade total de horas estimada para um projeto, quantos funcionários foram atribuídos aos seus respetivos recursos?
• Utilização e sob-reutilização: Quantas horas de trabalho foram atribuídos aos seus recursos? Você está desperdiçando ou explorando alguém?

Um problema importante dos dados de gerenciamento de recursos é a sua exaustividade e confiabilidade. Em outras palavras, você precisa ter certeza de que quando um recurso aparece como utilizado excessivamente, ele ou ela não está realmente trabalhando em tarefas que não foram registradas.

É por isso que você deve garantir que o software de gerenciamento de projetos que você usa cumpre a três condições:

• Permita que você visualize e compare as lacunas em distribuição, para fazer ajustes e identificar constrições
• É devidamente aplicado e utilizado por todos os gerentes de projetos e membros da equipe.
• Providência uma visão completa de programa e portfólio, de modo que o uso de recursos esteja dimensionado para a escala da organização

ITM Platform cumpre com as três condicões:

• Adoção fá Nosso modelo SaaS, a facilidade de implantação sem instalações, e várias licenças distintas que permite que os gerentes de projetos, os proprietários de portfólio PMO e os membros da equipe executem operações em uma única plataforma. Além disso, os membros da equipe do Teambot podem relatar seus esforços diretamente no Slack.
• ITM Platform é líder da indústria em Gerenciamento de Projetos e Portfólios.
• Nossa funcionalidade de gerenciamento de recursos junta lacunas de distribuição e estatísticas de utilização em uma visão unificada no nível de portfólio

Faça iterações com os seus dados

Claro, você tera que se questionar sobre o seu histórico de dados, seja na análise post-mortem ou a um nível mais estratégico.

O mais comum é descobrindo porquê que as suas previsões de desempenho não são realizadas.

Por exemplo, você pode ter um excesso médio de 35% entre as horas estimadas e o esforço final dedicado a um projeto. Mas se você não entrar em pormenores de dados históricos, será difícil de entender se é devido a:

• Baja productividad de algunos trabajadores
• Situaciones imprevistas
• Expectativas poco realistas
• Una combinación de todo lo anterior

Você pode criar várias análises de RH neste processo de avaliação, e a camada pode ser tão complexa quanto você precisa. No entanto, é bom ter em mente que seus recursos humanos são pessoas e você precisará tratá-las com flexibilidade: cuidado com decisões baseadas apenas em dados!

Por exemplo, você pode começar por analisar a precisão das estimativas de recursos, por projeto ou gerente de projeto e começar a criar métricas do ponto de origem. Isso poderia ajudá-lo a compilar melhor os requisitos e ajustar estimativas de tempo com base em como seus funcionários ou especialistas realmente funcionam.

Vá além do seu conjunto de ferramentas habitual: Análise de Redes Sociais e outros

As métricas de lacunas de utilização e distribuição geralmente permitem identificar constrições, mas podem não ser suficientes. Você pode estar interessado em complementá-los com a análise de como sua organização realmente se comunica. Por exemplo, uma análise de redes sociais com base em seus procedimentos de relatórios permitirá visualizar quem são os guardiões formais em sua organização; Enquanto um estudo empírico de fluxos de informação reais permitirá que você veja quem está realmente bloqueando ou facilitando os processos.

Você já usou outro tipo de análise e métricas? Qual é a sua abordagem inteligente para análise de RH, e como isso contribui para melhorar seus processos de gerenciamento de projetos?

Jaime González-Capitel
Senior Content Strategist
ITM Platform