Kanban

Embora todos nós tenhamos placas Kanban, muitos dos princípios que diferenciam essa metodologia são muitas vezes ignorados na prática.

Se você trabalha desenvolvendo software, em um ambiente tecnológico ou em uma inicialização, é provável que, em algum momento, você tenha usado uma placa Kanban para visualizar quais tarefas estão pendentes, quais estão sendo trabalhadas e quais foram concluídas.

É o MVP de Kanban: três colunas, três estados: a serem concluídos, em processo, concluídos.

 

Vincule seus projetos Kanban em um portfólio unificado com ITM Platform

Personal Board, ITM Platform

O painel individual de ITM Platform resume o trabalho pendente com kanban.

Esta simplicidade tem sido, de certa forma uma benção, porque as placas se tornaram extremamente populares. Mas eles também fizeram que muitas pessoas as usassem ou criticas sem saber detalhadamente as características desse método.

Por exemplo, muitas vezes é ignorado que Kanban é muito útil quando, além de projetos, você também deseja gerenciar trabalhos que não se encaixam em nenhum projeto.

Isso faz de Kanban um excelente complemento para gerenciar um portfólio de projetos, no qual a demanda por mudanças também inclui tarefas individuais para as quais não há coordenador ou gerente do projeto.

Apesar disso, muitas poucas ferramentas de portfólio incluem Kanban entre suas características; e poucas versões do Kanban online permitem o gerenciamento de portfólio.

Se você quer ambos, a ITM Platform é um dos poucos fornecedores que podem satisfazê-lo.

Kanban vs ágil vs SCRUM

É comum no mundo do desenvolvimento de software que a SCRUM é considerada a melhor metodologia ágil, se não a única. No entanto, cada metodologia tem suas vantagens e desvantagens. Se você deseja rever suas diferenças, aqui tem um artigo útil.

SCRUM, por exemplo, é usado apenas em projetos de software. Nesta área, substitui os métodos tradicionais de design em cascata (ou cachoeira), cuja eficiência é muito melhorada.

No entanto, fora desse escopo, SCRUM é muito frágil, para não dizer inútil. Não pode ser aplicado, por exemplo, para projetar processos para novos produtos que não possuem elementos de programação.

Pelo contrário, além de ser usado de forma prolífica em desenvolvimento (muitas vezes, em combinação com metodologias SCRUM), Kanban demonstrou sua utilidade em contextos onde a maior parte do volume de trabalho está operacional. O exemplo clássico é a fabricação industrial, como as fábricas da Toyota em que o método foi elaborado. Mas também o design de novos produtos e serviços em qualquer setor pode se beneficiar de sua estrutura.

Os 3 principios de kanban

  • Visualize tudo o que está acontecendo em determinado momento. Cada elemento e seu estado de progresso são vistos no contexto de todo o trabalho, seja um projeto ou as operações em andamento
  • Limite a capacidade do trabalho em andamento, ou Work In Progress (WIP). É necessário colocar um máximo na quantidade de tarefas que podem ser gerenciadas ao mesmo tempo e os limites visuais do quadro ajudam a perceber fisicamente essa limitação de máximos. Por exemplo, se uma unidade de controle de qualidade pode gerenciar um máximo de 5 itens de rolamento, não pode aceitar o sexto item até que ele termine com um dos cinco anteriores.

Pode não ser muito intuitivo, mas a limitação do WIP consiste precisamente em visualizar os estrangulamentos para priorizar o trabalho nessas áreas e para poder concentrar recursos na resolução deles.

  • Melhorar a continuidade do trabalho. Assim que um elemento for concluído, outra tarefa do backlog é Para isso, é essencial que o backlog seja devidamente gerenciado, priorizado e categorizado.

Quando Kanban deve ser usado?

Existem quatro situações em que o Kanban deve ser usado:

  • Existem quatro situações em que é conveniente usar Kanban:
  • Em ambientes operacionais cujas prioridades mudam muito frequentemente
  • Quando as mudanças nos requisitos podem ser introduzidas a qualquer momento
  • Quando as unidades de trabalho são tarefas independentes
  • Quando a otimização incremental de um processo existente é prosseguida

Quais são as vantagens de Kanban?

  • Transparência máxima
  • Entrega contínua
  • Igualar a capacidade da equipe com o trabalho em andamento
  • Concentração na duração do ciclo (quanto tempo leva uma tarefa para ir do backlog a ser completado)
  • Permite atribuir diferentes máximos WIP aos estádios sucessivos e redirecionar o trabalho para melhorar o tempo de entrega.

Com relação a este último ponto, por exemplo, em uma equipe de programação é muito normal ter quatro estados: To Do, In Progress, Code Review e Finalizado. Atribuir um máximo de 2 tarefas à Revisão de Código implica que imediatamente mais tarefas In Progress não podem ser assumidas, então os programadores terão que gastar tempo revisando o código, uma tarefa desagradável que geralmente deixam para o fim. Isso evita o gargalo de todo o código que está sendo escrito, mas sem verificar. Se você adicionar dinâmica de equipamentos e comunicação imediata ao quadro, os benefícios são muito claros.

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clientes, bolhas, carta, notas, telefone, falanteO desempenho da profissão de gerente de projeto geralmente pode lembrar um malabarista tentando manter 12 bolas em movimento ao mesmo tempo. A única diferença é que você deve fazer malabarismos com os prazos e, possivelmente, com seu orçamento.

Um dos maiores problemas enfrentados pelos Escritórios de Gerenciamento de Projetos (PMOs) é a falta de comunicação entre seus membros e a multidão de atores envolvidos no projeto. Sem comunicação extraordinária, qualquer uma dessas bolas pode sair do seu caminho e destruir suas chances de executar o seu plano principal com sucesso.

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Comece a gerenciar projetos para todos seus clientes com ITM Platform

Quando não há espaço para cometer erros, a única opção viável é equipar sua equipe com as melhores ferramentas para o trabalho. Garantir uma comunicação impecável é muito mais fácil ao combinar uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos com um bom software de gerenciamento de clientes (CRM). Isto é especialmente crítico para as empresas que desenvolvem projetos para clientes. A combinação de um bom software de gerenciamento de projetos e CRM garante um acompanhamento das relações com clientes em que nenhum detalhe ou solicitação é perdida. Não há ponto sem nó..

Os dois produtos podem ser integrados em um instante. Qualquer software de gerenciamento de projetos auto respeitável inclui uma API para que cada desenvolvedor possa conectar o programa com qualquer outro sistema bem avaliado com o qual eles desejem continuar trabalhando. ITM Platform possui uma API com uma ampla coleção de métodos constantemente atualizados, projetados para melhorar a produtividade da ferramenta, mantendo a simplicidade para o usuário final.

Com recursos como estes, combinar o poder de ITM Platform com um bom CRM em uma solução simples e integrada pode resolver os problemas de comunicação que você deseja evitar durante seu próximo projeto.

Mas como o CRM ajuda na comunicação? Um bom CRM oferece rastreamento automatizado de comunicação. Dessa forma, é muito difícil omitir informações relevantes, como o e-mail de duas linhas com uma pergunta de um cliente, que pode ser vital para manter um projeto saudável e uma relação construtiva com o cliente.

Além da comunicação, com ITM Platform, você também pode expandir o rastreamento para os clientes e conectar todas as suas compras, faturas, perfis de clientes e fornecedores.

Os erros humanos mais compreensíveis, como o esquecimento ou o email não lido, não afetarão os processos que você desenvolveu com esses cuidados.

Um bom CRM também permitirá uma sincronização automática dos dados. Uma vez conectado com ITM Platform, os dados serão combinados imediatamente. A equipe do projeto verá os dados baixados do CRM de ITM Platform usando qualquer dispositivo. Isso torna a informação clara e acessível a todos: os membros da equipe irão lidar com a mesma informação crítica em cada fase do projeto. Lembre-se de que ITM Platform permite que você gerencie todos os componentes financeiros do projeto: as faturas, os orçamentos estimados e as receitas serão permanentemente atualizados.

Uma das suas responsabilidades fundamentais como gerente de projeto é garantir que seu plano de projeto permita uma execução impecável. Ao armar sua equipe com uma combinação sincronizada de programas de gerenciamento de projetos e clientes, você criará as bases para uma excelente cultura colaborativa.

Se você quiser saber mais sobre como garantir o sucesso de seus projetos, solicite uma demonstração de ITM Platform e comece a melhorar a comunicação de sua equipe em um ambiente de trabalho totalmente colaborativo.

Autora: Maria Waida

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Se lidera uma empresa de consultoria em planejamento de projetos, é provável que os negócios tenham sido proveitosos para si nestes últimos anos: a industria recuperou da recessão global, e o planejamento de projetos rapidamente se impôs como uma filosofia de liderança que vai para além dos seus nichos do desenvolvimento iniciais: desenvolvimento de softwares, construção e infraestruturas.

Na verdade, muitos dos nossos melhores clientes chegam de áreas tão diversas como serviços financeiros, seguros, cuidados de saúde ou do setor agroalimentar.

No entanto, continuamos a achar surpreendente que muitas pequenas e medias empresas de consultoria, talentosas e altamente especializadas em serviços ligados à gestão de projetos, não acumulem uma carteira solida e variada de soluções de software para oferecer aos seus clientes.

Obviamente, muitos empresários optam por se associar a fornecedores de topo. Algo que lhes dá acesso a grandes contas e garante os serviços associados que exige a complexidade da solução.

Se esse é o seu caso, acreditamos, porém, que existam algumas razões pelas quais você não deveria ficar satisfeito com essa estratégia:

  1. Melhore a sua carteira de fornecedores

Por muito que aprecie as suas soluções dispendiosas e sofisticadas, há bastantes clientes que não ficarão convencidos por diversas razões: o preço, experiências anteriores, ou necessidades particulares. Será sempre uma boa ideia acrescentar soluções que se destaquem por outros motivos. Se orientar para atividades especificas ou para um certo perfil de profissionais, contando com vantagens metodológicas ou com um preço mais acessível pode ajudar a convencer definitivamente um bom numero de futuros clientes.

  1. Diversifique

Elaborada corretamente, uma carteira diversificada de soluções pode vir a ser o melhor complemento para os seus serviços. As diferentes soluções de software necessitarão modalidades distintas de formação e apoio acrescentado, mas, a não ser que a sua estratégia esteja construída à volta do seu fornecedor principal, o mais provável é que os fabricantes mais pequenos se possam adaptar melhor a certos serviços que já propõe separadamente.

  1. Cuide do seu nível de relações comerciais

O mais provável é que as pessoas exteriores à indústria pensem de outra forma, mas no nosso setor todos sabemos que vender serviços tecnológicos é, fundamentalmente, uma questão de confiança.

A confiança não só leva tempo, como é ainda mais difícil de ganhar conforme o tamanho da identidade com quem deseja colaborar.

O que estou tentando explicar, é que a escala das relações comerciais pode ser muito larga se resolver se associar com um gigante da indústria, enquanto que no caso de uma empresa menor ou de nicho, uma estratégia clara, reuniões e algumas vendas pode ser o suficiente.

  1. Aumente a sua reputação como conselheiro independente

Quanto mais diversificada for a sua carteira de soluções, maior a probabilidade que o vejam como sendo um especialista capaz de proporcionar conselhos fiáveis de maneira independente e não tendenciosa, de forma a oferecer a solução mais adaptada para cada circunstância. Uma carteira limitada não pode ser compatível com essa reputação.
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O exemplo da rede de parceiros de ITM Platform

Ao longo dos últimos 3 anos, a ITM Platform construiu uma rede de parceiros de modo a vender a nossa solução de PPM em todo o mundo.

Um dos nossos parceiros conseguiu um contrato no valor de 250.000 dólares quando lhe recomendamos uma empresa que já conhecia a necessidade de reorganizar os seus processos relativos ao gerenciamento de projetos a partir da compra de licenças ITM Platform.

Em Espanha, o responsável pela instalação de uma nova fábrica de transformação de alimentos e antigo usuário de ITM Platform decidiu guardar a solução que já conhecia. Nossos parceiros locais disponibilizam a formação e treino necessário para a implementação da fábrica durante o primeiro ano.

Em ambos os casos, o custo das licenças vendidas tem sido muito inferior às receitas provenientes de serviços proporcionados pelos nossos parceiros.

Porém, isso não é problemático: “Nosso modelo de negócio consiste em proporcionar uma solução e gerar receitas de maneira recorrente em troca da satisfação dos nossos clientes. Pedir aos nossos parceiros que partilhem o que ganham com serviços associados não seria de acordo com o nosso modelo”, sublinha nosso CEO, Daniel Piret

“Acreditamos poder vir a ser realmente interessantes para empresas que tencionem passar do modelo tradicional de serviços associados para o entusiasmante mundo do software como serviço”, aponta Daniel

Em 2017, a nossa missão é fazer da rede de parceiros locais o nosso principal canal de vendas. Nesse sentido elaboramos novas estratégias mais “partner-friendly”.

Por outras palavras, o nosso modelo de crescimento consiste em ajudar os nossos parceiros a obter contratos de grande valor.

Que recebem nossos parceiros?

  • Uma solução de PPM que, adicionada à carteira, compete com as prestações oferecidas pelos gigantes do setor, mas tendo uma relação de qualidade-preço muito mais interessante.
  • Os nossos parceiros têm prioridade como revendedores: podem vender licenças por um preço inferior ao nosso preço oficial. Assim podemos garantir que os clientes não se dirijam diretamente a nos depois de estarem em contacto com um parceiro nosso.
  • Leads provenientes das nossas campanhas de marketing
  • Uma comissão recorrente
  • E muito mais ainda!

Para solicitar o programa, pode se cadastrar na nossa pagina “parceiros” ou baixar a brochura  aqui.

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uma escalaMuitas vezes não podemos iniciar todos os projetos que gostaríamos. Habitualmente, isto ocorre com projetos internos: Quantos CIO conseguem realizar todos os projetos que lhes pedem os chefes de cada departamento? E quantos encontram razões sólidas para explicar que projetos se iniciam, em que ordem e porquê?

Cada vez que tenha dificuldades em decidir que projetos deveria executar, pode basear a sua decisão na avaliação de distintos cenários. Vamos tentar perceber como graças a um exemplo simples:

 

Baixe o guia completo para conhecer tudo sobre o uso de cenários em projetos

Um exemplo de uso de cenários

Imaginemos que existam 3 projetos internos difíceis de comparar entre si: a implantação de um novo sistema de gestão de documentos (DMS), o desenvolvimento de um novo produto e a formação interna de toda a força de venda. Para além disso, como dissemos antes, nem sempre há capacidade financeira para financiar todos

Estimação de custo e importância

O primeiro passo para estabelecer cenários é de avaliar o seu custo e importância:

 

Numero

 

Projeto

 

Importancia

 

Custo estimado

1 DMS 17,73% 15.777,00 $
2

Novo produto

47,05% 90.091,00 $
3

Formação

35,22% 64.144,00 $

Suponhamos que o orçamento máximo que se pode disponibilizar a estes projetos é de 150.000 dólares, inferior ao total de 170.000:

Como avaliar um projeto

Com ITM Platform, o valor do projeto depende de quanto contribui ao alcançar um objetivo de negócio. Este critério permite reagrupar projetos muito distintos por programas e desenvolver cenários mais complexos que o de este exemplo.

Experimente gerenciar cenários vinculados aos seus projetos tentando ITM Platform
Priorizar os objetivos

1. Contar cenários

A seguir, o importante é saber quais são as alternativas. Neste caso, existem 8 cenários ou situações possíveis tendo em conta que podemos eleger (em azul) ou descartar (em vermelho) cada um dos projetos.

123 123 123 123
123 123 123 123

2. Quantificar cenários

Qual é o investimento necessário para cada um dos cenários?

0,00 64.144,00 $ 90.091,00 $ 154.235,00  $
15.777,00 $ 79.921,00 $ 105.868,00 $ 170.012,00  $

Como sabemos o limite de investimento é de 150.000$, podemos descartar as combinações que os superam

0,00 64.144,00 $ 90.091,00 $ 154.235,00
15.777,00 $ 79.921,00 $ 105.868,00 $ 170.012,00

3. Avaliar cenários

Qual o valor que se obtém de cada um de entre eles?

0% 35% 47% 82%
18% 53% 65% 100%

Se não tivéssemos limitações, naturalmente, escolheríamos lançar todos os projetos. No entanto, ao aplicar restrições financeiras não é fácil chegar nem perto de esse ideal.

Como acabamos por descartar alguns dos cenários, apenas faz falta escolher a combinação com valor mais alto entre as restantes: o 65% dos projetos 1 e 2.

Simples, não é? Quando começar a testar com ITM Platform deixará de ter dúvidas na hora de selecionar projetos.

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Gerente de projeto que olha gráficos através de seu lupaPorquê realizar relatórios de estado?

Qualquer projeto necessita que se realize um relatório de estado ou de progresso, no qual se detalha de forma clara, precisa e objetiva o estado no qual se encontra o mesmo.

Um relatório de estado de projeto tem como finalidade proporcionar uma avaliação do progresso e comunicar os detalhes da execução. Tendo em conta isto, a elaboração do relatório de progresso toma grande importância, já que é vital que se leve a cabo seguindo um modelo predeterminado. Só de esse os usuários poderão partilhar relatórios entre eles:

  • Comparar relatórios de estado correspondentes a distintas fases do mesmo projeto permite ter uma ideia mais precisa da distância coberta, analisando em que medida as projeções futuras se verificam ou não.
  • Comparar relatórios de diferentes projetos é fundamental, sobre todo entre projetos semelhantes que utilizam diagramas de Gantt, para compreender onde estão as discrepâncias entre estimações e reais.

Se não contar com um modelo de relatório na sua organização, estará perdendo a vantagem de poder comparar informações. Os modelos homogêneos permitem aos usuários dos ditos relatórios encontrar a informação que necessitam rapidamente, já que sabem como está estruturada. Este é um dos aspectos em que um escritório de gestão de projetos pode trazer grandes benefícios à comunicação na organização.

Um relatório de estado contém uma breve descrição com as principais informações, estabelecendo causas e explicações que justifiquem ou ofereçam um contexto de análise de dados, no entanto, depois de este resumo executivo, deve se basear em dados, métricas e gráficos que permitam ao usuário compreender o progresso em muito pouco tempo.

Alimente seus relatórios de estado usando dados em tempo real com ITM Platform

Resumo executivo: Base fundamental para o seguimento de um projeto

Através desta seção se deve realizar uma discrição objetiva de como se vai executando o projeto. O resumo deve apresentar uma forma clara e simples os resultados mais importantes do projeto, incluem:

  • Marcos cumpridos
  • Entregas e qualidade das mesmas
  • Riscos e imprevistos que se tenham verificado
  • Relação entre estimações e reais, pelo menos em três aspetos; uso de recursos, custos, prazos
  • Como afeta o avanço até a data de estimação inicial. Se se considera pouco real a data de entrega, este sinal de alarme é o primeiro passo para poder alertar ao cliente ou negociar com uma nova data.

Por outro lado, o resumo executivo é muito eficaz para fazer um acompanhamento detalhado das metas planificadas que sugerem durante o desenvolvimento do projeto, assim como também as ações que se executaram a curto prazo, de forma que pode minimizar qualquer eventualidade que se apresente.

A finalidade não é outra que de se assegurar que o projeto continue no bom caminho, que será entregue a tempo e com a qualidade esperada

Relatório de avanços do projeto: Avaliação constante de progressos

A avaliação constante de um projeto é vital para conhecer que contramedidas se devem tomar para que o projeto seja um êxito. Daí que a elaboração desde capitulo apenas realce a seção mais problemáticas do projeto.

Da mesma maneira, podemos avançar sugestões e corretivos para solucionar um problema especifico. Como o projeto habitualmente não poderá esperar receber feedback sobre os aspetos, habitualmente as decisões já estão tomadas, pelo que neste ponto pode delimitar ações já decididas.

Modelo de registo: Controle de projetos

O relatório de estado deve gerar informação relevante sobre os riscos registados. É recomendável partir de um modelo de registro com o qual se possa distribuir informação útil e de forma ordenada. Este modelo de registo pode permitir acesso a:

  • Fatores de risco do projeto,
  • Probabilidades
  • Impactos sobre o projeto.

Tenha acesso à Matriz de avaliação de risco gratuita de ITM Platform para compilar esta informação rapidamente.

Conheça tudo o que diz respeito às métricas: Promova o seguimento do projeto

Gerenciar um projeto apenas é possível se tiver à disposição ferramentas para quantificar os distintos parâmetros involucrados, oferecendo dados objetivos e comparáveis. Desta forma se podem medir, por exemplo:

  • Prazos de entrega
  • Qualidade das entregas, a partir do número de requerimentos incluídos
  • Custos incorridos até à data final
  • Porcentagens dos ditos custos sobre o total
  • Quantidade de custos não previstos incorridos
  • Horas trabalhadas, seja por trabalhador ou por categoria profissional

Indicador de resultados

Se o resultado não é um produto material, mas um serviço, o projeto abarcará as fases de implementação e comercialização, haverá um número de usuários, o gasto médio, etc. Estes indicadores servirão para medir a qualidade da entrega

Se estiver interessado em saber que indicadores não deve descuidar para gerenciar um portfólio, pode continuar lendo estes artigos:

  • 7 indicadores de projeto que não deve descuidar para gerenciar o seu portfolio
  • 5 considerações para gerenciar o seu portfólio de projetos

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