Porquê realizar relatórios de estado?
Porquê realizar relatórios de estado?Qualquer projeto necessita que se realize um relatório de estado ou de progresso, no qual se detalha de forma clara, precisa e objetiva o estado no qual se encontra o mesmo.
Um relatório de estado de projeto tem como finalidade proporcionar uma avaliação do progresso e comunicar os detalhes da execução. Tendo em conta isto, a elaboração do relatório de progresso toma grande importância, já que é vital que se leve a cabo seguindo um modelo predeterminado. Só de esse os usuários poderão partilhar relatórios entre eles:
- Comparar relatórios de estado correspondentes a distintas fases do mesmo projeto permite ter uma ideia mais precisa da distância coberta, analisando em que medida as projeções futuras se verificam ou não.
- Comparar relatórios de diferentes projetos é fundamental, sobre todo entre projetos semelhantes que utilizam diagramas de Gantt, para compreender onde estão as discrepâncias entre estimações e reais.
Se não contar com um modelo de relatório na sua organização, estará perdendo a vantagem de poder comparar informações. Os modelos homogêneos permitem aos usuários dos ditos relatórios encontrar a informação que necessitam rapidamente, já que sabem como está estruturada. Este é um dos aspectos em que um escritório de gestão de projetos pode trazer grandes benefícios à comunicação na organização.
Um relatório de estado contém uma breve descrição com as principais informações, estabelecendo causas e explicações que justifiquem ou ofereçam um contexto de análise de dados, no entanto, depois de este resumo executivo, deve se basear em dados, métricas e gráficos que permitam ao usuário compreender o progresso em muito pouco tempo.
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Resumo executivo: Base fundamental para o seguimento de um projeto
Através desta seção se deve realizar uma discrição objetiva de como se vai executando o projeto. O resumo deve apresentar uma forma clara e simples os resultados mais importantes do projeto, incluem:
- Marcos cumpridos
- Entregas e qualidade das mesmas
- Riscos e imprevistos que se tenham verificado
- Relação entre estimações e reais, pelo menos em três aspetos; uso de recursos, custos, prazos
- Como afeta o avanço até a data de estimação inicial. Se se considera pouco real a data de entrega, este sinal de alarme é o primeiro passo para poder alertar ao cliente ou negociar com uma nova data.
Por outro lado, o resumo executivo é muito eficaz para fazer um acompanhamento detalhado das metas planificadas que sugerem durante o desenvolvimento do projeto, assim como também as ações que se executaram a curto prazo, de forma que pode minimizar qualquer eventualidade que se apresente.
A finalidade não é outra que de se assegurar que o projeto continue no bom caminho, que será entregue a tempo e com a qualidade esperada
Relatório de avanços do projeto: Avaliação constante de progressos
A avaliação constante de um projeto é vital para conhecer que contramedidas se devem tomar para que o projeto seja um êxito. Daí que a elaboração desde capitulo apenas realce a seção mais problemáticas do projeto.
Da mesma maneira, podemos avançar sugestões e corretivos para solucionar um problema especifico. Como o projeto habitualmente não poderá esperar receber feedback sobre os aspetos, habitualmente as decisões já estão tomadas, pelo que neste ponto pode delimitar ações já decididas.
Modelo de registo: Controle de projetos
O relatório de estado deve gerar informação relevante sobre os riscos registados. É recomendável partir de um modelo de registro com o qual se possa distribuir informação útil e de forma ordenada. Este modelo de registo pode permitir acesso a:
- Fatores de risco do projeto,
- Probabilidades
- Impactos sobre o projeto.
Tenha acesso à Matriz de avaliação de risco gratuita de ITM Platform para compilar esta informação rapidamente.
Conheça tudo o que diz respeito às métricas: Promova o seguimento do projeto
Gerenciar um projeto apenas é possível se tiver à disposição ferramentas para quantificar os distintos parâmetros involucrados, oferecendo dados objetivos e comparáveis. Desta forma se podem medir, por exemplo:
- Prazos de entrega
- Qualidade das entregas, a partir do número de requerimentos incluídos
- Custos incorridos até à data final
- Porcentagens dos ditos custos sobre o total
- Quantidade de custos não previstos incorridos
- Horas trabalhadas, seja por trabalhador ou por categoria profissional
Indicador de resultados
Se o resultado não é um produto material, mas um serviço, o projeto abarcará as fases de implementação e comercialização, haverá um número de usuários, o gasto médio, etc. Estes indicadores servirão para medir a qualidade da entrega
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