Los indicadores de portafolio son primordiales para contar con una visión global de la organización y su rendimiento de proyectos. En este artículo repasamos la lista de los más importantes.
KPI 1: Demanda interna en número de días/hombre
Cuando tu organización gestiona proyectos internos, tanto si se trata de proyectos de cambio como de desarrollo de nuevos productos, el cliente y el patrocinador del proyecto estarán dentro de casa. Por eso, cuando están mal gestionadas, las carteras de proyectos internos pueden convertirse en auténticas carreras de autos locos, con los distintos promotores dándose codazos e intentando adelantarse para conseguir añadir un par de personas a su equipo, obtener financiación adicional o el favor del comité de dirección.
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Por eso, es muy importante tener claro en todo momento cuál es la demanda interna total que cada área de la organización está generando para sus distintos proyectos. Es cierto que puedes basarte en cuál es el proyecto más grande o en cuáles son los criterios para incurrir en gastos, pero mientras que el primero es un indicador parcial, el segundo no permite ver el desarrollo de la carga planeada de trabajo. El indicador de demanda interna es el KPI perfecto para este propósito. Gracias a él sabrás realmente cuántos días de trabajo genera cada departamento o área funcional de tu empresa a los equipos de proyectos. Esta información no solo es valiosa para que el CIO y el CEO puedan tomar carta de negociación, sino que te puede servir para establecer un límite máximo de demanda de días relacionado con la capacidad de producción de la organización (throughout time).
Por supuesto, si existen proyectos transversales que involucran a varios departamentos es fundamental tener un buen sistema de imputación de proyectos, de manera que la información que figura en el sistema no esté distorsionada y el indicador sea realmente útil.
KPI 2: Personal por perfil profesional
Si tu organización se apoya en consultores para sus proyectos, es muy posible que las competencias disponibles varíen mucho en el tiempo. Hoy mismo podrías contar con cuatro expertos en programación en JavaScript y dentro de cuatro meses con ninguno. Por eso, es importante tener claro en todo momento cuál es la composición de tus recursos humanos por perfiles profesionales. La evolución de este indicador facilitará el trabajo de tu PMO, la planificación de recursos y la identificación de carencias o exceso de oferta. Además, la fotografía es muy útil para que el equipo directivo conozca el ADN del personal involucrado en proyectos.
KPI 3: Estimación del esfuerzo en proyectos
El indicador anterior serviría de poco para gestionar el portafolio si no pudiéramos anticiparnos a las necesidades futuras de determinados perfiles. Para ello, es fundamental tener a la vista cuáles son los esfuerzos estimados en los próximos meses. Cada director de proyectos tiene en cuenta dónde se concentra el mayor esfuerzo para los proyectos de los que es responsable, pero muy pocos tienen la información necesaria para saber si las “épocas calientes” de cada proyecto coinciden. A partir de un gráfico de ese tipo, los gestores del portafolio saben cuándo existe un mayor riesgo de escasez de ciertas competencias y pueden planificar en consecuencia. En el ejemplo, los meses más complicados son junio, septiembre, julio y abril, por ese orden.
KPI 4: Presupuesto por objetivos
Dentro de los indicadores económicos, uno de los más interesantes desde el punto de vista del portafolio es el que indica cuál es la inversión agregada que se está realizando por cada uno de los objetivos de la organización.
Este indicador debe servir como confirmación de que la administración de la cartera de proyectos está siguiendo las líneas estratégicas establecidas desde los órganos más altos de dirección. Si un objetivo tiene la máxima prioridad, lo lógico es que esté recibiendo la inversión más alta. Cualquier discrepancia contraria debe tener motivos suficientemente justificados.
En el ejemplo, si el crecimiento en ventas fuera más importante para los dirigentes que el aumento de la eficiencia operativa, habría que revisar la cartera de proyectos para procurar que las inversiones totales en esas áreas se correspondan a las prioridades. Es posible que la mejora operativa tenga actualmente un proyecto de cambio muy costoso pero de duración limitada, tras cuya finalización los porcentajes volverían a ajustarse.
KPI 5: Presupuesto por procesos
¿Qué procesos de negocio están absorbiendo mayor inversión? Conjuntamente con el indicador de demanda interna, este indicador da pie a la optimización, la reducción de costes y la eliminación de redundancias e ineficiencias. A menudo, procesos considerados marginales y de escaso valor añadido consumen recursos por motivos administrativos y de mantenimiento que son difíciles de reducir. Sin embargo, es fundamental saber cuál es el valor natural o el promedio de este indicador y procurar que nunca se eleve por encima del mismo. En el ejemplo de la imagen, pongamos que la media del coste del almacenamiento de GlobalCorp 360 esté en el 8%. Si en algún momento se elevara por encima del 12% sin existir motivos aparentes para ello saltarían las alarmas, existiendo motivos más que suficientes para someter el proceso a una auditoría.
KPI 6 y 7: Presupuesto por componente y coste actual por componente
El indicador más sencillo, el que indica los presupuestos por cada uno de los proyectos que lo componen, sigue siendo el más útil para el gestor del portafolio. Igual que pasa con el calendario para un gestor de eventos, el director de un portafolio siempre debe tener ante sí referencia por escrito de cuál es el presupuesto de cada proyecto. No vale fiarse de la memoria, que juega malas pasadas. ¿Con qué frecuencia nos ocurre que no sabemos qué día de la semana es? El responsable de todo un portafolio debe exigirse la mayor precisión en el conocimiento de los presupuestos y los costes incurridos por cada proyecto. Por el mismo motivo, es fundamental contar con una solución que, como ITM Platform, actualice la información inmediatamente cada vez que se registre una nueva factura, sin tener que esperar a informes periódicos.