Tener control del presupuesto de mi proyecto se da por hecho; pero no siempre es tan fácil como parece.

Así es cómo ITM Platform da soporte a esta función.

Una de las mayores fortalezas de ITM Platform se encuentra precisamente en el control del presupuesto, tanto por su potencia como por su facilidad de uso. En este artículo describiremos brevemente los elementos y prestaciones que ofrece, sin ser exhaustivos sobre un asunto que puede llegar a ser complejo.

“Una de las mayores fortalezas de ITM Platform se encuentra precisamente en el control del presupuesto”

Los elementos de costo que se administran son las horas y las compras o adquisiciones (facturas) externas. Del modo más sencillo consideremos que un proyecto consume “n” horas a un costo “x” y que también consume recursos externos, como por ejemplo materiales, por un valor total de “z”. Así pues el consumo del proyecto será de n horas * x dólares + z costo de materiales.

Entendidos los elementos de costo, pasemos a los tres bloques principales en presupuesto y seguimiento que se manejan en ITM Platform:

  • Presupuesto: Es la cantidad de dinero destinada al proyecto. Es lo que también llamamos top-down, porque va desde la decisión de cuándo dinero se pone a disposición del proyecto, hasta su detalle. Puede determinarse en cantidad total para el proyecto, establecer cantidades dependiendo de si se trata de personal interno o externo, etc.

  • Estimación de costo o bottom-up, es la valoración de costos que realiza el sistema en base a las estimaciones de horas y compras que realiza el jefe de proyecto en la planificación. Por ejemplo, decimos que el proyecto consumirá “n1” horas en esta tarea y “n2” en aquella otra, que usará “z1” materiales para fabricación y “z2” materiales para comercial. La suma de todos ellos irá formando el costo estimado a medida que la planificación y actualización del proyecto vaya avanzando.

  • Real. Esto es más sencillo de comprender, aunque probablemente sea lo más interesante y lo que hace que el sistema sea completo. Se trata de las horas reportadas por cada miembro del equipo de trabajo que, calculadas en tiempo real a través de los costos estándar y tarifas, alimentan el consumo y costo real al momento. En paralelo, las facturas ingresadas y asignadas al proyecto sumarán en la correspondiente partida.

El cálculo de compras no tiene mayor complejidad, más allá de que pueden agruparse por partidas presupuestales y ser asignadas a proveedores.
Pero el cálculo de costo de horas merece algo más de detalle:

ITM Platform dispone de un completo sistema de costos estándar que permite establecer los valores por cada perfil profesional, ya sea de personal interno o externo. Además, y por hacer este artículo breve, diremos que existen tarifas de proveedores para cada una de los perfiles contratados.

“ITM Platform dispone de un completo sistema de costos estándar que permite establecer los valores por cada perfil profesional”

Imagine ahora que su proyecto tiene como personal interno un jefe de proyecto, dos ingenieros y un controller. Como personal externo tendrá además diez técnicos y cuatro operarios.

Si usted definió en ITM Platform el costo de cada uno de estos perfiles, obtendrá el máximo detalle tanto en la estimación de costos (bottom-up) como en costos reales a través del reporte de horas de cada uno de los individuos: ellos sólo dicen cuánto trabajaron y en qué y el sistema calculará cuánto representa en costos para el proyecto.

Si no le interesa tanta precisión, basta con que especifique el costo general por hora.

Con este esquema, sencillo de configurar (le aseguro que no lleva más de unos minutos si tiene claros sus costos) obtendrá información consolidada e información de todo detalle sin más esfuerzo que cada miembro de equipo realice su reporte de trabajo y se hayan recogido las facturas externas.

control del presupuesto con ITM Platform

Si desea ir más allá en la valoración de la evolución económica del proyecto o de cómo previsiblemente acabará éste, le recomiendo leer el artículo relacionado con el Valor Ganado.

presupuesto de los componentes por proceso

Lo anteriormente descrito tiene relación con el presupuesto y seguimiento de cada proyecto.

Pero ITM Platform va más allá, proporcionándole información consolidada de costos del portfolio de proyectos y programas, vistas de conjunto de proyectos y servicios y cuadros de mando que le ofrecerán información precisa sobre las inversiones que realiza, dónde se aplican y qué valor ofrecen al negocio.

Como último detalle, tenga en cuenta que ITM Platform es multimoneda y que todos los valores económicos se pueden expresar en la moneda que necesite, facilitando significativamente el trabajo en proyectos multinacionales y distribuidos.

control de presupuesto ITM Platform

Espero haberles ofrecido una idea general de las posibilidades y la sencillez de ITM Platform relacionadas con el control del presupuesto y su seguimiento. Dudas y comentarios bienvenidos en daniel.piret@itmplatform.com

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