De la estrategia a resultados a través de los OKR

Los OKR son una herramienta de gestión diseñada para alinear el trabajo con la estrategia.

Desde que los directivos piensan y definen un plan estratégico, hasta que se realizan las tareas del día a día, ha pasado tiempo, varios niveles jerárquicos y multitud de personas diferentes transmitiéndose ideas de unas a otras. Los OKR tratan de asegurar que el trabajo final responda a los planes iniciales.

En un contexto empresarial, los OKR se encuentran integrados en el modelo de gestión, a un nivel intermedio entre objetivos estratégicos y las actividades que los implementarán.

Los OKR son la correa de transmisión entre la estrategia y el trabajo diario

La estructura de un OKR está basada en un objetivo asociado a varios resultados clave expresados en un modelo estandarizado.

[Verbo] [Sujeto]

[Resultado clave]

[Marca] [Fecha]

Veamos un ejemplo

Incrementar la productividad

Paquetes envasados

Media de 12 / hora en el primer semestre

Media de 14 / hora en el segundo semestre

Llamadas atendidas

8 operador /día en el primer semestre

9 operador /día en el segundo semestre

Las actividades serán las encargadas de hacer posibles los resultados clave, materializando así los objetivos estratégicos.

Por qué hacen falta los OKR

Los OKR resuelven la desconexión entre estrategia y ejecución, pero también resultan una herramienta eficaz de motivación porque ofrece un propósito real al trabajo diario.

Cuántas veces hemos tenido la sensación de deber hacer lo que se nos manda, sin realmente saber para qué. Los OKR se aseguran de que no sólo las actividades diarias sean las necesarias, sino que las explican.

Según Gallup, las unidades de negocio con personal comprometido tienen una productividad un 21% mayor que las que no.

• El 30% de los trabajadores entiende la estrategia global
• Menos del 50% entiende cómo su trabajo aporta valor
• 13% de los trabajadores están comprometidos con su trabajo

Los OKR ayudan a que los equipos de trabajo comprendan la finalidad de su labor.

La tecnología acelera la distribución y seguimiento del trabajo, pero no explica su porqué.

Cómo se construyen los OKR

Recordemos la estructura de un OKR

[Verbo] [Sujeto] [Resultado clave] [Marca] [Fecha]

Algunas organizaciones, especialmente aquellas acostumbradas a modelos de gestión tradicionales, pueden encontrar útil utilizar un Canvas para llegar a la definición de sus OKR.

El siguiente es un ejemplo,construido por el equipo de ITM Platform, que le puede servir de base.

Puede descargar este OKR Canvas en PDF o en Excel.

En la generación de OKR, con o sin canvas, estas son algunas recomendaciones probadas.

1. Comience el proceso por la dirección, desplegando hacia abajo.
2. Cree objetivos globales a su organización. Los OKR funcionan mejor transversalmente.
3. Prevea el impacto que cada resultado clave tendrá en los resultados globales
4. Establezca planes de acción para cada posible resultado.

Los OKR deben ser circulares, no sólo orquestando información desde los objetivos a las acciones, sino retroalimentando a la dirección de la compañía con los resultados.

El punto número 3 sugiere tener planes de acción listos en caso de que no se alcancen o se sobrepasen los resultados. Improvisar con los datos suele ofrecer peores resultados, pues se está más distante del momento en que se concibieron los planes.

Por ejemplo, queremos obtener cinco potenciales clientes al mes en el mes de abril, para lo que hemos diseñado una campaña de Google Adwords. Llegado el mes de abril, sólo estamos generando tres.

Si no tuviéramos un plan para esta eventualidad, lo más probable es que incrementemos el presupuesto de Adwords y corrijamos los OKR que dependían de este, posiblemente reduciendo la ambición de los objetivos o postponiendo sus resultados.

Planifique con antelación los escenarios en los que las actividades no ofrezcan los resultados esperados

Ahora bien, si antes de disponer de los resultados nos planteamos qué hacer en caso de no cumplirlos, usaremos nuestra perspectiva de planificación, que podría considerar que Adwords podría no ser la mejor opción o que el mercado no está apreciando nuestro producto y requiere cambios estructurales.

Mejores prácticas en el uso de OKR

Como todas las prácticas de gestión empresarial, no existe una talla única. Utilizar las mismas medidas en distintas organizaciones puede tener un efecto contrario al deseado, como tratar de embutirse en una camisa demasiado pequeña.

Estas mejores prácticas enumeran aspectos que deben adaptarse a cada caso:

• Periodo. En general, los OKR tienen una duración trimestral, pues es un plazo suficientemente corto como para ejecutar las acciones, pero suficientemente largo como para medir resultados.
  Algunas organizaciones prefieren establecer seis meses de plazo si las acciones no pueden arrojar resultados antes. Otras, como las start-up, necesitan iterar en periodos más cortos, quizá mensuales.
• Número de objetivos. La norma general es no tener demasiados al mismo tiempo. El número estándar suele estar entre tres y cinco objetivos al mismo tiempo.
• Resultados clave por objetivo. Aplica la misma norma, no excesivos. Si se superaran los cuatro resultados clave, es probable que algún objetivo pueda dividirse en dos diferentes.
• Revisiones. Que el objetivo se fije con cierta periodicidad no significa que no pueda medirse en periodos más cortos para corregir rumbo. Tenga cuidado de no sobrerreaccionar si los resultados intermedios no fueran los esperados, pues hay métricas que requieren tiempo para materializarse.
• Visibilidad. Por su naturaleza, los OKR son públicos y compartidos. De otro modo se perdería el sentido motivacional que tienen.
• Alto impacto. Elija los OKR que tendrán un mayor impacto en su organización, a un coste más bajo. Es decir, aquellos cuya rentabilidad coste/beneficio sea superior.
• Mecanismos de retroalimentación. El resultado de los OKR debe tener un reflejo en la planificación de los siguientes. Establezca un mecanismo por el que la planificación y el resultado se puedan comunicar.

Objetivos vs. OKR vs. KPI

Se parecen, pero no son lo mismo. Objetivos, OKR y KPI (Key Process Indicators, Indicadores Clave de Proceso) están relacionados, pero tienen distintas finalidades.

Veámoslo en el siguiente cuadro.

Como observamos en el cuadro, los tres están relacionados jerárquicamente: el Objetivo define los OKR, y el KPI mide los indicadores clave en la marcha general del negocio.

Peligros de los OKR

Utilizar OKR no garantiza el éxito de su uso. Si bien es un mecanismo intuitivo, no está exento de prácticas que pueden hacer que fracasen.

Estos son los riesgos más comunes:

• Incrementar las expectativas de la compañía por encima de los resultados que se van a obtener. No lo venda internamente como la solución a todos sus problemas, sino como una herramienta de gestión efectiva.
• Acelerar el proceso más de lo que su organización puede asimilar. No tenga prisa.
• Abusar de su uso. Los OKR son una herramienta con un propósito. Del mismo modo que un martillo sirve para clavar clavos y no todo problema es un clavo, no todo problema de gestión se resuelve con un OKR.
• Ausencia del líder. Los OKR son una forma de implementación de la estrategia. Si el líder no está involucrado, el resto de la organización dejará que se diluyan.
• Como en la gestión de proyectos, seguir la guía al pie de la letra es un riesgo. Adapte esta técnica a su realidad, no al revés.

OKR y gestión de proyectos

Existe un triple vínculo entre OKR y proyectos:

• Utilizar los proyectos como mecanismo de materialización de los OKR
• Utilizar los OKR como mecanismo de control de proyectos de largo plazo
• Los OKR como mecanismo de control de gestión del portfolio

Puede implementar alguno o todos, siempre atendiendo a sus necesidades reales.

Proyectos como mecanismo de materialización de los OKR

Recordemos la jerarquía entre los OKR y las actividades que los van a materializar.

Estas actividades tendrán con frecuencia cierta complejidad y requerirán de un equipo de trabajo ¿Cuál es la mejor herramienta para gestionar trabajo complejo y multidisciplinar? Por supuesto, los proyectos.

Los proyectos son el compañero ideal en estos casos, pues además permiten aislar el trabajo y se pueden vincular de forma sencilla a los objetivos a los que sirven

OKRs como mecanismo de control de los proyectos de largo plazo

En proyectos interanuales, los OKR pueden resultar una herramienta interesante de control de su resultado.

Ya conocemos las metodologías ágiles y sus beneficios a la hora de gestionar basado en iteraciones. Pero la realidad es que no siempre es posible ni aconsejable, sobre todo cuando se conoce el resultado final esperado.

Uno de los mayores problemas que presentan proyectos de largo plazo es el efecto de alejamiento, en el que no se ven resultados hasta su entrega. Aquí es donde vienen los OKR al rescate.

Utilice los OKR como medida de control, con los plazos que se adapten a la duración de su proyecto y con los resultados clave que espera en etapas intermedias.

OKR como mecanismo de control de gestión del portfolio

Cualquier oficina de proyectos (PMO) quiere mejorar sus indicadores de gestión. No tanto por proyecto, sino visto como una organización en sí misma. Análogamente a cualquier compañía con sus ingresos y sus clientes, una PMO debe tener indicadores de su éxito en términos de productividad, imagen o eficiencia.

Lectura relacionada: Alineamiento estratégico: selección de proyectos de mayor valor

Veamos un ejemplo:

Incrementar las entregas a tiempo

Reducción de horas no productivas

10% en el primer semestre

12% en el segundo semestre

Reducción de indisponibilidad de recursos por conflicto

Menos de 10 días al mes en el primer semestre

Menos de 7 días al mes en el primer semestre

Así pues, la PMO –y en general la gestión de portfolio de proyectos- de su organización puede encontrar grandes beneficios con el uso de los OKR.

Conclusiones

• Los OKR son una excelente herramienta de implementación de la estrategia.
• Existen metodologías para construirlos; no necesita empezar de cero
• Las mejores prácticas son un excelente medio para implementarlos, pero
• No existe una receta universal, tendrá que adaptar la metodología a su compañía
• Los OKR son un complemento ideal para la gestión de portfolio de proyectos

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