Ilustración de la codificación con las herramientas de medición, compás, regla, cuadrado

Un área de conocimiento es, según PMBOK (Project Management Body of Knowledge), “un área identificada de la dirección de proyectos definida por sus requisitos de conocimientos y que se describe en términos de sus procesos, prácticas, datos iniciales, resultados, herramientas y técnicas que los componen.” De hecho, todos los procesos de la dirección de proyectos contenidos en el PMBOK se reparten entre las 10 áreas.

 

Empieza a integrar los componentes de tus proyectos con ITM Platform y mantén el control sobre actividades, recursos, costes, proveedores, clientes, riesgos y mucho más.

Además de las famosas 6 fases de la dirección de proyectos, el PMBOK contiene 10 áreas de conocimiento:

  1. Integración del proyecto
  2. Gestión del alcance del proyecto
  3. Gestión del tiempo del proyecto
  4. Gestión de los costes del proyecto
  5. Gestión de la calidad del proyecto
  6. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
  7. Gestión de las Comunicaciónes del Proyecto
  8. Gestión de los Riesgos del Proyecto
  9. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
  10. Gestión de los Interesados del Proyecto

En este artículo repasamos el primer área de conocimiento: la integración del proyecto.

La gestión de la integración del proyecto PMBOK reúne los procesos y las actividades necesarias para que el proyecto exista más allá de sus partes. Sin integración, el proyecto no es más que una propuesta de valor con un objetivo; una vez que se identifican y definen sus componentes para integrarlos en torno al alcance que se quiere producir, el proyecto está suficientemente definido para ser aceptado.

La integración, con todo, no debe confundirse con la iniciación: de hecho, es un error de principiante integrar los componentes solamente al definir el proyecto: la integración se debe mantener durante todo el ciclo de vida del proyecto, a lo largo de la cual se jalonan los seis procesos de gestión de este área de conocimiento.

Las 4 claves decisivas para mejorar en esta área de conocimiento son:

  • Obtener la aceptación
  • Crear un plan de ataque
  • Estar dispuesto a hacer concesiones y rectificaciones
  • Aprender de los errores y también de los éxitos con el cierre de proyecto

Prueba ITM Platform gratuitamente

Obtener la aceptación

La gestión de la integración será eficaz si obtenemos el apoyo de todos los miembros del equipo y, sobre todo, de los grupos de interés. Obtener su aceptación desde el inicio del proyecto nos asegura tener el apoyo y la financiación necesaria para que tenga éxito. Para ello, podemos empezar creando un Plan de Proyecto y una Declaración de Alcance Preliminar.

El Plan de Proyecto es el que marca el inicio del proyecto e incluye las aprobaciones y rectificaciones que sean necesarias. Además, autoriza al director de proyectos a dirigir y organizar los recursos, que quedarán plasmados en esta carta, quedando bien definidos sus roles y responsabilidades.

En la Declaración de Alcance Preliminar indicamos el nivel de alcance del proyecto, definimos las razones para emprender esta iniciativa, los objetivos, las limitaciones que hayamos detectado, sus posibles soluciones e identificamos a los grupos de interés importantes a los que afecta este proyecto. Este documento define el proyecto en sí, así como las tácticas que hay que seguir para el proceso de control de cambios.

Con estos dos documentos podremos garantizar que los recursos estén coordinados y programados en la forma y tiempo que se necesiten.

Crear un plan de ataque

Empezamos identificando las actividades que serán necesarias para ejecutar, administrar y monitorear el proyecto de manera efectiva. Será necesario disponer de un software de gestión de proyectos que nos permita planificar y supervisar el proyecto en cualquier momento y desde donde estemos.

Podremos visualizar con un cronograma de Gantt las tareas del proyecto y los recursos asignados. Además, obtendremos actualizaciones de estado del día a día, necesarias para gestionar eficazmente el proyecto.

A medida que avance el proyecto, para que la presentación de informes y el monitoreo entre todos los miembros del equipo sea más preciso y oportuno, debemos hacer hincapié en que todos actualicen el estado de finalización de sus tareas. Por lo demás, su uso es muy fácil e intuitivo.

Estar dispuesto a hacer concesiones

Uno de los mayores desafíos a los que nos enfrentaremos en la ejecución del proyecto es la gestión de las personas. Pueden verse solapados los intereses y opiniones entre encargados de distintos departamentos y más de una vez solicitarán que realicemos cambios en la planificación de nuestro proyecto.

Para que seamos eficaces debemos estar dispuestos a hacer concesiones, aunque no siempre podremos darles lo que nos piden. Por encima de todo está el proyecto, que debe cumplir con los objetivos y requisitos establecidos en Plan de Proyecto.

Debemos controlar que el equipo esté llevando a cabo correctamente su parte del proyecto y asegurarnos que completan el trabajo según los requerimientos de la Declaración de Alcance Preliminar. Hemos de monitorear y controlar el trabajo del proyecto midiendo y equilibrando el progreso del proyecto; y llevando a cabo acciones correctivas o preventivas, según el caso, para garantizar el cumplimiento de todos los objetivos.

Es importante que sigamos el proceso establecido para el control de cambios, definido en la Declaración de Alcance Preliminar, y cuando surja una solicitud de cambio, asegurarnos de que pase por los canales adecuados antes de que se convierta en parte del plan.

Cada solicitud de cambio debe ser evaluada individualmente y solo implementaremos aquellos cambios validados y aprobados que nos van a ayudar a cumplir con los objetivos del proyecto.

Aprender de los errores y también de los éxitos

Como al principio del proyecto ya dejamos claramente definidas todas las actividades, al finalizarlo solo hemos de verificar que estén todas completadas y que el producto o servicio final cumple con las expectativas del cliente y de las partes interesadas. Es conveniente que obtengamos una aprobación por escrito de la finalización del proyecto.

Una vez terminado el proyecto, toca aprender de los errores y éxitos. Organizamos una reunión formal con los miembros del equipo y hacemos una sesión de brainstorming, enumerando uno a uno todos los errores observados durante el proyecto. Hacemos también una lista con las cosas que salieron bien.

Las debilidades con las que nos hemos topado, las amenazas del entorno sufridas, las fortalezas que hemos detectado como equipo y las oportunidades que hemos sabido o no aprovechar, todo lo aprendido en esta experiencia, nos va a servir para el próximo proyecto en el que seguro seremos más eficaces.

Recibe los últimos blogs en tu buzón