Una de las misiones más intangibles de los responsables de gestionar riesgos está precisamente al inicio del proceso. No se trata tanto de diseñar los procedimientos y acometer la planificación, que está racionalizada gracias a los esfuerzos de la comunidad internacional de expertos en gestión de proyectos.
No. Lo más escurridizo es delimitar el riesgo, identificar cuáles son las amenazas antes de que se verifiquen. Para este cometido no existe ninguna fórmula definitiva. Pero no temas, porque el estándar ISO IEC 31010:2009 incluye hasta 30 técnicas para identificar riesgos en las que puedes inspirarte.
En este artículo te recomendamos una selección de las doce más interesantes. Ten en cuenta que los mejores resultados dependerán de que sepas utilizar una combinación de las distintas técnicas que extraiga la máxima cantidad de información valiosa de tu equipo. Al fin y al cabo, es el talento humano de tu organización quien estará identificando, evaluando y planificando todos los aspectos relacionados con el riesgo; las técnicas son solo una lanzadera para agilizar las conversaciones.
Una de las técnicas más utilizadas es el consabido DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades). Aunque no se trata de una técnica específica, lo positivo es que es muy conocida en cualquier tipo de entorno organizativo, por lo que permite una rápida participación de personas no familiarizadas con el aspecto técnico de la gestión de riesgos.
En ese sentido, antes de entrar a desgranar las otro once técnicas conviene destacar que es necesario conocer adecuadamente a los clientes para saber con precisión el nivel de riesgos que están dispuestos a asumir y el producto o resultado que esperan obtener. De esta manera, se podrá elaborar un proyecto adecuado a sus necesidades y al nivel de riesgo tolerado.
Brainstorming o tormenta de ideas
No se trata de un método específico para la identificación de riesgos, sino que se utiliza habitualmente en departamentos relacionados con la creación y el diseño de producto. Sin embargo, también se puede aplicar a este ámbito.
Dejar espacio a la imaginación, a la creatividad y al intercambio de ideas puede permitir descubrir riesgos no identificados y de esa manera tomar las medidas pertinentes ante ellos.
El brainstorming se puede realizar de diferentes maneras:
1.- Tormenta de ideas estructurada. Cada uno de los participantes trabaja por su cuenta y comparte sólo las ideas que considera más adecuadas. Una variante de este método consiste en que cada uno de los integrantes del equipo dice su idea sin disponer de tiempo previo para reflexionar sobre ella.
La principal ventaja de este método es que todos los integrantes del equipo tienen las mismas oportunidades de aportar sus ideas, independientemente de su rango en la empresa o de su perfil de personalidad. El inconveniente puede ser la falta de espontaneidad.
2.- Tormenta de ideas libre. Los participantes en la reunión aportan sus ideas de manera espontánea, a medida que se les van ocurriendo. La ventaja de este sistema es que los participantes pueden construir sus ideas espontáneamente a partir de las aportaciones de otros y dejando fluir su imaginación.
3.- Tormenta de ideas en silencio. En este caso, se utilizan post-it para que cada uno de los participantes anote sus principales ideas. Al finalizar, los post-it se colocan en la pizarra para que todo el mundo pueda leer su contenido.
Elaboración de listas de comprobación o checklists
Consisten en listas de signos de alarma o puntos de control que se deben comprobar para asegurar que no se produce ningún error significativo en la ejecución del proyecto.
Como ventaja fundamental destaca su sencillez, aplicabilidad a múltiples tareas y proyectos y que, si se han elaborado adecuadamente, evitan que se cometan errores graves. Sin embargo, depositar excesiva confianza en estas listas puede conducir a instaurarse en la comodidad de evitar hacer un análisis exhaustivo de los riesgos de cada tarea.
Las listas son muy útiles para procedimientos repetitivos y altamente estandarizados como la fabricación, pero comienzan a fallar en cuanto se abre paso a la innovación o la adaptación de servicios y productos al cliente.
Structured SWIFT
El significado de estas siglas es Structured “What-if” Technique. Se podría traducir al español como Técnica estructurada “¿Y si…?”.
Esencialmente consiste en, como su propio nombre indica, plantearse las consecuencias que determinados acontecimientos podrían tener para el proyecto. El orientador de la sesión repetirá una y otra vez: “Y si pasara esto, ¿cómo actuaríamos?”
SWIFT suele calentar motores con una sesión de brainstorming para recopilar una serie de riesgos, que se estructuran en una secuencia lógica. A continuación, se analizan en detalle atendiendo a sus posibles causas y consecuencias, lo que permite identificar interdependencias para, acto seguido, plantear planes de respuesta.
Análisis de situaciones
Estrechamente relacionado con el método anteriormente descrito, en esta ocasión se plantean diferentes líneas temporales o contextos alternativos, a los que se conoce como situaciones.
En la reunión, se debe analizar el impacto que supondría cada uno de estas hipotéticas situaciones sobre el proyecto y las acciones que se emprenderían en caso de presentarse.
Fault tree analysis o análisis de fallos en forma de árbol
Se trata de una técnica útil para identificar y analizar las causas que conducen a un evento no deseado. Éste se coloca en la parte superior del esquema y posteriormente se dibujan líneas en forma de árbol invertido, identificando en sucesivos niveles las causas que han conducido hasta él.
Podría considerarse que esta técnica se trata de un tipo particular de tormenta de ideas centrado en la causalidad. En una reunión en la que se utilice este tipo de análisis, se argumentan posibles causas que producen un determinado evento. Depende de los niveles en los que se desarrolla el árbol, se pueden incluir causas de las primeras causas, con lo que se profundiza todavía más en la raíz del problema.
Dado el énfasis de esta técnica en la causalidad, adquiere especial importancia en la búsqueda de soluciones. Una vez identificada la causa original del problema, se deben buscar métodos para erradicarla y así poner solución a todas las consecuencias que de ella se derivan.
Bow tie o análisis en forma de pajarita
Este análisis se caracteriza por poner el acento sobre la representación gráfica de las causas y consecuencias de un riesgo.
El riesgo se escribe en la posición central del esquema definitivo.
A la izquierda se realiza un árbol de causalidad similar al del análisis en árbol. Las ramas en este caso se abren hacia el lado izquierdo del esquema y convergen hacia su centro.
A la derecha del riesgo se escribe un árbol de consecuencias directas e indirectas de éste, formando un esquema en espejo al de las causas que condujeron a él.
El resultado final del esquema recuerda a la forma de una pajarita, donde el riesgo es el nudo y las causas y consecuencias son cada uno de los lazos.
Este sistema de análisis es útil en sí mismo, pero también se puede utilizar como complemento de otros métodos ya explicados. Por ejemplo, se puede realizar inicialmente una lluvia de ideas para enunciar los riesgos que se pueden presentar durante la realización de un proyecto y posteriormente emplear un análisis en forma de pajarita para esquematizar sus causas y consecuencias.
Observación directa
No se trata de un método de identificación de riesgos propiamente dicho, pero no por ello resulta menos útil.
Establecer una cultura de atención permanente y de formación continuada es la mejor manera de estar preparado para detectar cualquier riesgo. El equipo que se encuentra trabajando al pie del cañón es el primero que puede percibir cuándo algo no funciona de la manera idónea, dar la voz de alarma y tomar las medidas necesarias.
Análisis de incidencias
Durante la realización de un determinado proyecto se presentarán riesgos no identificados previamente. Una vez que se presenten, se debe realizar un análisis de causalidad para conocer las razones que han llevado a que se produzca y también examinar las consecuencias y el impacto que ha tenido para el conjunto del proyecto.
El registro de estos sucesos y su análisis servirá de base para la detección de futuros riesgos que puedan presentarse.
Del mismo modo, la repetición de un determinado riesgo deberá dar origen a un análisis de causas más profundas sobre las que se debe actuar para conseguir una solución efectiva.
Entrevistas estructuradas y encuestas
Las entrevistas estructuradas, seleccionando miembros del equipo de diferentes rangos y secciones, permiten obtener una visión global del estado de un proyecto y de los posibles riesgos que puede presentar. Aunque se trata de una entrevista estructurada, y por tanto en principio son preguntas de respuesta cerrada, al realizarse a cara a cara con un interlocutor, se le puede permitir una participación más interactiva con la posibilidad de responder a alguna de las preguntas de manera más abierta.
Las encuestas pueden considerarse como una versión modificada de las entrevistas estructuradas. Como inconveniente, se podría señalar que no se pueden incluir preguntas abiertas, dado que suelen consistir en elegir una respuesta de entre las facilitadas por el encuestador.
Sin embargo, precisamente debido a que presentan respuestas cerradas, se pueden aplicar a una muestra mayor y obtener una información más real del pensamiento global de los empleados de una empresa acerca de las carencias y virtudes de un proyecto.
El método Delphi como ejemplo de sistema iterativo
El método Delphi se basa en una consulta a expertos que se realiza de manera estructurada y en sucesivos niveles que se retroalimentan entre ellos, persiguiendo acercarse progresivamente más a una respuesta consensuada capaz de predecir el futuro sobre un determinado evento o proyecto.
En la práctica, consiste en realizar una entrevista estructurada a un panel de expertos que emiten su juicio mediante respuesta a preguntas cerradas y abiertas acerca del futuro que prevén para un determinado proceso, evento o proyecto.
En una siguiente ronda se mostrará a los expertos las respuestas dadas por ellos mismos y por los otros participantes, para permitir que mediten y maduren las respuestas para una nueva consulta.
Tras rondas sucesivas en las que los moderadores del debate deberán ir modificando las preguntas planteadas para conocer los argumentos de los expertos y buscar puntos comunes que permitan llegar a un consenso, se analizarán estadísticamente los resultados obtenidos y se alcanzará una respuesta global.
Aplicado a la identificación de riesgos, el método Delphi constituye un sistema robusto y sofisticado de consulta a expertos, pues se les pregunta varias veces sobre el mismo tema realizando aproximaciones cada vez más cercanas a un consenso entre ellos.
Debido al carácter repetitivo de las consultas, el método Delphi se encuadra dentro de los sistemas iterativos, constituyendo su ejemplo paradigmático en el ámbito de la identificación de riesgos en gestión de proyectos.
Análisis de Montecarlo
Se trata de un sistema de análisis matemático complejo mediante el cual se realizan aproximaciones aritméticas para cálculos de los cuales no se puede obtener una solución exacta.
Mediante programas informáticos especializados se simulan diferentes riesgos a los que se considera sucesos aleatorios, teniendo en cuenta el impacto que cada uno supondría para el proyecto y la probabilidad de que se presenten. Si quieres saber más sobre esta tipología, puedes seguir leyendo aquí.
Articulos relacionados en ITM Platform y que te recomendamos:
Cómo convertirse en gestor de riesgos: certificados y formación