Una buena forma de concretar la forma en qué debe alinearse la estrategia de sistemas de información con la del negocio, es categorizar las funciones de éste en grupos que pueden corresponderse con herramientas de respaldo de las actividades que típicamente pueda desempeñar cualquier empresa. Tipologías de sistemas hay muchas, lo cual obligará a elegir una y adaptarla a la realidad de la organización. La siguiente es una[1] de ellas:
Soporte: Aplicaciones que mejoran la gestión diaria pero que no son críticas, siendo su mayor beneficio el incremento de productividad. Por ejemplo, los sistemas contables o la ofimática.
Operacionales: Sistemas críticos para el mantenimiento de las operaciones en la empresa, causando serios problemas cuando no están disponibles y a pleno rendimiento.
Estratégicos: Sistemas críticos para el éxito futuro o de clara diferenciación (y por tanto transitorios en el plano estratégico y destinados en algún punto al operacional o al de soporte).
Potenciales: Sistemas de alta innovación que podrían ser críticos en el futuro.
Cada negocio alberga generalmente los tres primeros tipos de sistemas hallándose el cuarto en empresas de cierto tamaño o visión. El peso específico que adquiera cada una de las aplicaciones que los componen serán variables en función de lo crítico que resulte para cada sector. Así por ejemplo, en el sector aeronáutico requerirá una gran potencia en sus sistemas operacionales, perteneciendo muy probablemente el correo electrónico al entorno de sistemas de soporte; sin embargo este mismo servicio de correo puede ser parte fundamental de las operaciones de una agencia de noticias.
Lo cierto es que resulta inevitable gestionar tareas que pertenecen a las áreas de soporte u operaciones, que añaden poco valor para la diferenciación de la empresa, pero que resultan inevitables, necesarias y generalmente caras en su consumo de recursos. Esto implica que deberán cubrirse unos mínimos por tecnología más o menos costosa, consumiendo utilidades que podrían resultar preciosas para actividades de mayor valor y que, con frecuencia, quedan abandonadas en beneficio de los primeros.
Es importante decidir qué sistemas pertenecen a un grupo, cuales a otro e identificar las características (ver Atributos) que consideramos importantes para cada uno de ellos. Por ejemplo, en una empresa de un grupo editorial, comenzaron a utilizar el correo electrónico - aceptado habitualmente como sistema de Soporte - como parte de sus Operaciones; fue un cambio progresivo del que nadie se percató hasta que falló la “disponibilidad”, característica presentes en los sistemas operacionales y no en los de soporte. Como resultado estuvieron a punto de no poner en circulación una de sus publicaciones periódicas por primera vez en cincuenta años, lo que podría haberse evitado con una tipificación apropiada al momento.
[1] IT Strategy for Business. Joel Peppard. Pitman Publishing
Este artículo es parte de una serie sobre estrategia de sistemas de información. Puedes empezar a leer la serie aquí