La gestión eficaz de portfolio de de proyectos (PPM) se basa en la capacidad de comprender y analizar información compleja de forma ágil. La gestión PPM implica el análisis de numerosos puntos de datos, incluidos los cronogramas de proyectos, presupuestos, la asignación de recursos y las evaluaciones de riesgos entre otros.
Con tanta información a procesar, es esencial disponer de una forma clara y concisa de presentar esta información a las partes interesadas, gerentes y miembros del equipo. Y aquí es donde entra la visualización de datos.
Como líder de una PMO, es fundamental disponer de un análisis de la salud de sus proyectos y qué tan bien alineados están con la estrategia de neogio.
El acceso en tiempo y forma a esta información puede ayudarlo a tomar decisiones sobre la asignación de recursos y ajustar sus estrategias para asegurarse de alcanzar sus objetivos.
Visualización de datos en el alineamiento PPM - Estrategia de negocio
La visualización de datos es esencial para la toma de decisiones estratégicas y va más allá de la simple creación de tablas y gráficos estéticamente agradables. Alineada adecuadamente con la estrategia del negocio, la visualización de datos puede proporcionar información crítica sobre el desempeño de la empresa y ayudar a identificar áreas de mejora.
La planificación estratégica y el seguimiento de la ejecución son las áreas en las que la visualización de datos se vuelve particularmente importante, ya que la capacidad de analizar e interpretar los datos de manera efectiva puede tener un gran impacto. Por ejemplo:
- Visualización de la inversión por objetivos estratégicos.
- Identificar áreas de bajo rendimiento.
- Optimización de la asignación de recursos
- Alinear la inversión con la gestión de riesgos
Principales tipos de visualización de datos para PPM
El arte de la visualización de datos radica en representar la información en un formato gráfico. Un gráfico bien diseñado permite a los usuarios comprender rápidamente información compleja e identificar patrones, tendencias y correlaciones que pueden no ser evidentes en formatos textuales o numéricos. Por el contrario, un gráfico mal diseñado podría ser confuso y dificultar la comprensión.
La visualización de datos puede tomar muchas formas, incluidos cuadros, gráficos, mapas e infografías.
Algunos tipos de gráficos comunes incluyen:
- Gráficos de barras: son útiles para comparar datos entre categorías, como presupuestos de proyectos o asignación de recursos, y son fáciles de leer y comprender. Por ejemplo, se puede usar un gráfico de barras para comparar los gastos totales de diferentes proyectos en un portfolio, proporcionando una representación visual clara de qué proyectos consumen la mayor cantidad de recursos.
- Gráficos de columnas: similares a los gráficos de barras, los gráficos de columnas también son útiles para comparar datos entre categorías, pero se muestran verticalmente. Pueden ser especialmente útiles para comparar datos a lo largo del tiempo o para mostrar varias series de datos. Por ejemplo, un gráfico de columnas podría mostrar el progreso de varios proyectos a lo largo del tiempo, lo que facilita la identificación de tendencias y la evaluación del rendimiento.
- Gráficos de líneas: muestra tendencias a lo largo del tiempo, lo que los hace ideales para realizar un seguimiento del progreso del proyecto, los costes y el uso de recursos. Sin embargo, pueden ser menos efectivos cuando se comparan datos en múltiples categorías. Un ejemplo de un gráfico de líneas en PPM podría ser realizar un seguimiento del coste acumulado de un proyecto a lo largo del tiempo, lo que permite evaluar el rendimiento financiero del proyecto.
- Gráficos de tarta: los gráficos circulares muestran la composición de un todo, como el porcentaje de recursos asignados a cada proyecto. Son visualmente atractivos pero pueden volverse difíciles de leer con demasiadas categorías. Se podría usar un gráfico circular para ilustrar el porcentaje de recursos totales asignados a diferentes tipos de proyectos o departamentos, lo que brinda a las partes interesadas una descripción general rápida de la distribución de recursos.
Al elegir un tipo de gráfico, tenga en cuenta estos factores: el tipo de datos presentado (categórico, numérico o basado en el tiempo), el objetivo de la visualización (comparación, análisis de tendencia o composición), la complejidad de los datos (el número de puntos de datos y categorías), y la familiaridad de la audiencia con los datos y su capacidad para interpretar diferentes tipos de visualización.
Aquí tiene una guia rápida para ayudarlo a decidir qué tipo usar:
- Datos categóricos: utilice un gráfico de barras.
- Datos numéricos: utilice un gráfico de columnas.
- Datos basados en el tiempo: utilice un gráfico de líneas.
- Objetivo de comparación: utilice un gráfico de barras o un gráfico de columnas.
- Objetivo de análisis de tendencias: utilizar un gráfico de líneas.
- Objetivo de composición: usar un gráfico circular.
- Pocos puntos de datos y categorías: use un gráfico circular o un gráfico de barras.
- Muchos puntos de datos y pocas categorías: use un gráfico de columnas o un gráfico de líneas.
- Muchos puntos de datos y categorías: use un gráfico de barras agrupadas o apiladas.
Mejores prácticas para la visualización de datos en la gestión de la cartera de proyectos
Garantizar la precisión e integridad de los datos
Antes de crear una visualización, asegúrese de que los datos que se utilizan sean precisos y estén actualizados. Los datos inexactos pueden generar visualizaciones engañosas o incorrectas, lo que socava la toma de decisiones y genera confusión. Por ejemplo, si los datos de asignación de recursos están desactualizados, un gráfico circular que muestre la distribución de recursos puede dar a las partes interesadas una comprensión falsa del panorama actual del proyecto.
Elegir las métricas correctas para visualizar
Seleccione las métricas más relevantes y significativas para su visualización, centrándose en aquellas directamente alineadas con los objetivos de gestión de su cartera de proyectos. Evite abrumar a su audiencia con demasiada información al limitar la cantidad de métricas en una sola visualización. Por ejemplo, al visualizar el progreso del proyecto, concéntrese en los indicadores clave de rendimiento (KPI) como la variación del cronograma, la variación del coste o el porcentaje completado.
Creación de visualizaciones claras y concisas
La simplicidad es clave al crear visualizaciones. Asegúrese de que sus tablas y gráficos sean fáciles de entender usando un formato claro y conciso que resalte la información más importante. Evite el desorden y elementos innecesarios que puedan distraer la atención de los datos. Por ejemplo, al crear un gráfico de líneas para realizar un seguimiento de los costes del proyecto, concéntrese en los componentes de costes principales y evite agregar demasiados elementos de costes menores que puedan saturar el gráfico.
Usar el color, el formato y el diseño para mejorar las visualizaciones
El uso del color, el formato y el diseño pueden tener un gran impacto en la efectividad de una visualización. Use el color para enfatizar puntos de datos clave, agrupar datos relacionados o indicar el progreso. Elija un diseño que sea fácil de leer y navegar, y use elementos de diseño para guiar la vista del espectador a través de la visualización. Por ejemplo, cuando diseñe un gráfico de barras que compare presupuestos de proyectos, use colores contrastantes para diferenciar entre diferentes proyectos, lo que facilita que el espectador entienda la comparación.
Evitar errores comunes en la visualización de datos
Algunos errores comunes que se deben evitar al crear visualizaciones de datos incluyen:
- Sobrecargar la visualización con demasiada información: Simplifique sus gráficos enfocándose en los puntos de datos más importantes y excluyendo información irrelevante o redundante. Por ejemplo, al visualizar los riesgos del proyecto, concéntrese en los riesgos de alta prioridad y evite saturar el gráfico con riesgos de baja prioridad.
- Uso de tipos de gráficos inapropiados o confusos: Elija el correcto para sus datos y audiencia (utilice la guia rápida de más arriba). Por ejemplo, evite usar un gráfico circular para comparar datos en varias categorías, ya que puede ser difícil de leer e interpretar.
- Tergiversación de datos a través del escalado o la manipulación: asegúrese de que sus visualizaciones representen con precisión los datos. Evite el uso de escalas desproporcionadas o la manipulación de datos para que se ajusten a una narrativa específica. Por ejemplo:
- Ignorar la calidad y precisión de los datos: Verifique la precisión y confiabilidad de sus fuentes de datos antes de crear visualizaciones. Los datos desactualizados o incorrectos pueden generar gráficas engañosas y llevar a una mala toma de decisiones.
Herramientas para la visualización de datos en la gestión de la cartera de proyectos
Hay varias herramientas disponibles para ayudar a los gerentes de proyectos y portfolio a crear visualizaciones efectivas, todas las cuales deben estar integradas o conectadas a su solución PPM.
La función de cuadros de mando de ITM Platform permite a los gerentes de proyectos y PMO acceder a cuadros de mando prediseñados, crear los suyos propios o modificar los existentes para satisfacer sus necesidades.
Dado que está integrado en ITM Platform, es específico de a la gestión PPM y tiene acceso directo a los datos generados por diferentes equipos, lo que facilita la obtención de información oportuna.
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Power BI es una sólida herramienta de análisis de datos que permite a los usuarios crear imágenes altamente personalizadas. Es fácil de usar, pero muy potente, y le permite conectarse con diferentes fuentes de datos.
Aprenda a conectar Power BI con ITM Platform.
Conexión de otras herramientas de análisis con el API de su herramienta PPM: El API de ITM Platform permite a los usuarios conectar otras herramientas de análisis, como Tableau o QlikView, a sus carteras de proyectos. Esto permite a los usuarios crear visualizaciones altamente personalizadas que incorporan datos de varias fuentes.
Conclusiones clave
La visualización de datos es una herramienta esencial para la gestión eficaz de la cartera de proyectos, lo que permite a las organizaciones dar sentido a los datos complejos y tomar decisiones informadas.
Al seleccionar el tipo de visualización correcto, garantizar la precisión de los datos y seguir las mejores prácticas para el diseño, puede crear visualizaciones impactantes que respalden sus objetivos de PPM.
Mientras se embarca en su viaje para mejorar la gestión de la cartera de proyectos a través de la visualización de datos, recuerde la importancia de elegir las métricas correctas, crear visualizaciones claras y concisas y evitar errores comunes.
Con esto, estará bien encaminado para liberar el potencial de la visualización de datos en su carrera de gestión de portfolio de proyectos.