O gerenciamento de custos (gerenciamento de custos do projeto ou PCM) é o processo de estimar, atribuir e controlar os custos de um projeto. Ele permite que as empresas conheçam as despesas antecipadamente e, assim, reduzam as chances de exceder o orçamento inicial.
Por tanto, a gestão de custos do projeto abrange todo o seu ciclo de vida, desde o planejamento inicial até a sua entrega, passando pelas diferentes análises intermediárias que são realizadas.
Normalmente, e seguindo as informações reunidas no PMBOK, no gerenciamento de custos do projeto existem quatro etapas:
Planeje as finanças de seus projetos com a ITM Platform. Teste gratuitamente durante 14 dias!
1.- Planejamento de custos do projeto
Em primeiro lugar, é necessário saber quais atividades serão realizadas. Depois que essas decisões forem tomadas, você deve procurar informações sobre os recursos necessários para executar essas ações. Para isso, é necessário recorrer a informações históricas de projetos semelhantes realizados por nós ou por outras empresas.
O ideal seria poder recorrer a informações em primeira mão, seja porque envolve processos realizados por nós mesmos ou porque recorremos diretamente à empresa que os fabricou. Caso isso não seja possível, você pode recorrer a informações tornadas públicas pelas empresas que executaram esses projetos.
2.- Estimativa dos custos do projeto
Depois de conhecer as atividades que serão executadas e os recursos necessários, é hora de transferir esses recursos para unidades monetárias e temporárias.
Para isso, existem vários métodos de estimativa de acordo com as informações disponíveis. Uma maneira simples de estimar os custos de um projeto é estabelecer analogias com projetos similares que foram realizados recentemente. Se estes não existirem, um projeto mais antigo deve ser tomado e uma correção feita com base nas mudanças econômicas que podem ter ocorrido: oscilações na troca de moeda, reavaliação ou depreciação de matérias-primas ...
Se você tiver mais informações, poderá usar modelos paramétricos nos quais os custos do projeto são representados matematicamente.
Independentemente do sistema escolhido, é essencial ter métodos de monitoramento de custos ao longo do projeto. Esta informação permitirá um ajuste constante e, portanto, estimar o orçamento final com maior precisão e em tempo real.
Na estimativa dos custos de um projeto, a possível ocorrência de riscos também deve ser levada em conta, as repercussões que podem ter no projeto como um todo e a frequência com que podem ser apresentados sobre o assunto.
3.- Estimativa de orçamentos
O orçamento inclui a soma dos custos estimados, calculados na etapa anterior, com o cronograma estimado para a realização do projeto. Assim, o orçamento dá uma imagem dos custos totais econômicos e temporários de todo o projeto.
A estimativa de custos é mais completa se as seções são definidas para cada tarefa ou atividade específica, levando em conta também o tempo em que elas devem ser desenvolvidas.
Como resultado deste estágio, é criada uma linha de referência que é usada como ponto de partida para estabelecer a necessidade e a adequação das ferramentas de controle de custos que serão explicadas abaixo.
4.- Controle de custos
O controle de custos é realizado assim que o projeto é lançado. Consiste em monitorar diariamente, semanalmente ou nos pontos de controle que foram estabelecidos, quais são os custos naquele momento e comparar com a linha de base plotada, verificando se eles se ajustam ou não ao planejado. Essa medida permite prever os custos gerais do projeto e se continuará funcionando da maneira que foi feita até o momento.
Dado que o monitoramento é feito em tempo real ou permanentemente, a detecção de desvios na linha de base estabelecida é feita precocemente, o que permite que medidas corretivas sejam tomadas para evitar maiores desvios nos orçamentos finais ou até mesmo para se aproximar do estabelecido pela linha de base.
O uso de ferramentas computacionais específicas para realizar essas tarefas em sua empresa pode facilitar muito o seu trabalho.
Por exemplo, na ITM Platform, uma solução computacional especializada no gerenciamento de projetos na nuvem, temos funções que permitem estimar o custo do projeto em tempo real. Eles também mostram diferentes cenários, dependendo das medidas corretivas aplicadas: total, se você deseja que o projeto termine com os custos inicialmente planejados; ou parcial, em que você evita o aparecimento de novos cancelamentos, mas mantém aquele que já foi adquirido até aquele momento.
Se você quiser saber mais sobre soluções computacionais simples e funcionais que permitem melhorar o gerenciamento de seus projetos, recomendamos que você veja o seguinte vídeo ou assistir ao seguite webinar.
Neles, além de conhecer mais sobre a metodologia explicada, você verá como ela é desenvolvida de maneira simples usando ITM Platform.
Como no hay mejor manera de conocer algo que probarlo por uno mismo, te invitamos a testar nossa solução. Temos certeza que você marcará um antes e um depois na gestão dos projetos da sua empresa.
Juan Delgado-Blogger ITM Platform