Gestión de costes de proyecto: ¿por qué importa tanto?

El proyecto se entregó en plazo. El cliente dio el visto bueno, el equipo pasó a otra cosa y, tres semanas después, alguien de finanzas descubre que se cerró un 18% por encima del presupuesto. Nadie ocultó nada. La desviación se fue formando extra a extra, todos ellos aprobados, y en ningún momento hubo nadie mirando el total.

Ese es el fallo cotidiano que la gestión de costes existe para evitar.

La gestión de costes de proyecto (PCM) es el proceso de estimar, asignar y controlar los costes de un proyecto, de modo que la organización conozca por adelantado su gasto y reduzca las probabilidades de superar el presupuesto inicial.

Abarca todo el ciclo de vida, desde la primera planificación hasta la entrega final, pasando por cada revisión intermedia. Siguiendo el PMBOK, suele dividirse en cuatro etapas.

1. No se puede poner precio a un trabajo que no está definido

Antes de valorar nada hay que saber qué actividades va a ejecutar realmente el proyecto. Solo entonces tiene sentido buscar información sobre los recursos que necesita cada una.

La fuente más fiable es la experiencia de primera mano: el mismo proceso ejecutado por tu propia organización, o por una empresa a la que puedas preguntar directamente. Cuando eso no está disponible, sirven los datos publicados por compañías que hayan ejecutado proyectos comparables, siempre que anotes hasta qué punto son de verdad comparables.

Saltarse esta etapa es lo que produce ese presupuesto que parece preciso y no se apoya en nada. Una cifra heredada de un proyecto con otro alcance no es una estimación, es un deseo.

2. Convertir recursos en dinero y en tiempo

Una vez conocidas las actividades y los recursos, el trabajo consiste en trasladarlos a unidades monetarias y temporales. El método depende de cuánta información tengas.

Método	En qué consiste	Cuándo usarlo
Analogía	Partir de un proyecto reciente y similar, y ajustarlo	Tienes trabajos comparables de los últimos uno o dos años
Analogía con corrección	Partir de un proyecto antiguo y corregir por tipo de cambio, revalorización o depreciación de materias primas	El único proyecto comparable tiene ya varios años
Paramétrico	Representar el coste matemáticamente en función de variables medibles	Dispones de datos históricos suficientes para modelar la relación
Bottom-up	Valorar cada tarea a partir del esfuerzo que exige y la tarifa del perfil que la ejecuta	La descomposición del trabajo es lo bastante detallada para estimar tarea a tarea

La estimación bottom-up es la que escala, y se apoya en una tabla de tarifas:

Coste estimado = horas estimadas por perfil profesional × coste estándar de ese perfil

Lo verdaderamente útil es que permite estimar por rol antes de saber quién hará el trabajo. Si un analista tiene un coste estándar de 45,50 € por hora y la tarea requiere 60 horas de ese perfil, la estimación son 2.730 €, la asigne después quien la asigne. Así es como ITM Platform genera las cifras: cada perfil profesional lleva asociado un coste estándar y el sistema multiplica las horas planificadas por la tarifa correspondiente a medida que las asignas, recurriendo a un coste estándar global cuando los perfiles todavía no están definidos. La configuración se explica en perfiles profesionales y costes estándar.

Para la aritmética de convertir esfuerzo en dinero, consulta nuestra guía sobre cómo calcular el coste de tus proyectos con horas-hombre.

La estimación es también el lugar que le corresponde al riesgo. Una estimación de costes que ignora qué puede salir mal, cuánto daño haría y con qué frecuencia suele ocurrir es una estimación del mejor escenario y de nada más.

3. El presupuesto es la línea base con la que te van a medir

El presupuesto suma los costes estimados de la etapa anterior al calendario previsto, de forma que ofrece la imagen económica y temporal completa del proyecto, no una cifra global sin más.

Una estimación resulta mucho más útil cuando se desglosa en partidas por tarea o actividad concreta, indicando el periodo en el que se espera gastar cada una. Ese desglose es lo que permite distinguir una desviación real de un gasto que simplemente se ha adelantado.

El resultado de esta etapa es la línea de referencia, la línea base, contra la que se comparará todo el control descrito a continuación. Si se traza mal, todo lo que viene después mide la cosa equivocada.

4. Controlar es comparar el coste de hoy con la línea que trazaste

El control de costes empieza en el mismo momento que el proyecto. A diario, semanalmente o en los puntos de control que hayas fijado, mides el coste actual y lo comparas con la línea base.

Desviación = coste real − coste previsto a la misma fecha

Como la monitorización es continua, las desviaciones respecto a la línea base afloran pronto, que es justo de lo que se trata: una desviación temprana todavía puede corregirse; una tardía solo puede explicarse.

La comparación se sostiene mucho mejor cuando las cifras viven en un único sitio y no repartidas en tres hojas de cálculo. La pestaña Presupuesto de un proyecto en ITM Platform muestra cuatro bloques uno al lado del otro: el presupuesto top-down, el techo de financiación que ha asignado la organización; la estimación bottom-up, calculada a partir de las tareas planificadas y la asignación de recursos; los valores reales, actualizados en tiempo real con los partes de horas y las facturas; y los valores del último cierre. La documentación sobre el presupuesto del proyecto cubre las líneas base y el indicador de diferencia respecto al top-down.

Esa misma comparación entre estimado y real se aplica al avance, y ambos se desvían a la vez. Nuestro artículo sobre la diferencia entre porcentajes de avance estimados y reales explica por qué el avance reportado merece el mismo escrutinio que el coste reportado.

Las horas son solo la mitad del coste

Buena parte de los consejos sobre gestión de costes da por supuesto, sin decirlo, que el coste de un proyecto es su mano de obra. No lo es. Licencias, subcontratas, materiales y viajes se comprometen semanas antes de facturarse, y en ese hueco es donde se pierden los presupuestos: el dinero ya está gastado, la factura no ha llegado y el coste real sigue teniendo buen aspecto.

Modelar el gasto externo igual que modelas el esfuerzo cierra ese hueco. Agrupa las compras en partidas presupuestarias, dale a cada compra un importe proyectado cuando se compromete y un importe real cuando se confirma, y decide qué estados de compra cuentan como coste efectivo. En ITM Platform, solo las compras en un estado marcado como valor real entran en el coste real del proyecto, de modo que un compromiso se mantiene visible como proyección hasta que se confirma. Las compras también pueden vincularse a una tarea, y así sus fechas de vencimiento siguen al calendario. La mecánica está en gestión de compras.

Qué te da realmente una buena gestión de costes

No un informe más bonito. Te da la capacidad de responder, en cualquier punto del proyecto, a dos preguntas que de otro modo son pura conjetura: cuánto va a costar esto cuando termine y si eso sigue siendo aceptable. Todo lo anterior existe para tener esas dos respuestas disponibles mientras aún hay margen para actuar.

Siguientes pasos

• Empieza una prueba gratuita de ITM Platform y fija un presupuesto top-down en un proyecto real para ver cómo se mueve la estimación bottom-up frente a él.
• Descubre cómo funcionan juntos costos e ingresos a lo largo de un portafolio.
• Configura primero tu tabla de tarifas: perfiles profesionales y costes estándar es donde empieza cualquier estimación.