Un proyecto implica dedicar un esfuerzo, tanto económico como material y de recursos humanos, y de él se esperan unos resultados satisfactorios. Detectar a tiempo que el proyecto no se está llevando a cabo todo lo bien que se desea, es fundamental para tomar las medidas necesarias para mejorar su desarrollo y evitar costes innecesarios.
Para conseguir mejorar la eficiencia de la gestión y detectar los problemas cuanto antes, incluso antes de que se presenten, es fundamental contar con software especializado en gestión de proyectos. De esta forma, de una manera sencilla y económica, mejoraremos la eficiencia de nuestro trabajo y reduciremos sus costes.
Hay signos que permiten detectar de manera precoz que un proyecto no se está desarrollando de la manera adecuada. En este artículo recopilamos algunos de ellos.
1. Empleas demasiado tiempo en resolver problemas
Evidentemente, una de las tareas fundamentales del Project Manager es resolver los problemas del proyecto a medida que se vayan presentando.
Sin embargo, el mejor Project Manager no es aquel que resuelve los problemas, sino el que los evita.
La anticipación es una característica esencial del Project Manager y se relaciona con su capacidad para predecir los riesgos que se pueden presentar durante la ejecución de un proyecto, el impacto que pueden producir sobre éste, y la frecuencia estimada de su aparición.
Detener el avance de un proyecto porque se ha presentado un problema y se debe aportar una solución, supone un retraso en la entrega del proyecto y un esfuerzo adicional. Esto se puede evitar si se ha redirigido el proyecto de tal forma que se esquive el escollo o si se ha planificado una solución más rápida previamente al comienzo de la ejecución del proyecto, evitando la improvisación en el momento de presentarse el problema.
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2. Los clientes piden constantemente resultados
Un cliente que confía plenamente en ti no pedirá constantemente resultados del proyecto, sino que confiará en que la gestión que realizas es la más adecuada.
Sin embargo, dado que él es el principal interesado en que el proyecto alcance los resultados esperados, es razonable que exija estar adecuadamente informado del grado de desarrollo y de cumplimiento del proyecto.
Por ello, en la planificación se deben incluir puntos de control en los cuales se informe al cliente de los resultados alcanzados y así éste pueda observar por sí mismo que la gestión del proyecto está siendo adecuada.
También se pueden utilizar recursos en la nube que permitan compartir información actualizada en tiempo real sobre el proyecto. De esta manera, los clientes puedan comprobar por sí mismos en todo momento cómo se está desarrollando el proyecto.
En caso de que no cuentes con estos recursos, puedes recurrir a métodos más tradicionales, como realizar reuniones periódicas. En este caso deberá ser meticuloso con la frecuencia y duración de las mismas, buscando conseguir la mayor eficiencia y aprovechamiento del tiempo pensando tanto en los miembros de tu equipo como en tus clientes.
La transparencia generará un clima de confianza con el cliente que resultará beneficioso para ambos.
3. Los trabajadores dedican demasiadas horas
Si el proyecto se ha planificado adecuadamente, los trabajadores deberían emplear en las tareas el tiempo que se ha planificado para ellas, ni más ni menos.
Si se emplea menos tiempo del previsto ejecutar las tareas, significa que su cantidad o complejidad es insuficiente, por lo que se debería revisar el trabajo correspondiente a cada uno de los miembros del equipo o asignar alguno de los integrantes de ese equipo a otro proyecto, para que el ajuste sea más adecuado.
Sin embargo, si sucede lo contrario, significa que los trabajadores se encuentran sobrecargados de trabajo. Esto tiene consecuencias negativas tanto en el corto como en el largo plazo.
En el corto plazo, esto implicará que las tareas no se puedan desarrollar con toda la pulcritud que se desea. Al ser demasiadas, lo más probable es que los trabajadores las solucionen como puedan, pero no de la mejor manera posible.
En el largo plazo, probablemente terminarán quemados con el empleo y con la empresa, lo cual disminuirá su productividad y, sobre todo, su creatividad.
En caso de una necesidad puntual, se puede y se debe pedir a los integrantes de un equipo comprometido que realicen un esfuerzo adicional, pero esto no debe ser la norma. Si es así, la planificación del proyecto no ha sido adecuada y se tiene que revisar.
También se debe incidir en las metodologías de trabajo. Es posible que la carga de trabajo sea la correcta pero la manera de realizarlo no sea óptima.
4. Realizas demasiados cambios en el proyecto
Si los clientes demandan constantemente más cambios y esto te impide mantener el rumbo del proyecto, significa que hay un problema de planificación.
En estos casos, lo más conveniente, sería reunirse con los clientes, hablar con ellos de cuál es el objetivo y el alcance que esperan para el proyecto, y una vez que todo se encuentre aclarado, ejecutar el proyecto.
Caminar sin rumbo, supone un gasto inútil de recursos y de esfuerzos y producirá una disminución de la confianza que los empleados depositan en ti.
Replantearse el proyecto de manera conjunta con los clientes permitirá planificarlo adecuadamente y encontrar juntos la solución que resulte más satisfactoria.
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