Hombre de negocios en equilibrio en una cuerdaLa existencia de riesgos es inherente a cualquier actividad humana en tanto que absolutamente todo lo que realizamos en la vida está sometido a un determinado grado de incertidumbre. A la hora de ejecutar un proyecto, por muy buena que sea la planificación realizada, el conocimiento del ámbito y contexto en el que se desarrolla el proyecto y las previsiones sobre el futuro, también siempre existe un cierto margen para el error, que tiene su representación en los riesgos.

Se entiende por riesgo cualquier modificación en el entorno de mercado o en el producto que puede tener influencia sobre el proyecto que se está desarrollando.

 

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Este cambio de circunstancias y de necesidades de los clientes no necesariamente tiene por qué ser un inconveniente para nuestro proyecto. Si estamos preparados para hacer frente a estos cambios, las consecuencias sobre el resultado de nuestro proyecto serán mínimas.

Incluso, si somos capaces de reaccionar adecuadamente ante este riesgo, podemos sacar beneficio de ello y mejorar nuestro producto, nuestras ventas, o la satisfacción de nuestros clientes.

Por tanto, la mejor manera de reducir la exposición a riesgos es realizar una adecuada planificación. En ella, los riesgos se deben abordar desde una perspectiva realista que permita su conocimiento y el trazado de planes de actuación en caso de que se presenten. En ningún caso se debe ignorar la existencia de los riesgos, sino que se deben controlar.

Para poder evaluar adecuadamente los riesgos a los que se expone tu proyecto, te resultará de gran ayuda contar con software especializado. En ITM Platform ponemos a tu disposición una nueva herramienta gratuita online que te permite realizar de manera sencilla, gráfica e intuitiva una matriz de evaluación de riesgos. Para que puedas planificar los riesgos una manera más fácil y rápida, lo que te permitirá reducir la incertidumbre en tus proyectos y al mismo tiempo concentrar tu atención en otras tareas.

Ademá de una buena planificación, es necesario que el director de proyectos y la dirección de la empresa en su conjunto sepan cómo actuar ante la aparición de riesgos. La gestión adecuada de una situación de riesgo permitirá convertir las debilidades en fortalezas. En japonés, la palabra crisis se escribe con dos caracteres: “peligro” y “oportunidad”.

La habilidad del director de la empresa y del gestor de proyectos permitirán que un riesgo deje de ser un peligro y pase a convertirse en una oportunidad.

¿Cuáles son las principales fuentes de riesgo?

Riesgos del alcance

A lo largo del desarrollo de un proyecto, el alcance puede experimentar cambios. El proyecto crece en complejidad a medida que los clientes añaden nuevos requerimientos y esto puede ampliar el alcance o modificarlo.

Este tipo de cambios son habituales en dado que el producto debe adaptarse a las necesidades del mercado y éste se encuentra en constante cambio.

Riesgos de la planificación

Las razones por las que es posible que el proyecto no se desarrolle de la manera en la que se había planificado inicialmente no necesariamente tienen por qué ser errores propios de nuestro equipo, sino que pueden obedecer a causas externas.

Retrasos en el suministro por parte de un proveedor externo, accidentes u otros imprevistos no controlados, pueden alterar la planificación inicial.

Por ello, una adecuada planificación debe prever todos los escenarios posibles y además cuantificarlos, tanto en la probabilidad de que se presenten, como en el grado de desviación que supondrían con respecto al escenario considerado inicialmente como idóneo.

En este caso puede ser muy útil elaborar una matriz de evaluación de riesgos.

Riesgos relacionados con los recursos

Los recursos de los que se dispone para realizar un proyecto también experimentan modificaciones durante el transcurso de este. Aunque inicialmente los recursos presupuestarios sean de una determinada cantidad, es posible que durante el desarrollo del proyecto se presenten cambios en la situación económica del sector al que se dedica la empresa o cambios macroeconómicos.

En estas circunstancias, el director de proyectos tendrá que hacer lo que pueda con el presupuesto que finalmente tenga asignado, eliminando aquellas tareas que aportan menos al conjunto del proyecto y tratando de garantizar un resultado que cumpla con los requisitos mínimos necesarios para considerar que el proyecto ha sido exitoso.

Por otro lado, los recursos humanos también pueden experimentar modificaciones. El personal que comienza realizar un proyecto no necesariamente será el mismo que lo termine. Además, los nuevos miembros que se incorporen al equipo cuando el proyecto ya se encuentre comenzado, deberán emplear un tiempo en adaptarse. Esto supondrá, al menos temporalmente, una menor eficiencia y productividad.

Riesgos tecnológicos

Utilizar software u otras utilidades informáticas inadecuadas supondrá una merma en tu productividad. Si existen problemas tecnológicos, esto retrasará o dificultará la entrega de tus proyectos.

Para evitar este tipo de problemas, nosotros ponemos a tu disposición un software líder en gestión de proyectos. Así, al menos por esta parte, podrás respirar tranquilo.

Una vez conozcas las fuentes de las que pueden proceder los riesgos que se pueden presentar durante la ejecución de tu proyecto, te será más fácil identificarlos e incluirlos en tu planificación. Así podrás desarrollar planes para eliminarlos, transferirlos, mitigarlos o, si no queda otro remedio, aceptarlos. En ese caso, podrás elaborar planes de contingencia

Con todas estas técnicas, conseguirás convertir la incertidumbre en seguridad y alcanzar el éxito en tus proyectos.

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Juan Delgado Moraleda

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