Scrum es una metodología ágil que se puede utilizar para la gestión de cualquier tipo de proyecto. Tradicionalmente se ha utilizado especialmente en el sector del software, pero se puede aplicar a otros ámbitos.
Es especialmente útil en procesos con cambios rápidos o requerimientos emergentes. Parte de la premisa de que el cliente puede no tener claro cuál es exactamente el objetivo final en el momento en el que decide comenzar un proyecto. Asimismo, entiende que el mercado, los proveedores, las materias primas, los clientes, el marco económico…
La sociedad y el entorno en su conjunto, se encuentran en un constante cambio. El sistema utilizado para la gestión de proyectos debe ser capaz de adaptarse a estos cambios con la suficiente velocidad como para satisfacer las necesidades de los clientes en cualquier momento.
Para ello, la metodología de trabajo scrum realiza una serie de iteraciones constantes. Acudiendo al refranero popular, scrum se acoge al dicho “divide y vencerás”. En lugar de proponerse realizar obras faraónicas, divide un proyecto complejo en etapas de una duración breve, entre una y cuatro semanas, a las que se suele llamar sprints.
Al inicio de cada uno de estos sprints se produce una reunión en la que se establecen los objetivos a cumplir durante ese sprint.
En esta reunión existen tres figuras principales:
- Product Owner. Es el encargado de representar la voz del cliente o Stakeholder. Debe colocar aquellas tareas a realizar en una lista de objetivos priorizada, a la que se conoce como product backlog.
- Scrum Master (facilitador). Su tarea es facilitar que los miembros del equipo consigan llegar al objetivo establecido. Para ello debe eliminar obstáculos que puedan impedir cumplir con las tareas y coordinar los equipos. Es importante destacar que no se trata del líder de ninguno de los equipos, dado que cada uno de ellos se autoorganiza sin necesidad de tener un jefe externo.
- Equipo de desarrollo. Son los encargados de ejecutar las tareas. Se rigen por una organización horizontal y colaborativa.
Al final de cada uno de estos sprints se produce una nueva reunión llamada retrospectiva del sprint o sprint retrospective en la cual se analiza el grado de cumplimiento de los objetivos fijados, los cambios que se han debido realizar durante la ejecución del trabajo y se analiza todo el proceso en un intento de aplicar el principio de mejora constante (kaizen).
Así se consigue una retroalimentación del proceso, analizando las dificultades encontradas, mejorando la ejecución de futuros procesos y consiguiendo que el equipo cada día trabaje un poco mejor.
Este principio de revisión y de mejora constante se aplica también dentro de cada sprint. El método scrum se basa en reuniones diarias entre los miembros de cada uno de los equipos. Estas reuniones deben ser lo más breve posible, para restar el mínimo tiempo y energías a la ejecución de las tareas. Lo ideal es que no se prolonguen durante más de 15 minutos. En ellas se revisa brevemente el trabajo realizado el día anterior y se establece una lista de objetivos prioritarios a realizar durante el presente día, para que cada miembro del equipo sepa en todo momento lo que tiene que hacer. Por su parte, el análisis retrospectivo de las actividades realizadas el día anterior debe conducir a una retroalimentación positiva analizando las debilidades y las fortalezas.
Con esto volvemos de nuevo al refrán “divide y vencerás”, pues de nuevo dividimos la tarea de cada uno de los sprints en micro-tareas a realizar cada día por cada uno de los miembros de cada equipo.
Esta metodología ágil no es excluyente. Se puede (y debe) apoyar en otras, como por ejemplo Kanban, y en el uso de herramientas, que harán la vida más fácil a todos los trabajadores y rentabilizarán el esfuerzo realizado.