A direção de projetos requer a aplicação um considerável número de conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas. Gerenciar um projeto é uma tarefa bastante complicada e deve manter o adequado equilíbrio entre uma grande quantidade de atividades, áreas e processos para assim poder cumprir com os requisitos e objetivos do projeto.

O diretor deve ter em conta as estruturas organizacionais e os fatores ambientais da empresa que afetam o gerenciamento de projetos, já que influenciam o processo de direção estabelecendo o marco no qual se deve realizar e definindo os limites e relações que se devem considerar para a correta execução do projeto.

As tarefas da direção de projeto se dividem genericamente em cinco etapas ou grupos:

• Iniciação do Projeto

• Planejamento do Projeto

• Execução do Projeto

• Monitorização e Controle do Projeto

• Fechamento do Projeto

Ainda que esta seja a divisão mais aceite, devemos ter em conta que estes processos se superpõem, são iterativos e de natureza integrante. Por exemplo, Monitorização e Controle de Projeto é o equivalente ao conjunto de tarefas “de fundo” para o resto das etapas, já que se vinculam pelas saídas que se produzem ao fechar o processo. Estes processos se podem estabelecer também por grandes fases do projeto, se repetindo por cada uma delas.

As tarefas da direção de projetos também se podem classificar em dois tipos:

• Processos de direção de projetos: garantem que o projeto avança de forma eficaz. As técnicas e ferramentas são usadas na aplicação de habilidades das Áreas de Conhecimento.

• Processos orientados ao produto: nos que se especifica e gera de maneira progressiva o produto do projeto. São definidos pelo ciclo de vida do mesmo e variam segundo a área de aplicação e da fase do ciclo de vida no qual se encontrem.

Os processos do gerenciamento de projetos interagem e se retroalimentam entre si ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

Poucas vezes são eventos únicos ou isolados, devo a que as atividades que desenvolve cada um dos grupos tende a se superpor e se relacionar com outros. A saída de um processo normalmente se converte na entrada de outro, ou bem toma forma num dos entregáveis do projeto, subprojeto ou fase do mesmo.

Nas próximas entradas analisaremos com mais pormenor todos estes processos.

Sem organização é impossível cumprir os prazos de um projeto. Vivemos numa sociedade competitiva, em que somente triunfam aquelas organizações empresariais que são capazes de desenvolver projetos apresentados a tempo e perfeitamente organizados. Portanto, a realização de um calendário de organização é fundamental para qualquer gerente de projeto e em qualquer companhia que se preze, já que é a base indicativa que marcará o resultado da execução do projeto. O manager deve ser uma pessoa resolutiva, organizada e capaz de reproduzir fielmente suas ideias, para se comunicar com o grupo e transladar o calendário e cumprir com os objetivos finais e sua execução.

Então, como conseguimos criar um programa organizativo ou calendário de acordo com nosso projeto? Em seguida, lhes oferecemos os principais conselhos para o conseguir com sucesso.

• Estimar em sua justa medida
  É importante tomar o tempo necessário para criar uma folha de rota e ajustar a atividade, em função da experiência e as tarefas de cada pessoa. O ideal é encarregar responsabilidades, com base no que cada pessoa é capaz de executar.
• Marcar metas e recompensas
  Deveria haver dias chave para a resolução de etapas de processo, do mesmo modo que metas, para ver se vamos por um bom caminho. Desta forma, estabelecer metas e dar recompensar são fatores que permitirão à equipe se manter fresca e motivada.
• Incluir todos os aspetos
  Devemos incluir todos os requisitos do cliente no calendário, os organizar e numerar os mais importantes. Um conselho: começar com o mais difícil e urgente e deixar o mais fácil para o final.
• Fazer grupo e formar uma equipe.
  O gerente de projeto deve ser capaz de conseguir influenciar nas pessoas, de tal forma que formem uma unidade e trabalhem todos a uma só voz. Poderá delegar noutros membros e motivará os restantes. Além do mais, a visão global ajudará a oferecer ideias que poder aperfeiçoar o calendário. Vários cérebros pensam melhor que somente um.
• Prever urgências finais.
  Por muito cuidadoso que seja, sempre ocorrem imprevistos que esgotam o tempo designado no início do calendário. Um conselho será incorporar no organograma do projeto um tempo extra, em caso de emergência.
• Realizar um quadro de comando
  O exército é uma instituição que funciona porque possui uma hierarquia que ninguém salta. Portanto, um quadro de comando é necessário e, ainda que algumas decisões sejam grupais, a responsabilidade final deve corresponder ao gerente de projeto ou líder.

Definitivamente, um projeto é uma tarefa árdua que depende da combinação de múltiplos fatores, pessoas e tarefas, que sua resolução final. Se segue fielmente estes conselhos, o projeto irá como sede e evitará problemas adicionais (graças a um calendário).

“O sucesso não se consegue só com qualidades especiais. É sobretudo, um trabalho de constância, de método e de organização”. J.P.Sergent

Gerenciar e se responsabilizar de um projeto requer múltiplas habilidades. Cada Project Manager tem um estilo particular de executar. Ainda assim, a natureza do trabalho que tem em mãos exigirá o despegar de diferentes estratégias, para que o futuro do projeto se desenvolva com sucesso e no deadline proposto.

Para contratar o Gerente de Projeto adequado é necessário observar como se desenvolve numa primeira fase de entrevista e aproximações. Conhecer em que consistirá suas designações e responsabilidades, assim como o caráter e o profissionalismo do pessoal a seu cargo, servirá para acertar ao máximo na hora de optar por um estilo de management ou outro.
Nas próximas linhas, se observam os diferentes perfis e estilos de Project Manager que mais interessam às companhias que os procuram.

Acreditados: o aprumo da experiência

Os Project Manager acreditados são os que, devido à sua expertise, possuam todas as habilidades para gerenciar o trabalho e, simplesmente dar as pautas e delegar à sua equipe suas funções. Se poderia dizer que sua condição de gurus não dá lugar a réplicas nem debate porque eles são quem melhor controla a temática do projeto.

Democráticos: a motivação da equipe

Este estilo de Project management se baseia principalmente em conhecer a equipe de trabalho e identificar que tarefa será melhor desempenhada por um ou outro. Escute ativamente sua equipe e implemente o que propõem, em virtude do seu grau de especialização. A grande vantagem dos Gerentes de Projeto democráticos fundamenta que, deste modo, se obterá uma equipe fortemente motivada e valorada.

Autoritários: para equipes inexperientes

Ao contrário do caso anterior, os Project Manager coercivos deixam muito pouco espaço de liberdade à sua equipe. Se trata de um estilo duro e exigente, sobretudo, para equipes de trabalho inexperientes e desorientadas. O objetivo é conseguir que, até que esta equipe não adquira habilidades suficientes, não se questione. Simplesmente, terá de cumprir o que se lhe encarrega.

Afiliados ou interconectados: alta dose de flexibilidade

São a resina que une a equipe de trabalho altamente profissional e que já demonstrou suas habilidades de maneira eficiente. Apenas necessitam supervisão e, de facto estes managers, com frequência permitem à sua equipe trabalhar a partir de onde prefira cada um. Não terão necessariamente que se ver a nível físico todos os dias. Podem permanecer conectados através da Internet. Neste modelo, prima a flexibilidade outorgada pela demonstração de confiança de ambas partes (Gerente de Projeto e equipe) têm.

Sujeitos a um deadline estrito

Em inglês, a este estilo de Gerentes de Projeto se denomina pacesetter (“os que marcam o ritmo”). Atuam como verdadeiros cronómetros na hora de delegar funções. Pedem que o trabalho se realiza e entregue num prazo determinado e confere grande valor à pontualidade. Quando os prazos são tão importantes, os pacesetter costumam deixar a qualidade do trabalho para segundo plano. Para estes, o mais importante é cumprir os objetivos a tempo e o farão debaixo de uma estrita supervisão da sua equipe. Apertam para que não se desviem nem um milímetro do deadline fixado. A pressão se nota e o stress é, com frequência, mais um companheiro de trabalho.

Como se observa, existem diferentes estilos de Project Management (gerenciamento de projeto) e não cabe dizer que um ou outro é o ideal. As características do projeto, o profissionalismo ou a inexperiência da equipe e os prazos de entrega deverão marcar as pautas sobre que estilo de Gerente de Projeto encaixa melhor para o executar com sucesso.

Ainda assim, não se pode esquecer de uma frase de Sócrates que faz referência, precisamente às habilidades de gerenciamento de equipes: “reis ou governantes não são os que levam o ceptro, senão os que sabem mandar”.

Dentro do gerenciamento do projeto, há um conjunto de tarefas que se executam para finalizar todas as atividades do mesmo, através dos Grupos de Processos da Direção de Projetos. Assim, se completa formalmente o projeto, ou melhor, as obrigações contratuais, ou uma fase deste.

Em ocasiões, podem ocorrer fechamentos prematuros, como por exemplo: projetos abortados, cancelados ou em crise.

Entre as coisas que podem ocorrer quando se encerra um projeto ou fase, se encontram por exemplo:

- Obter a aceitação do cliente ou do patrocinador para fechar formalmente.

- Realizar uma revisão após o fechamento.

- Registrar os impactos da adaptação a um processo.

- Documentar as lições aprendidas.

- Aplicar as atualizações correspondentes aos ativos dos processos da organização,

- Arquivar todos os documentos relevantes do projeto no sistema de informação para a direção de projetos ou PMIS, e assim aplicar como dados históricos.

- Fechar todas as atividades de aquisição e garantir a finalização de todos os acordos relevantes.

- Realizar avaliações e libertar os recursos.

O fechamento do projeto é um processo importante e significativo dentro do mesmo, ainda que, nem sempre é executado ou não se representa claramente. Somente recordar que com ITM Platform podemos lhe ajudar a controlar de forma mais efectiva, e simples todos seus Fechamento de Projetos 

Transparência. Uma questão de experiência, mas também um problema de organização. Frequentemente acontece que um projeto fracassa na sua totalidade ou parcialmente, porque o PM (ou alguma Team Leader) não atuou de maneira transparente, ou seja, omitiu certos limites do projeto, de análise ou algum erro na fase de execução, esperando que estes problemas se resolvam por eles mesmos ou por alguma intervenção divina. Gosto de dizer que se trata de um problema de organização.

O Project Manager é certamente um dos principais responsáveis do sucesso do projeto, mas não é o único. Não pode fazer que a análise incompleta por parte de especialistas se convertam magicamente em válidos e exaustivos, não pode ser capaz de verificar cada produto técnico por segmento do projeto. O fato é que habitualmente o PM é o artesão do projeto, tendo uma inclusão emotiva, considerando o mesmo uma criatura sua, frequentemente o PM é um empregado da companhia que criou este projeto, cuja oportunidade é inversamente proporcional ao custo do projeto. Ou pelo menos, ele pensa que na qualidade de um bom PM deveria fazer funcionar também aquilo que não pode funcionar.

Por alguns destes motivos, começa a assumir atitudes instintivas um tanto perigosas já na fase de análise, tendo que minimizar contras e maximizar os pros em cada caso. O Project Manager deve atuar de maneira transparente para a organização interessada no projeto e em particular com o sponsor, também e especialmente, se este último tem fama de ser um “killer”; deve informar imediatamente de qualquer problema importante, cada carência, inclusive atribuído ao próprio, obviamente sem chegar a ser ansioso, compartilhar cada dúvida relevante e cada novidade imprevista com os stakeholders; não fazer isto pode levar a consequências muito graves, possivelmente irreparáveis. Portanto em geral, o sponsor, deveria escolher um PM não envolvido emocionalmente com o projeto. Um Project Manager que sempre atue com honestidade e absoluta transparência tem um grande potencial de ser apreciado ainda depois do fracasso do projeto.

Artigo escrito por: Pablo Almunia, CTO ITM Platform

É imprescindivel saber executar um bom gerenciamento das empresas para alcançar os objetivos previstos.

É por isso que seu âmbito de aplicação é em si o mais valioso produto, que por vezes se vê limitado com um número., calculando em função de uma estimação, a qual não permite que todas as partes implicadas entendam o valor representado. Agora vejamos 5 conselhos para melhorar:

- Fazê-lo visual: O autêntico desafio é conseguir que alguém valorize a cadeia, na sua totalidade de fatores diferentemente implicados. Cada processo e resultado contém diferentes fluxos de trabalho, pelo que a representação visual é a melhor maneira de dar uma visão integral do que se cria. Uma forma eficaz de o fazer é através de “Story Maps”, que servem para realizar um acompanhamento e comunicar os distintos câmbios que se irão produzindo.

- Comunicar a metodologia de planejamento: Ainda que este âmbito não esteja relacionado com o gerenciamento, é importante para a satisfação do cliente. Um cliente que tenha sido “formado” de acordo com antigos planejamentos terá como resultado que ao surgir uma situação de discussão sobre escopo, tempo e custos, esta seja mais construtiva e significativa. Para isso deve haver um desenvolvimento por parte da equipe que valide as provas se baseando em dados reais.

- Envolver os usuários finais durante a definição de escopo e desenvolvimento: O usuário final, muito frequentemente, não vê cumpridas suas expetativas com o produto, gerando frustação. A labor das equipes de entrega deve se orientar de tal modo que se envolvam usuários finais tão cedo quanto possível no ciclo de vida do produto. Isto facilita que o cliente se sinta satisfeito, gerando por sua vez uma redução de custos para a empresa.

- Se colocar no lugar do cliente: Este conselho irá permitir que, ao ver as coisas desde a perspectiva do cliente, aumente a confiança deste nas suas habilidades para a análise e tenha a sensação de que o produto está protegido. Para isso é necessário estabelecer uma comunicação efetiva empresa-cliente, desenvolvendo uma boa compreensão das prioridades preocupações e qualquer outro aspeto que possa afetar as suas decisões de forma direta ou indireta.

- Simplicidade: É imprescindível que para que tudo funcione tenha que haver um equilíbrio entre o produto de trabalho e todos os componentes que formam parte deste. Uma utilização ótima dos recursos e do tempo que se necessita para executar a labor resultam em sucesso nos fluxos de trabalho. Se não se tem em conta, poderá dar lugar a se gerar muitos problemas que se poderiam evitar.

Seguindo estes cinco simples passos, o gerenciamento será mais efetivo do princípio ao fim.