IA en la gestión de proyectos y portfolios hoy

Esta imagen ha sido, por supuesto, generada por IA.

Este artículo analiza el papel actual de la inteligencia artificial (IA) en la gestión de proyectos y destaca algunas herramientas y servicios disponibles hoy (primer semestre 2024) para los gestores de proyectos y portfolios de proyectos.

Aunque la IA ha avanzado significativamente en muchos sectores, su incorporación a la gestión de proyectos aún está en desarrollo.

Para obtener una mejor perspectiva, analicemos la diferencia entre dos tipos principales de IA: la IA generativa, especialmente los Large Language Models (LLM) como GPT, Llama o Bard, y los modelos de IA diseñados para aplicaciones específicas, como la gestión de proyectos.

Los modelos de IA generativa están entrenados en grandes conjuntos de datos, y dominan prácticamente cualquier conversación y creación de contenido, tareas reservadas para los humanos hasta el año pasado. Algunos modelos pueden interactuar con herramientas que no son de inteligencia artificial, como calculadoras o intérpretes de códigos.

Por otro lado, los modelos de IA determinista están entrenados a medida y son más consistentes y fiables, lo que los hace ideales para automatizar tareas en la gestión de proyectos, ya que ofrecen el mismo resultado para una entrada determinada. Emplos deterministas conocidos pueden ser los de ajedrez y correctores gramaticales.

¿Por qué es importante esta distinción? Su experiencia con la IA y el valor que puede ofrecerle a usted y a su equipo dependen en gran medida de comprender esta diferencia. Por ejemplo, si bien las plataformas de IA como DALL·E son excepcionales a la hora de generar arte o texto, analizar áreas específicas como la presupuestación de proyectos o la evaluación de riesgos requiere el enfoque especializado de un modelo entrenado a medida.

Las herramientas de gestión de proyectos existentes hoy, pueden utilizar modelos generativos previamente entrenados como son el API de GPT, o LLMs de código abierto como Llama de Meta, interactuando con ellos de manera similar a una conversación humana: presentan un mensaje textual al modelo y posteriormente usan la respuesta del modelo dentro de la herramienta.

Desarrollar modelos entrenados a medida es significativamente más complejo pero podría producir mejores resultados. Ahora bien, entrenar un modelo requiere grandes conjuntos de datos, recursos computacionales y una profunda experiencia en IA. Esta es la razón por la que los modelos entrenados en un conjunto de datos específico siguen siendo exceptciones en muchas soluciones de IA.

En resumen, ser consciente de la distinción entre modelos que se ofrecen como servicio y el entrenamiento personalizado para necesidades específicas le brindará expectativas claras sobre las opciones accesibles para usted y su equipo.

Con esto aclarado, exploremos una selección de aplicaciones de IA en la gestión de proyectos, destacando cuáles están disponibles hoy, aún en desarrollo, o en sus primeras etapas. Recuerde, solo estamos echando un vistazo a algunas herramientas de inteligencia artificial en la gestión de proyectos. Esta no es una lista completa y, dado que la IA cambia tan rápido, es posible que para cuando lea este artículo algunas de ellas ya sean noticias desfasadas.

Tratado de paz entre cascada y ágil

Waterfall y Agile han tenido dificultades en llevarse bien, dividiendo a los gerentes de proyectos que adoptarían una u otra metodología con la profunda certidumbre de que una está equivocada y la otra no.

Todos conocemos los inconvenientes del enfoque en cascada: su necesidad de pronosticar todo desde el principio y su inflexibilidad para adaptarse a las necesidades no planificadas.

Surgieron entonces las metodologías ágiles y con ellas una nueva forma de entender la gestión de proyectos para muchos. Pero, de alguna manera, a lo largo del camino han sido malinterpretadas con frecuencia.

La IA puede mejorar cada metodología, haciéndolas mejores en lo que hacen y proporcionando una hoja de ruta más clara para utilizar una, la otra, o soluciones híbridas.

Soluciones de IA

  • La IA puede mitigar las limitaciones del método en cascada/predictivo. Puede ayudar a los directores de proyectos a optimizar la asignación de recursos y mejorar la precisión de las estimaciones de duración/esfuerzo. Esta aplicación de IA aún necesita tiempo para estar en pleno funcionamiento por las razones mencionadas anteriormente relacionadas con los modelos de entrenamiento. Aún así, su potencial es significativo ya que contrarresta las limitaciones y sesgos inherentes al procesamiento de datos humanos. Tendremos que esperar para ver esto funcionando.
  • Evaluación de historias de usuarios: la capacidad de la IA se extiende a la evaluación de historias de usuarios y requisitos para mayor claridad y coherencia. Se puede acceder a herramientas como GPT para verificar la alineación de la estructura de una historia de usuario con las mejores prácticas de la industria, lo que ahorra horas de idas y venidas. Está disponible para uso inmediato.

El sesgo humano en la gestión de proyectos

Cada uno de nosotros acarrea prejuicios que a menudo influyen en la toma de decisiones de forma independiente. Tomemos como ejemplo la clásica justificación del proyecto: a pesar de disponer de plantillas de retorno de la inversión (ROI) estandarizadas, los promotores del proyecto pueden, ya sea intencionalmente o no, sesgar los datos para favorecer sus resultados deseados.

Soluciones de IA

  • Toma de decisiones objetiva: la IA promete decisiones libres de sesgos emocionales. ¿Está proyecto este alineado con la estrategia de la empresa? ¿Debería plantear mis preocupaciones o incluso “matar” a mi proyecto? Los modelos bien entrenados pueden responder este tipo de preguntas sin dudar.

Sin embargo, si bien la IA elimina los sesgos emocionales, aún puede reflejar sesgos en sus datos de entrenamiento. Por ejemplo, la IA podría inclinarse hacia una perspectivas occidental si los datos provinieran predominantemente de culturas occidentales. Aún así, una clara ventaja es que la IA es inmune a presiones o motivaciones externas. A fecha de hoy, no hay modelos listos para usar.

  • Identificación de riesgos a través de metodologías: la identificación de riesgos es un área donde la IA puede aportar un valor significativo. El desafío, nuevamente, radica en la madurez de la tecnología. La identificación eficaz de riesgos requiere datos de capacitación completos, incluidos riesgos históricos, historiales de desempeño de los miembros del equipo, categorías de tareas, presupuestos e incluso factores como horarios de vacaciones. Hoy en día, muchas empresas no cuentan con conjuntos de datos tan extensos, lo que la convierte en un área de desarrollo continuo. Las aplicaciones de la IA en este ámbito son prometedoras, pero necesitaremos más tiempo para una implementación efectiva.
  • Análisis de la moral del equipo: una de las aplicaciones inmediatas de la IA es medir el estado de ánimo de un equipo examinando sus interacciones y comentarios en plataformas de gestión de proyectos y herramientas de colaboración como Slack o MS Teams. Esta capacidad está fácilmente disponible y puede ser utilizada por los gerentes de proyectos en la actualidad.

Transparencia en la gestión de proyectos

Posiblemente nuestra favorita. Los proyectos involucran a participantes de diversas partes dentro y fuera de una organización. La responsabilidad de una comunicación eficaz recae en gran medida en el director del proyecto, a quien con frecuencia le resulta difícil garantizar que se llegue a todos los destinatarios y se las exponga  la información de una manera que puedan comprender.

Estas dificultades de comunicación persisten incluso en niveles superiores, como la gestión de programas y portfolios. Y sí, los cuadros de mando proporcionan buenas representaciones visuales, pero comprenderlos en profundidad para tomar decisiones aún puede ser un obstáculo para muchos.

Soluciones de IA

  • Transformación de datos para stakeholders: La IA generativa es excelente para interpretar y resumir datos complejos en información adaptada a sus destinatarios. Si ha consolidado los datos de su proyecto en una plataforma de gestión de proyectos, la IA puede fácilmente reestructurarlos, haciéndolos accesibles y comprensibles para todos. Esta capacidad está en uso activo hoy en día.

Veamos cómo una herramienta PPM como ITM Platform hace esto posible:

Cuando su organización gestiona proyectos con diferentes participantes, como directores de proyecto, miembros del equipo y otros participantes, las herramientas PPM son indispensables para manejar, consolidar y proporcionar información agrupada. Funciona como una pirámide de trabajo, donde la información más destilada se origina a partir de los datos de la base, ofreciendo cuadros de mando que presentan la información general de forma estructurada.

La IA aporta la interpretación de todos estos datos de una manera más legible y adaptada para los humanos. ¿No sabe cómo leer un gráfico de valor ganado o un diagrama de flujo acumulativo? Ningún problema. Todos los datos subyacentes, incluidos los financieros, las estimaciones de tiempo, los informes, los problemas y los riesgos, se alimentan en el modelo IA, que a su vez le ofrecerá un informe interpretado legible por humanos.

La IA puede interpretar cantidades enormes de datos de proyectos y portfolios.

La IA determinara qué información es relevante y cuál no, proporcionando un resumen de alto nivel y resaltando los detalles en los que debe centrarse.

  • Comunicación aumentada: Herramientas como chatGPT actualmente ayudan a miles de gerentes de proyectos a mejorar la eficiencia de su comunicación, especialmente en entornos multilingües. Para hacer un buen uso, la capacitación básica en “prompt engineering” puede mejorarlo aún más. Coursera y Udemy ofrecen excelentes cursos sobre este tema para los usuarios.

Capacidades de IA en la gestión de proyectos y portfolios: ahora y en el futuro

Estos son los puntos principales que hemos visto como un rápido resumen de lo que está ampliamente disponible hoy y lo que está surgiendo en el horizonte. Recuerde, estos son sólo algunos, usados para ilustrar el camino en la adaptación de la IA en la gestión de proyectos.

Soluciones de IA para gestores de proyectos y portfolios

  • Asistencia en el lenguaje: Redacte mensajes, correos electrónicos e informes claros y concisos utilizando modelos generativos de lenguaje.
  • Análisis de la moral del equipo: Analice los comentarios del equipo en plataformas como Slack y MS Teams para comprender el estado de ánimo de su equipo.
  • Presentaciones de datos personalizadas: La IA puede transformar datos complejos en presentaciones adaptadas a diferentes audiencias.
  • Análisis de historias de usuario: Utilice IA para revisar historias de usuarios para mayor claridad y cumplimiento de los estándares de la industria.
  • Automatizar tareas: La IA puede ayudar a crear, editar, resumir, entrenar y utilizar funciones específicas de herramientas para mejorar la eficiencia.

Futuras aplicaciones de IA en la gestión de proyectos y portfolios

  • Previsión predictiva de proyectos: La IA podría ofrecer estimaciones más precisas de los parámetros de los proyectos y una identificación temprana de posibles obstáculos.
  • Análisis de riesgos automatizado: La IA podría ser capaz de predecir los riesgos del proyecto mediante el análisis de datos históricos de múltiples proyectos.
  • Asistencia proactiva para la toma de decisiones: La IA podría sugerir acciones en tiempo real, ayudando a los gerentes de proyectos a mantener los proyectos alineados con sus objetivos a medida que evolucionan.

Una nota sobre la seguridad y el uso de la IA

Cuando utilice modelos de IA con sus datos, tenga en cuenta las posibles exposiciones de su privacidad. Si está entrenando sus propios modelos, las preocupaciones sobre privacidad son menos relevates. Sin embargo, con los servicios de inteligencia artificial de terceros, particularmente la inteligencia artificial como servicio, elija proveedores que garanticen que sus datos no se almacenarán. Además, evite compartir cualquier información que pueda revelar detalles sobre su empresa, sus empleados u otros datos confidenciales.

Pruebe ITM Platform durante 14 días

En la misma dirección: Una guía para la comunicación en proyectos

En 1999, el Mars Climate Orbiter de la NASA tuvo un momento "¡ups!" de la comunicación. Un grupo de ingenieros usaba unidades métricas, mientras que el otro se adhirió al sistema imperial ¿El resultado? Un paseo espacial sin billete de vuelta.

En el mundo de la gestión de proyectos, puede que no estemos lanzando cohetes, pero nuestro éxito depende del mismo principio: una comunicación clara. No se trata sólo de enviar correos electrónicos; se trata de crear una lengua franca que todos comprendan.

Imagínese: Está liderando un proyecto de software tan sofisticado que incluso el código parece llevar gafas de sol 😎. Sin embargo, los patrocinadores expresan su preocupación sobre la adopción por parte de los usuarios finales y su adecuación al mercado. En lugar de hacer asunciones sobre la dirección del proyecto, decide introducir sesiones de desarrollo basadas en retroalimentación, donde las personas implicadas pueden expresar sus opiniones y anticipar posibles riesgos. Este enfoque no solo garantiza que el software se alinee con las necesidades del mercado, sino que también mantiene a los interesados activamente comprometidos e invertidos en el éxito del proyecto.

En esta guía descubriremos el arte (y la ciencia) de la comunicación de proyectos.

Del papel a los píxeles: la historia de la comunicación de proyectos

La comunicación de proyectos, como en la evolución de la humanidad, ha experimentado un proceso transformador a lo largo de los años.

Comienzos analógicos

En las primeras escenas de oficina, las máquinas de escribir y las notas por correo interno eran la norma, mientras los diagramas de Gantt se colgaban con mucho orgullo en las paredes. Las actualizaciones de proyectos no estaban ni mucho menos a un clic de distancia; se presentaban en sesiones informativas programadas, y estas esperas jugaban un papel fundamental mientras los involucrados esperaban pacientemente durante estos intervalos de información.

El cambio digital

Al entrar en la era digital, la inmediatez se convirtió en el nuevo estándar y los correos electrónicos comenzaron a cerrar brechas de comunicación. Los diagramas de Gantt digitales surgieron no sólo como alternativas a sus homólogos analógicos, sino también como herramientas que fomentaban la interacción y el ajuste dinámico.

La colaboración ocupa un lugar central

Con la entrada en juego de herramientas como Slack, Teams y Trello, el concepto de "oficina" tradicional comenzó a expandirse más allá de las paredes físicas. Los límites geográficos dejaron de ser una barrera a medida que estas plataformas promovían la colaboración en tiempo real, marcando el comienzo de una nueva era en la que el trabajo en equipo podría prosperar, independientemente de la ubicación.

El panorama contemporáneo y el futuro

Hoy en día, la esencia de la comunicación en proyectos gira en torno a la claridad y la inclusividad. Se trata de garantizar que cada interesado esté informado, comprometido y alineado con los objetivos del proyecto. Al mirar hacia el futuro, tecnologías emergentes como la inteligencia artificial y la realidad virtual sugieren experiencias comunicativas aún más inmersivas, adaptadas a las necesidades individuales.

La transparencia en la gestión de proyectos

La transparencia es el pilar fundamental para una gestión de proyectos de éxito. Va más allá de simplemente divulgar información; implica construir un ambiente donde cada participante se sienta valorado, informado e integrado.

  1. La confianza como cimiento: Tomemos a Tesla. No solo comunican sus metas y visión a sus equipos, sino también al gran público. Los empleados sienten que están en la vanguardia de la innovación, mientras que inversores y consumidores confían en el rumbo que la empresa ha establecido.
  2. Claridad para mantener el rumbo: La ambigüedad puede descarrilar un proyecto. Del mismo modo que los comunicados internos –claros y directos- de Netflix aseguran que todo el personal entienda el camino a seguir, es esencial que la comunicación del proyecto sea transparente para mantener a todas las partes interesadas en la misma dirección.
  3. Visión unificada: Ser transparente asegura que todos remen en la misma dirección. Esto no evita diferencias de opinión, pero con un intercambio de información abierto y constante, es más factible garantizar un consenso y alinear a todos hacia un objetivo común.

Beneficios tangibles de la transparencia

La comunicación franca y transparente no solo proporciona beneficios inmediatos en el ámbito del proyecto, sino que también genera un impacto más profundo:

  • Impulso del equipo: Al observar directamente el resultado tangible de su labor, como podría ser leer comentarios de usuarios en tiempo real en plataformas como Airbnb, la moral y motivación del equipo se eleva.
  • Confianza de los interesados: Los stakeholders bien informados tienden a mostrar mayor confianza y satisfacción. Al tener una visión clara del progreso del proyecto, ya sea a través de un diagrama de Gantt, un tablero Kanban o cualquier otra herramienta visual, se minimiza la incertidumbre y las inquietudes sobre la dirección del proyecto.
  • Éxito y daptabilidad del proyecto: La gestión abierta permite detectar desafíos a tiempo, promoviendo decisiones más ágiles y maximizando las posibilidades de éxito del proyecto. Por ejemplo, si un sprint no se desarrolla como se anticipaba, una herramienta visual puede poner de manifiesto el risgo, permitiendo una respuesta rápida y eficaz.

En una era donde la información es abundante y la atención limitada, la transparencia actúa como puente; acerca los detalles del proyecto a una comprensión más completa de todas las partes.

Adaptabilidad en estrategia y ejecución

¿Recuerda el declive de Blockbuster? Su incapacidad para adaptarse a la revolución del streaming digital, a pesar de haber liderado inicialmente el mercado de alquiler, precipitó su caída hasta la práctica desaparición. No sólo no lograron adaptarse al mundo digital, sino que su desplome se agravó por una deficiente comunicación y falta de reacción ante las nuevas dinámicas del mercado.

Estrategias Fluidas a Través de un Mensaje Claro

Cuando Netflix cambió de los DVD al streaming, su comunicación —tanto interna como externa— fue nítida, garantizando que todos los involucrados comprendieran y apoyaran la nueva dirección. No fue simplemente un cambio estratégico; fue una lección magistral en comunicar el cambio.

Aprendizaje, Iteración y Ciclos de Retroalimentación

La verdadera adaptabilidad se nutre del feedback. Las estructuras de equipos de Spotify, como “escuadrones y tribus”, están diseñadas no solo para operaciones ágiles, sino también para comunicación ágil. Estos ambientes ricos en retroalimentación garantizan que las lecciones se compartan, se aprendan y se apliquen.

Planificación de Escenarios y Comunicación

Tomemos como ejemplo la industria aeroespacial. Dada su complejidad, las empresas a menudo recurren a la planificación de escenarios para anticipar posibles cambios en políticas, demandas del mercado o avances tecnológicos. Pero la clave no solo está en crear estos escenarios, sino en comunicarlos eficazmente. Garantizar que los equipos no solo estén al tanto de los posibles cambios, sino que también entiendan sus implicaciones, puede reducir drásticamente el tiempo de respuesta cuando se requieren adaptaciones. Es un enfoque de arriba hacia abajo para asegurar que tanto los líderes como los trabajadores de primera línea estén preparados para las eventualidades del proyecto.

Desarrollo Impulsado por Retroalimentación y el Arte del Reconocimiento:

En el mundo del desarrollo de software, la adaptabilidad puede marcar la diferencia entre el éxito o la obsolescencia de un producto. Plataformas como GitHub o GitLab animan a los desarrolladores a iterar constantemente basándose en las opiniones de los usuarios. Pero aquí es donde brilla la comunicación efectiva: no basta con ajustar basándose en la retroalimentación. Las empresas que informan a sus usuarios sobre los cambios realizados (o las razones para no implementar ciertas sugerencias) establecen un ciclo de confianza y validación. Esta retroalimentación de abajo hacia arriba asegura que los productos o proyectos se mantengan relevantes y que los usuarios se sientan escuchados.

Círculo de confianza

Adaptability isn't just about adjusting to new challenges—it's about ensuring everyone is informed, aligned, and on board with those changes. As seen with companies like Netflix and platforms like GitHub, success is often determined by how well change is communicated

Involucrados y clientes: estrategias para una comunicación eficaz

La gestión de proyectos es una compleja coreografía que implica alinear a diversas partes: stakeholders internos, socios externos y clientes. Una de las facetas más significativas de este alineamiento es la comunicación efectiva. Ya sea que estés tratando con un stakeholder de un departamento diferente o con un cliente de otro continente, es esencial crear claridad y fomentar la participación activa.

Entendiendo el Panorama de la Comunicación:

La gran mayoría de los proyectos, sin importar su naturaleza, afectan a diferentes segmentos de un negocio y a su entorno externo. Asegurar que todas las partes relevantes estén informadas no es solo una cortesía; es fundamental para el éxito del proyecto.

Involucramiento de las Partes Interesadas:

El Valor de un Stakeholder Informado: Un stakeholder que se mantiene al día puede tomar decisiones perspicaces, proporcionar retroalimentación oportuna y contribuir de manera más significativa. Por el contrario, aquellos que no están informados pueden convertirse en obstáculos o fuentes de resistencia.

Herramientas Digitales para el Involucramiento de las Partes Interesadas:

  • Plataformas de Colaboración: herramientas como Slack, Microsoft Teams o Trello permiten que las partes interesadas sean parte del diálogo, sin importar dónde se encuentren. Herramientas de PPM como ITM Platform también incluyen funciones de colaboración vinculadas a diferentes ítems del proyecto.
  • Ayudas Visuales: Herramientas como tableros Kanban, diagramas de flujo o infografías ayudan a que las partes interesadas comprendan rápidamente información compleja.
  • Mecanismos de Retroalimentación: Las plataformas digitales actuales ofrecen maneras intuitivas de recoger opiniones de los stakeholders, garantizando que su voz no se pierda en el tumulto del proyecto.

Pruebe ITM Platform durante 14 días

Comunicación con el Cliente

La Esencia del Diálogo con el Cliente: Cuando se trata del éxito o fracaso de un proyecto, la percepción del cliente es el último determinante. Tomemos a Domino’s Pizza como ejemplo. Enfrentando una disminución de ventas y críticas sobre el sabor de su pizza a finales de la década de 2000, Domino's no eludió el problema; se enfrentó de lleno. En una audaz campaña, reconocieron abiertamente las críticas y mostraron su compromiso con el cambio. Y lo que es más crucial, tras presentar recetas mejoradas, buscaron activamente las opiniones de los clientes para seguir refinando sus productos.

Este enfoque iterativo—reconocer problemas, tomar medidas y luego volver a pedir retroalimentación—no fue solo un control de daños; impulsó un notable aumento en las ventas y fortaleció su imagen de marca al demostrar que las voces de los clientes importaban.

Dominar las Interacciones Digitales con el Cliente: Con un importante cambio hacia puntos de contacto digitales, es esencial:

  • Escuchar Actívamente: Con señales no verbales limitadas en la comunicación digital, es vital centrarse y comprometerse con lo que el cliente comunica.
  • Adaptarse a Modos de Comunicación: Diferentes clientes tienen preferencias variadas, ya sea videoconferencias, correos electrónicos o mensajería instantánea. Ser flexible en el modo de comunicación puede fomentar una mejor comprensión y relación.

Estrategias para una Comunicación Clara y Efectiva

Para crear conexiones más profundas con stakeholders y clientes, considere:

  • Establecer Expectativas Claras: Antes de sumergirse en cualquier fase del proyecto, es importante ser claro sobre su alcance, resultados, tiempos y posibles desafíos.
  • Actualizaciones Frecuentes: Tanto los stakeholders como los clientes aprecian las actualizaciones regulares del proyecto. Esto los mantiene involucrados y reduce la sensación de exclusión.
  • Ciclos de Retroalimentación: Establece una rutina para hacer seguimiento, recopilar opiniones y abordar inquietudes. Esto no solo mantiene a todos en la misma página, sino que también identifica posibles problemas con antelación.
  • Educación: Ocasionalmente, puede encontrarse con stakeholders o clientes que no estén familiarizados con aspectos específicos del proyecto o del campo. Tomarte el tiempo para explicar estos puntos no solo les informa sino que también infunde confianza en tu experiencia.
  • Superar Expectativas: Dar un paso adicional, ya sea con una respuesta rápida, entregando antes de una fecha límite o proporcionando apoyo adicional post-proyecto, puede destacarte ante tus stakeholders y clientes.

El diálogo sincero está enraizado en el respeto mutuo, la comprensión y una visión compartida del éxito del proyecto.

Gestión remota de proyectos: desafíos, soluciones y mejores prácticas

La combinación del trabajo remoto con las prácticas tradicionales ha llegado para quedarse. Esta integración ofrece flexibilidad y un alcance más amplio, pero también introduce desafíos únicos en la gestión de proyectos a distancia.

  1. Construyendo Confianza de Forma Remota: Sin la ventaja de las interacciones cara a cara, cultivar la confianza se convierte en un reto matizado. En un entorno remoto, es imperativo fomentar una cultura donde los miembros del equipo confíen en la experiencia de los demás, incluso si nunca han compartido un espacio físico.
  2. Comunicación a Distancia: Las herramientas digitales han revolucionado la comunicación, pero también tienen sus inconvenientes. La ausencia de matices presenciales significa que existe un mayor riesgo de malinterpretación o de perder detalles críticos en medio de las interacciones digitales.
  3. Manteniendo la Cohesión del Equipo: La dispersión geográfica puede provocar ocasionalmente sentimientos de aislamiento o desapego de los objetivos centrales del proyecto. Es esencial garantizar que cada miembro del equipo se sienta integrado y motivado por la misión del proyecto.

Mejores Prácticas para la Gestión de Proyectos Remotos

  1. Establecer Normas Claras de Comunicación: Es esencial definir los medios, la frecuencia y el tipo de interacciones del equipo. Tener estructuras establecidas, como actualizaciones diarias o informes mensuales a los stakeholders, reduce la confusión y ayuda a crear un marco de comunicación estructurado.
  2. Fomentar Límites entre Trabajo y Vida Personal: El trabajo remoto puede, a veces, difuminar las líneas entre la vida personal y profesional. Es fundamental promover una cultura donde se respeten las horas de trabajo y el tiempo personal permanezca intacto.
  3. Invertir en Construcción de Equipo: Fomenta la cohesión del equipo a través de actividades o desafíos virtuales diseñados para equipos remotos. Las experiencias compartidas pueden solidificar los lazos del equipo, incluso a distancia.
  4. Aprovechar Herramientas Digitales para un Enfoque Estructurado: El trabajo remoto presenta una serie de posibles distracciones, que van desde las tareas del hogar hasta el irresistible atractivo de los medios digitales. Introducir múltiples herramientas puede agregar a esta cacofonía en lugar de simplificar el trabajo. La clave no es solo adoptar, sino adaptar herramientas de manera que canalizen un "trabajo profundo". Considera estrategias como el Silencio Digital Estructurado y la Priorización de Comunicación Asíncrona.

Las dificultades que presenta la gestión de proyectos remotos también abren el camino para soluciones innovadoras.

Conclusiones finales

Al concluir esta exploración, es evidente que las múltiples dimensiones de la gestión de proyectos — ya sea la estrategia, la adaptabilidad, la participación de los stakeholders o la comunicación con el cliente — convergen en un punto: la comunicación efectiva. El éxito de cualquier proyecto no depende únicamente de la asignación de recursos o de una planificación meticulosa, sino de cómo fluye la información de manera eficiente y transparente entre todas las partes involucradas.

Reflexionando sobre el papel de la comunicación en el éxito del proyecto

A lo largo de esta guía, hemos subrayado la importancia de fomentar un ambiente donde la claridad, la confianza y la adaptabilidad sean primordiales. Los proyectos, por su naturaleza, son dinámicos. Fluyen, a veces de manera predecible y otras de forma inesperada. En este escenario, la capacidad de comunicarse de manera efectiva actúa como un ancla, afianzando al equipo y a los stakeholders por igual, y guiando el proyecto a través de aguas turbulentas hacia sus objetivos.

"El mayor problema de la comunicación es la ilusión de que ha tenido lugar." 

George Bernard Shaw

Evitar suposiciones, chequear regularmente, asegurar el alineamiento y buscar retroalimentación son la base para mantener a stakeholders y clientes satisfechos.

Mirando hacia el Futuro

Al observar el horizonte, el panorama de la gestión de proyectos está preparado para una evolución aún mayor. Con la integración de herramientas impulsadas por IA, podemos anticipar procesos de comunicación aún más eficientes, análisis predictivos guiando la toma de decisiones y la realidad virtual permitiendo experiencias inmersivas para los stakeholders.

Además, a medida que los equipos se dispersen globalmente, la necesidad de herramientas y estrategias que superen las zonas horarias, las divisiones culturales y las barreras lingüísticas solo aumentará. La aspiración para el futuro no solo se trata de herramientas más avanzadas, sino de cultivar un sentido más profundo de empatía, comprensión y colaboración, independientemente de las divisiones geográficas o digitales.

Pruebe ITM Platform durante 14 días

Visualización de datos en la gestión PPM: una guía práctica

La gestión eficaz de portfolio de de proyectos (PPM) se basa en la capacidad de comprender y analizar información compleja de forma ágil. La gestión PPM implica el análisis de numerosos puntos de datos, incluidos los cronogramas de proyectos, presupuestos, la asignación de recursos y las evaluaciones de riesgos entre otros.

Con tanta información a procesar, es esencial disponer de una forma clara y concisa de presentar esta información a las partes interesadas, gerentes y miembros del equipo. Y aquí es donde entra la visualización de datos.

Como líder de una PMO, es fundamental disponer de un análisis de la salud de sus proyectos y qué tan bien alineados están con la estrategia de neogio. 

El acceso en tiempo y forma a esta información puede ayudarlo a tomar decisiones sobre la asignación de recursos y ajustar sus estrategias para asegurarse de alcanzar sus objetivos.

Visualización de datos en el alineamiento PPM - Estrategia de negocio

La visualización de datos es esencial para la toma de decisiones estratégicas y va más allá de la simple creación de tablas y gráficos estéticamente agradables. Alineada adecuadamente con la estrategia del negocio, la visualización de datos puede proporcionar información crítica sobre el desempeño de la empresa y ayudar a identificar áreas de mejora.

La planificación estratégica y el seguimiento de la ejecución son las áreas en las que la visualización de datos se vuelve particularmente importante, ya que la capacidad de analizar e interpretar los datos de manera efectiva puede tener un gran impacto. Por ejemplo:

  • Visualización de la inversión por objetivos estratégicos.
  • Identificar áreas de bajo rendimiento.
  • Optimización de la asignación de recursos
  • Alinear la inversión con la gestión de riesgos

Principales tipos de visualización de datos para PPM

El arte de la visualización de datos radica en representar la información en un formato gráfico. Un gráfico bien diseñado permite a los usuarios comprender rápidamente información compleja e identificar patrones, tendencias y correlaciones que pueden no ser evidentes en formatos textuales o numéricos. Por el contrario, un gráfico mal diseñado podría ser confuso y dificultar la comprensión.

La visualización de datos puede tomar muchas formas, incluidos cuadros, gráficos, mapas e infografías.

Algunos tipos de gráficos comunes incluyen:

  1. Gráficos de barras: son útiles para comparar datos entre categorías, como presupuestos de proyectos o asignación de recursos, y son fáciles de leer y comprender. Por ejemplo, se puede usar un gráfico de barras para comparar los gastos totales de diferentes proyectos en un portfolio, proporcionando una representación visual clara de qué proyectos consumen la mayor cantidad de recursos.
  2. Gráficos de columnas: similares a los gráficos de barras, los gráficos de columnas también son útiles para comparar datos entre categorías, pero se muestran verticalmente. Pueden ser especialmente útiles para comparar datos a lo largo del tiempo o para mostrar varias series de datos. Por ejemplo, un gráfico de columnas podría mostrar el progreso de varios proyectos a lo largo del tiempo, lo que facilita la identificación de tendencias y la evaluación del rendimiento.
  3. Gráficos de líneas: muestra tendencias a lo largo del tiempo, lo que los hace ideales para realizar un seguimiento del progreso del proyecto, los costes y el uso de recursos. Sin embargo, pueden ser menos efectivos cuando se comparan datos en múltiples categorías. Un ejemplo de un gráfico de líneas en PPM podría ser realizar un seguimiento del coste acumulado de un proyecto a lo largo del tiempo, lo que permite evaluar el rendimiento financiero del proyecto.
  4. Gráficos de tarta: los gráficos circulares muestran la composición de un todo, como el porcentaje de recursos asignados a cada proyecto. Son visualmente atractivos pero pueden volverse difíciles de leer con demasiadas categorías. Se podría usar un gráfico circular para ilustrar el porcentaje de recursos totales asignados a diferentes tipos de proyectos o departamentos, lo que brinda a las partes interesadas una descripción general rápida de la distribución de recursos.

Al elegir un tipo de gráfico, tenga en cuenta estos factores: el tipo de datos presentado (categórico, numérico o basado en el tiempo), el objetivo de la visualización (comparación, análisis de tendencia o composición), la complejidad de los datos (el número de puntos de datos y categorías), y la familiaridad de la audiencia con los datos y su capacidad para interpretar diferentes tipos de visualización.

Aquí tiene una guia rápida para ayudarlo a decidir qué tipo usar:

  • Datos categóricos: utilice un gráfico de barras.
  • Datos numéricos: utilice un gráfico de columnas.
  • Datos basados ​​en el tiempo: utilice un gráfico de líneas.
  • Objetivo de comparación: utilice un gráfico de barras o un gráfico de columnas.
  • Objetivo de análisis de tendencias: utilizar un gráfico de líneas.
  • Objetivo de composición: usar un gráfico circular.
  • Pocos puntos de datos y categorías: use un gráfico circular o un gráfico de barras.
  • Muchos puntos de datos y pocas categorías: use un gráfico de columnas o un gráfico de líneas.
  • Muchos puntos de datos y categorías: use un gráfico de barras agrupadas o apiladas.

Mejores prácticas para la visualización de datos en la gestión de la cartera de proyectos

Garantizar la precisión e integridad de los datos

Antes de crear una visualización, asegúrese de que los datos que se utilizan sean precisos y estén actualizados. Los datos inexactos pueden generar visualizaciones engañosas o incorrectas, lo que socava la toma de decisiones y genera confusión. Por ejemplo, si los datos de asignación de recursos están desactualizados, un gráfico circular que muestre la distribución de recursos puede dar a las partes interesadas una comprensión falsa del panorama actual del proyecto.

Elegir las métricas correctas para visualizar

Seleccione las métricas más relevantes y significativas para su visualización, centrándose en aquellas directamente alineadas con los objetivos de gestión de su cartera de proyectos. Evite abrumar a su audiencia con demasiada información al limitar la cantidad de métricas en una sola visualización. Por ejemplo, al visualizar el progreso del proyecto, concéntrese en los indicadores clave de rendimiento (KPI) como la variación del cronograma, la variación del coste o el porcentaje completado.

Creación de visualizaciones claras y concisas

La simplicidad es clave al crear visualizaciones. Asegúrese de que sus tablas y gráficos sean fáciles de entender usando un formato claro y conciso que resalte la información más importante. Evite el desorden y elementos innecesarios que puedan distraer la atención de los datos. Por ejemplo, al crear un gráfico de líneas para realizar un seguimiento de los costes del proyecto, concéntrese en los componentes de costes principales y evite agregar demasiados elementos de costes menores que puedan saturar el gráfico.

Usar el color, el formato y el diseño para mejorar las visualizaciones

El uso del color, el formato y el diseño pueden tener un gran impacto en la efectividad de una visualización. Use el color para enfatizar puntos de datos clave, agrupar datos relacionados o indicar el progreso. Elija un diseño que sea fácil de leer y navegar, y use elementos de diseño para guiar la vista del espectador a través de la visualización. Por ejemplo, cuando diseñe un gráfico de barras que compare presupuestos de proyectos, use colores contrastantes para diferenciar entre diferentes proyectos, lo que facilita que el espectador entienda la comparación.

Evitar errores comunes en la visualización de datos

Algunos errores comunes que se deben evitar al crear visualizaciones de datos incluyen:

  1. Sobrecargar la visualización con demasiada información: Simplifique sus gráficos enfocándose en los puntos de datos más importantes y excluyendo información irrelevante o redundante. Por ejemplo, al visualizar los riesgos del proyecto, concéntrese en los riesgos de alta prioridad y evite saturar el gráfico con riesgos de baja prioridad.
  2. Uso de tipos de gráficos inapropiados o confusos: Elija el correcto para sus datos y audiencia (utilice la guia rápida de más arriba). Por ejemplo, evite usar un gráfico circular para comparar datos en varias categorías, ya que puede ser difícil de leer e interpretar.
  3. Tergiversación de datos a través del escalado o la manipulación: asegúrese de que sus visualizaciones representen con precisión los datos. Evite el uso de escalas desproporcionadas o la manipulación de datos para que se ajusten a una narrativa específica. Por ejemplo:
Estos dos gráficos representan el mismo conjunto de datos pero tienen diferentes efectos en el lector
  1. Ignorar la calidad y precisión de los datos: Verifique la precisión y confiabilidad de sus fuentes de datos antes de crear visualizaciones. Los datos desactualizados o incorrectos pueden generar gráficas engañosas y llevar a una mala toma de decisiones.

Herramientas para la visualización de datos en la gestión de la cartera de proyectos

Hay varias herramientas disponibles para ayudar a los gerentes de proyectos y portfolio a crear visualizaciones efectivas, todas las cuales deben estar integradas o conectadas a su solución PPM.

La función de cuadros de mando de ITM Platform permite a los gerentes de proyectos y PMO acceder a cuadros de mando prediseñados, crear los suyos propios o modificar los existentes para satisfacer sus necesidades.

Dado que está integrado en ITM Platform, es específico de a la gestión PPM y tiene acceso directo a los datos generados por diferentes equipos, lo que facilita la obtención de información oportuna.

Regístrese 14 días de prueba gratis

Power BI es una sólida herramienta de análisis de datos que permite a los usuarios crear imágenes altamente personalizadas. Es fácil de usar, pero muy potente, y le permite conectarse con diferentes fuentes de datos.

Aprenda a conectar Power BI con ITM Platform.

Conexión de otras herramientas de análisis con el API de su herramienta PPM: El API de ITM Platform permite a los usuarios conectar otras herramientas de análisis, como Tableau o QlikView, a sus carteras de proyectos. Esto permite a los usuarios crear visualizaciones altamente personalizadas que incorporan datos de varias fuentes.

Conclusiones clave

La visualización de datos es una herramienta esencial para la gestión eficaz de la cartera de proyectos, lo que permite a las organizaciones dar sentido a los datos complejos y tomar decisiones informadas. 

Al seleccionar el tipo de visualización correcto, garantizar la precisión de los datos y seguir las mejores prácticas para el diseño, puede crear visualizaciones impactantes que respalden sus objetivos de PPM.

Mientras se embarca en su viaje para mejorar la gestión de la cartera de proyectos a través de la visualización de datos, recuerde la importancia de elegir las métricas correctas, crear visualizaciones claras y concisas y evitar errores comunes. 

Con esto, estará bien encaminado para liberar el potencial de la visualización de datos en su carrera de gestión de portfolio de proyectos.

El equipo de proyecto: base del éxito en la gestión del portfolio

Como gerente de PMO, gerente de equipo o de proyecto responsable de entregar resultados, le resultará familiar la complejidad de la administración de proyectos. Exige colaboración, coordinación y comunicación fluida entre todos los participantes. 

En esta publicación, profundizamos en el papel que los miembros del equipo desempeñan en la consecución de los resultados esperados.

Al ofrecer licencias gratuitas para Team Members, ITM Platform fomenta un entorno colaborativo en el que los gerentes de proyecto pueden involucrar a todos los miembros del equipo para que se centren en ofrecer el mejor resultado del proyecto en lugar de preocuparse por el precio.

 La participación del equipo de proyecto abarca varios aspectos esenciales:

  • Ejecución del trabajo.
  • Gestión del tiempo.
  • Informes de progreso.

Vamos a desglosarlos.

Ejecución del trabajo

Los miembros del equipo son la columna vertebral de un proyecto en tanto que fuerza laboral que hace posibles los resultados. Tres dimensiones clave impactan el éxito de sus esfuerzos:

  • Cuando tienen un sentido de pertenencia, están más motivados y comprometidos con la entrega de un trabajo de alta calidad.
  • Una comunicación clara con los gerentes de proyecto, otros miembros del equipo y participantes, ayudan a garantizar que todos trabajen hacia un objetivo común. El acceso del equipo de proyecto a la herramienta PPM brinda la oportunidad de compartir ideas, lo que lleva a un enfoque más colaborativo e inclusivo. 
  • Vista realista del progreso: Los miembros del equipo proporcionan una visión realista del estado real del proyecto. Esto permite a los gerentes de proyecto identificar riesgos y abordar cualquier problema desde el principio.

Al garantizar estos tres aspectos, los gerentes de proyecto pueden propiciar un ambiente de trabajo positivo y productivo que conduzca a resultados exitosos.

La pirámide de la fuerza laboral PPM: el equipo de proyecto es la base del éxito del portfolio

Gestión del tiempo

Los miembros del equipo son la base de la gestión del tiempo del proyecto, tanto en las estimaciones de esfuerzo como en horas reales. Por qué esto es importante:

  • La estimación del esfuerzo de tareas ayuda a pronosticar cronogramas, recursos y costos, lo que permite a los gerentes de proyecto tomar decisiones informadas. Esto es esencial para que los proyectos – tanto en cascada como ágiles-, se mantengan en el buen camino y dentro del presupuesto, garantizado además la disponibilidad de recursos a medio y largo plazo.
  • La estimación del esfuerzo es un proceso de aprendizaje continuo que ayuda a los gerentes de proyecto a mejorar su precisión predictiva a lo largo del tiempo.

    Los gerentes de tareas y de proyectos pueden aprender de experiencias pasadas y refinar sus técnicas de estimación comparando las estimaciones iniciales con las reales. Con práctica regular, la estimación de esfuerzo se convierte en una herramienta indispensable, ayudando a estos gerentes a controlar cronogramas, recursos y costos.
  • La cumplimentación de partes de horas por parte del equipo de proyecto juega un papel crucial en la determinación del costo, tanto en términos de  tiempo como de dinero, de las tareas individuales y del proyecto en general.

    Si bien los partes de horas pueden ser tediosos de cumplimentar, ITM Platform ofrece una interfaz eficaz que simplifica el proceso. Los miembros del equipo podrán ver los beneficios derivados de estos informes de trabajo, sin sentirse abrumados por deber cumplimentar horas.

Informes de progreso

Los informes de progreso y estado de proyecto, especialmente en proyectos en cascada, se realiza a partir del progreso de cada tarea. Esto hace que los informes de progreso de tareas resulten esenciales.

  • Los miembros del equipo pueden actuar como administradores de tareas (Task Manager) y proporcionar seguimentos precisos que arrojen datos realistas al progreso del proyecto. Su implicación conducirá a decisiones basadas en datos reales.
  • Sin la participación de los administradores de tareas, los gerentes de proyecto deben confiar en sus propias suposiciones sobre el estado actual del proyecto. Esto puede dar lugar a informes de progreso poco realistas y a toma de decisiones incorrectas.

Los gerentes de proyecto sencillamente no pueden estar al tanto de los detalles de cada tarea, y necesitan la participación del equipo para obtener una imagen precisa de lo que está sucediendo.

La valoración de los miembros del equipo es esencial para que el gerente del proyecto tenga información precisa sobre el estado de su proyecto. De lo contrario, el progreso no será realista.

En conclusión, los miembros del equipo proporcionan información indispensable sobre la gestión del tiempo, el coste de oportunidad, la comunicación, la visión compartida y el progreso del proyecto.

Al ofrecer licencias de Team Member de forma gratuita, ITM Platform promueve una gestión de proyectos más accesible e inclusiva. No dude en aprovechar esta oportunidad y utilizar licencias gratuitas Team Member para mejorar su gestión de proyectos.

De la estrategia a resultados a través de los OKR

Los OKR son una herramienta de gestión diseñada para alinear el trabajo con la estrategia.


Desde que los directivos piensan y definen un plan estratégico, hasta que se realizan las tareas del día a día, ha pasado tiempo, varios niveles jerárquicos y multitud de personas diferentes transmitiéndose ideas de unas a otras. Los OKR tratan de asegurar que el trabajo final responda a los planes iniciales.

En un contexto empresarial, los OKR se encuentran integrados en el modelo de gestión, a un nivel intermedio entre objetivos estratégicos y las actividades que los implementarán.

Los OKR son la correa de transmisión entre la estrategia y el trabajo diario

La estructura de un OKR está basada en un objetivo asociado a varios resultados clave expresados en un modelo estandarizado.

[Verbo] [Sujeto]

[Resultado clave]

[Marca] [Fecha]

Veamos un ejemplo

Incrementar la productividad

Paquetes envasados

Media de 12 / hora en el primer semestre

Media de 14 / hora en el segundo semestre

Llamadas atendidas

8 operador /día en el primer semestre

9 operador /día en el segundo semestre

Las actividades serán las encargadas de hacer posibles los resultados clave, materializando así los objetivos estratégicos.

Por qué hacen falta los OKR

Los OKR resuelven la desconexión entre estrategia y ejecución, pero también resultan una herramienta eficaz de motivación porque ofrece un propósito real al trabajo diario.

Cuántas veces hemos tenido la sensación de deber hacer lo que se nos manda, sin realmente saber para qué. Los OKR se aseguran de que no sólo las actividades diarias sean las necesarias, sino que las explican.

Según Gallup, las unidades de negocio con personal comprometido tienen una productividad un 21% mayor que las que no.

  • El 30% de los trabajadores entiende la estrategia global
  • Menos del 50% entiende cómo su trabajo aporta valor
  • 13% de los trabajadores están comprometidos con su trabajo

Los OKR ayudan a que los equipos de trabajo comprendan la finalidad de su labor.

La tecnología acelera la distribución y seguimiento del trabajo, pero no explica su porqué.

Cómo se construyen los OKR

Recordemos la estructura de un OKR

[Verbo] [Sujeto] [Resultado clave] [Marca] [Fecha]

Algunas organizaciones, especialmente aquellas acostumbradas a modelos de gestión tradicionales, pueden encontrar útil utilizar un Canvas para llegar a la definición de sus OKR.

El siguiente es un ejemplo,construido por el equipo de ITM Platform, que le puede servir de base.

Puede descargar este OKR Canvas en PDF o en Excel.

En la generación de OKR, con o sin canvas, estas son algunas recomendaciones probadas.

  1. Comience el proceso por la dirección, desplegando hacia abajo.
  2. Cree objetivos globales a su organización. Los OKR funcionan mejor transversalmente.
  3. Prevea el impacto que cada resultado clave tendrá en los resultados globales
  4. Establezca planes de acción para cada posible resultado.

Los OKR deben ser circulares, no sólo orquestando información desde los objetivos a las acciones, sino retroalimentando a la dirección de la compañía con los resultados.

El punto número 3 sugiere tener planes de acción listos en caso de que no se alcancen o se sobrepasen los resultados. Improvisar con los datos suele ofrecer peores resultados, pues se está más distante del momento en que se concibieron los planes.

Por ejemplo, queremos obtener cinco potenciales clientes al mes en el mes de abril, para lo que hemos diseñado una campaña de Google Adwords. Llegado el mes de abril, sólo estamos generando tres.

Si no tuviéramos un plan para esta eventualidad, lo más probable es que incrementemos el presupuesto de Adwords y corrijamos los OKR que dependían de este, posiblemente reduciendo la ambición de los objetivos o postponiendo sus resultados.

Planifique con antelación los escenarios en los que las actividades no ofrezcan los resultados esperados

Ahora bien, si antes de disponer de los resultados nos planteamos qué hacer en caso de no cumplirlos, usaremos nuestra perspectiva de planificación, que podría considerar que Adwords podría no ser la mejor opción o que el mercado no está apreciando nuestro producto y requiere cambios estructurales.

Mejores prácticas en el uso de OKR

Como todas las prácticas de gestión empresarial, no existe una talla única. Utilizar las mismas medidas en distintas organizaciones puede tener un efecto contrario al deseado, como tratar de embutirse en una camisa demasiado pequeña.

Estas mejores prácticas enumeran aspectos que deben adaptarse a cada caso:

  • Periodo. En general, los OKR tienen una duración trimestral, pues es un plazo suficientemente corto como para ejecutar las acciones, pero suficientemente largo como para medir resultados.
    Algunas organizaciones prefieren establecer seis meses de plazo si las acciones no pueden arrojar resultados antes. Otras, como las start-up, necesitan iterar en periodos más cortos, quizá mensuales.
  • Número de objetivos. La norma general es no tener demasiados al mismo tiempo. El número estándar suele estar entre tres y cinco objetivos al mismo tiempo.
  • Resultados clave por objetivo. Aplica la misma norma, no excesivos. Si se superaran los cuatro resultados clave, es probable que algún objetivo pueda dividirse en dos diferentes.
  • Revisiones. Que el objetivo se fije con cierta periodicidad no significa que no pueda medirse en periodos más cortos para corregir rumbo. Tenga cuidado de no sobrerreaccionar si los resultados intermedios no fueran los esperados, pues hay métricas que requieren tiempo para materializarse.
  • Visibilidad. Por su naturaleza, los OKR son públicos y compartidos. De otro modo se perdería el sentido motivacional que tienen.
  • Alto impacto. Elija los OKR que tendrán un mayor impacto en su organización, a un coste más bajo. Es decir, aquellos cuya rentabilidad coste/beneficio sea superior.
  • Mecanismos de retroalimentación. El resultado de los OKR debe tener un reflejo en la planificación de los siguientes. Establezca un mecanismo por el que la planificación y el resultado se puedan comunicar.

Objetivos vs. OKR vs. KPI

Se parecen, pero no son lo mismo. Objetivos, OKR y KPI (Key Process Indicators, Indicadores Clave de Proceso) están relacionados, pero tienen distintas finalidades.

Veámoslo en el siguiente cuadro.

Objetivos OKR KPI
  • Una sola frase
  • SMART (Específico, Medible, Conseguible, Relevante, y situado en el tiempo)
  • Ofrece un resultado
  • Es una unidad de gestión
  • Objetivo no medible
  • Resultados medibles
  • Dato cuantificable
  • Requiere fuente de datos
  • Alta periodicidad
  • Miden operativa diaria  
Incrementar las ventas en un 20% en diciembre Incrementar las ventas 10 nuevos clientes, Q1 30% venta cruzada   Ingreso mensual

Como observamos en el cuadro, los tres están relacionados jerárquicamente: el Objetivo define los OKR, y el KPI mide los indicadores clave en la marcha general del negocio.

Peligros de los OKR

Utilizar OKR no garantiza el éxito de su uso. Si bien es un mecanismo intuitivo, no está exento de prácticas que pueden hacer que fracasen.

Estos son los riesgos más comunes:

  • Incrementar las expectativas de la compañía por encima de los resultados que se van a obtener. No lo venda internamente como la solución a todos sus problemas, sino como una herramienta de gestión efectiva.
  • Acelerar el proceso más de lo que su organización puede asimilar. No tenga prisa.
  • Abusar de su uso. Los OKR son una herramienta con un propósito. Del mismo modo que un martillo sirve para clavar clavos y no todo problema es un clavo, no todo problema de gestión se resuelve con un OKR.
  • Ausencia del líder. Los OKR son una forma de implementación de la estrategia. Si el líder no está involucrado, el resto de la organización dejará que se diluyan.
  • Como en la gestión de proyectos, seguir la guía al pie de la letra es un riesgo. Adapte esta técnica a su realidad, no al revés.

OKR y gestión de proyectos

Existe un triple vínculo entre OKR y proyectos:

  • Utilizar los proyectos como mecanismo de materialización de los OKR
  • Utilizar los OKR como mecanismo de control de proyectos de largo plazo
  • Los OKR como mecanismo de control de gestión del portfolio

Puede implementar alguno o todos, siempre atendiendo a sus necesidades reales.

Proyectos como mecanismo de materialización de los OKR

Recordemos la jerarquía entre los OKR y las actividades que los van a materializar.

Estas actividades tendrán con frecuencia cierta complejidad y requerirán de un equipo de trabajo ¿Cuál es la mejor herramienta para gestionar trabajo complejo y multidisciplinar? Por supuesto, los proyectos.

Los proyectos son el compañero ideal en estos casos, pues además permiten aislar el trabajo y se pueden vincular de forma sencilla a los objetivos a los que sirven

OKRs como mecanismo de control de los proyectos de largo plazo

En proyectos interanuales, los OKR pueden resultar una herramienta interesante de control de su resultado.

Ya conocemos las metodologías ágiles y sus beneficios a la hora de gestionar basado en iteraciones. Pero la realidad es que no siempre es posible ni aconsejable, sobre todo cuando se conoce el resultado final esperado.

Uno de los mayores problemas que presentan proyectos de largo plazo es el efecto de alejamiento, en el que no se ven resultados hasta su entrega. Aquí es donde vienen los OKR al rescate.

Utilice los OKR como medida de control, con los plazos que se adapten a la duración de su proyecto y con los resultados clave que espera en etapas intermedias.

OKR como mecanismo de control de gestión del portfolio

Cualquier oficina de proyectos (PMO) quiere mejorar sus indicadores de gestión. No tanto por proyecto, sino visto como una organización en sí misma. Análogamente a cualquier compañía con sus ingresos y sus clientes, una PMO debe tener indicadores de su éxito en términos de productividad, imagen o eficiencia.

Lectura relacionada: Alineamiento estratégico: selección de proyectos de mayor valor

Veamos un ejemplo:

Incrementar las entregas a tiempo

Reducción de horas no productivas

10% en el primer semestre

12% en el segundo semestre

Reducción de indisponibilidad de recursos por conflicto

Menos de 10 días al mes en el primer semestre

Menos de 7 días al mes en el primer semestre

Así pues, la PMO –y en general la gestión de portfolio de proyectos- de su organización puede encontrar grandes beneficios con el uso de los OKR.

Conclusiones

  • Los OKR son una excelente herramienta de implementación de la estrategia.
  • Existen metodologías para construirlos; no necesita empezar de cero
  • Las mejores prácticas son un excelente medio para implementarlos, pero
  • No existe una receta universal, tendrá que adaptar la metodología a su compañía
  • Los OKR son un complemento ideal para la gestión de portfolio de proyectos

 


[optin-monster-inline slug="l4i5nfoljxzqccg6fnjf"]

Cómo hacer que el trabajo remoto sea un éxito

Empresas de todo el mundo están operando de forma remota por primera vez. Si trabaja en una industria donde el trabajo en equipo es crucial, la necesidad repentina de trabajar desde casa no tiene que ser una dificultad. Hay oportunidades --y desafíos- en trabajar fuera de una oficina tradicional.

Definiremos qué son los equipos remotos, exploramos ventajas y desventajas y cómo trabajar con éxito desde casa.

 

En primer lugar,¿Qué son los equipos remotos?

La mejor manera de entender los equipos remotos es pensar en ellos como pequeños grupos de personas que están comprometidos con la consecución de objetivos específicos de la empresa.

A menudo trabajan para la misma empresa y responden al mismo jefe, pero viven en diferentes ciudades o incluso países. Los equipos remotos son similares a los virtuales, pues ambos se ocupan de oportunidades y desafíos muy similares. Sin embargo, se diferencian en que los miembros del equipo virtual responden a diferentes gerentes mientras trabajan juntos en el mismo proyecto.

 

Ventajas de trabajar desde casa

Mucha gente está descubriendo las grandes ventajas de trabajar desde casa. También sus empresas. Un equipo virtual de proyectos es ventajoso en muchos aspectos:

    • Mejoras en el equilibrio entre la vida personal y laboral del empleado
    • No se pierde tiempo en viajar
    • Horas de trabajo flexibles
    • La colaboración de proyectos y el intercambio de archivos es fácil ahora
    • Incremento generalizado de la eficiencia de los empleados
    • Satisfacción de los empleados
    • Más oportunidades de contratar y retener al mejor talento

Si bien es evidente que atraer trabajadores virtuales para un proyecto de equipo es una gran idea, también es importante evitar caer en trampas generales. Si se consiguen superar estos obstáculos, trabajar desde casa integrado en equipo de proyectos será una buena idea.

 

Las "desventajas"

A algunas empresas les preocupa que un equipo remoto pueda requerir mucho tiempo de adaptación y comenzar a ser productivos porque todos los miembros del equipo tienen que aprender a comunicarse eficazmente y conocerse. Sin embargo, esto no debe ser visto como "tiempo perdido". De hecho, esto es muy beneficioso para la empresa.

Dado que la comunicación entre equipos remotos a menudo se dispersa a través de períodos de tiempo largos, los miembros del equipo aprenden a comunicarse de forma más eficiente. El resultado son empleados con mejores habilidades de comunicación y una unidad más firme. Los equipos remotos también son capaces de desarrollar vínculos más fuertes entre sí porque aprenden a conectarse entre sí en niveles más profundos.

Otra preocupación de los gerentes cuando se usan equipos remotos es que los miembros del equipo no están sincronizados debido a sus diferentes zonas horarias y horarios de trabajo. Lo que muchos no saben es que esto es realmente un factor positivo. Dado que la comunicación constante es difícil de mantener, esto ejerce presión sobre los trabajadores para que completen el trabajo a tiempo para que comience el próximo. También esto evitará futuros retrasos o confusiones.

 

¿Como hacer que el trabajo remoto sea un éxito?

Configurar un equipo remoto es el primer paso, pero una vez que lo tenga en marcha hay que hacerlo productivo. Hay algunos aspectos a tener en cuenta durante la fase puesta en marcha y durante el resto de su desarrollo:

1. On-boarding
No se le puede imponer el hogar como lugar de trabajo: quienquiera que opte por una colaboración profesional distante encontrará maneras de trabajar a su manera; Es cierto que la cultura corporativa suele basarse en la persuasión desde sus valores: un proceso de incorporación detallista y anclado en el branding de la organización puede hacer que empleados y consultores sientan que sus contribuciones son vitales. Si falla, pueden llegar a sentirse un apéndice innecesario y reemplazable.

Este principio otorga una importancia enorme a instrumentos comunicativos que pueden parecer secundarios. ¿Cómo se da la bienvenida a nuevos integrantes del equipo? ¿Cómo se solicitan comentarios y aportaciones? ¿Cómo se estimulan (o interrumpen) las interacciones espontáneas? Según se responda, el liderazgo de proyectos estará marcando su estilo. Por ejemplo, puede ser importante estimular el trabajo autónomo a la vez que se registran todas las aportaciones importantes.

Por ese motivo, la integración de herramientas colaborativas y de tecnología de proyectos es especialmente importante en el portafolio de soluciones de un líder de proyecto. Con el objetivo de cubrir esa necesidad, hemos diseñado ITM Platform Teambot, una aplicación para Slack que permite a nuestros usuarios gestionar su carga de trabajo en un proyecto sin salir del entorno de chat al estilo IRC que ha hecho famoso a Slack: consultar las tareas y los proyectos a los que están asignados, reportar horas y avances y enviar comentarios que quedan registrados en el propio entorno de planificación.

La combinación del poder colaborativo de Slack con las prestaciones PPM de ITM Platform es una manera excelente de mantener informados a los miembros del proyecto, multiplicando las interacciones a la vez que se garantiza que la planificación y la ejecución del proyecto están estrictamente alineada.

2. Mantener la concentración
Al trabajar desde casa, es más frecuente perder la concentración que trabajando desde la oficina. No importa lo entregado que esté un trabajador con un proyecto, ya que concentrarse puede seguir siendo un reto. Por eso, se debe evitar esta situación siendo extremadamente profesional en lo que se refiere al trabajo, excepcionalmente organizado y comprendiendo el papel que se tiene dentro del grupo. Todo ello ayudará a mantener la concentración en el proyecto evitando así malentendidos y frustraciones.

3. Ser Flexible
A día de hoy, el mundo virtual se extiende de forma global y todo aquel que haya trabajado en un grupo virtual sabe de qué hablamos. Aunque el proyecto se encuentre en las etapas de planificación, hay que seguir siendo profesional. Hable de forma profesional y utilice un lenguaje técnico y preciso (sea el idioma que sea) en todas las comunicaciones escritas.

4. Disponer de las herramientas adecuadas
Todos los miembros de un proyecto deben tener acceso a la tecnología adecuada para poder realizar su trabajo, tal como métodos de encuestas o las contraseñas de la empresa.

Los proyectos remotos dependen, casi en exclusividad, de estos accesos para poder finalizar. Normalmente, las empresas crean contraseñas protegidas para cada empleado de tal modo que, si un empleado actúa de forma incorrecta, la empresa sabrá dónde se ha producido esa brecha. Asegúrese de mantener segura su información confidencial, úsela únicamente cuando trabaje en proyectos y no actúe de forma que haga que alguien cuestione su integridad. Contribuya a que los equipos remotos de proyectos funcionen como si su jefe le estuviera observando en una oficina.

Evita las comunicaciones digitales desordenadas. Los correos electrónicos, aunque importantes, se están convirtiendo en cosa del pasado cuando se trata de organizar y comunicarse con su equipo. Con diferentes zonas horarias y ubicaciones, las cadenas de correo electrónico continuas se vuelven difíciles de administrar. Mantenga la productividad aprovechando un software de gestión de proyectos como ITM Platform. De esta manera, podrá priorizar lo que es mejor para su negocio, controlar las tareas del proyecto y las finanzas, y usar información en tiempo real para informar sobre cómo funcionan los proyectos.

5. Unir al equipo
Por último, debe pensar en maneras de fortalecer las relaciones personales. A menudo, los equipos remotos organizan encuentros para aquellos que viven cerca. Si no es posible, considere crear grupos de redes sociales a través de Twitter o Facebook. Esto permite a los compañeros de trabajo compartir memes divertidos, gifs o videos; todas las ideas simples para ayudar a fortalecer el vínculo entre los equipos remotos. ¿Por qué no una hora feliz virtual?

Si está interesado en crear su propio equipo remoto o administrar correctamente el que tiene actualmente, regístrese para obtener una prueba gratuita con ITM Platform. Nuestro equipo está aquí para ayudarle en cada paso del camino.

Recibe los últimos blogs en tu buzón