Em ocasiões ocorre:
levarmos bastante tempo investido num project bem planejado, mas sem saber exatamente as razões que nos levam a isso, está freado.
Desde então, após meses de trabalho e de esforços realizados, é possível que o que menos nos apeteça seja voltar a começar, e sem dúvida um novo começo pode ser justamente o que nosso projeto necessita, para que a equipe de trabalho seja mais produtiva e a ideia avance como estava previsto de início. Quando estamos entupidos, voltar ao princípio pode nos parecer um esforço extra, mas é um esforço que nos pode trazer grandes vantagens; a boa notícia além do mais é que esta segunda tentativa (ou terceira, se for o caso) será muito mais fácil de realizar que a primeira.
Razões pelas que o novo começo pode nos fazer mais produtivos:
– Melhoramos a visão do projeto: num segundo começo se pode afinar mais, focar pontos importante e quem sabe, o primeiro rascunho de projeto não estava bem visualizado.
– Descanso necessário: frequentemente é necessário deixar estagnado o projeto uma temporada, como fazer os escritores quando terminam uma novela: guardam durante um período numa fase e a retomam depois de a ver desde certa distância. Quando estamos submersos num projeto que está estagnado não somos capazes de ver exatamente as lacunas ou as possíveis melhoras a executar. Uma temporada de descanso pode ser a solução: aliás, habitualmente as melhores ideias surgem justamente quando não se está trabalhando num projeto; nosso cérebro descansa e deixa fluir novos focos.
– Mudar o rumo: quando o projeto está iniciado e nos encontramos pela metade, estagnados e sem saber em que direção seguir, voltar a começar pode ser a solução para não errar o caminho. Uma olhadela “a partir de trás” pode fazer que mudemos o rumo e encarreiremos pelo caminho correto e incluamos fatores ou situações que podem ter mudado.
-A prática enrique: pese a que pensemos que reiniciar um projeto é um esforço duplo, meramente por voltar a o empreender nos aportará experiência; já que tínhamos realizado parte do caminho e tínhamos visto que estamos num beco sem saída, mas aprendemos e essa prática fará com que o novo começo esteja melhor enfocado.
-Nova perspectiva: esse novo início começa com uma nova perspectiva porque já sabemos que por onde íamos não era possível conseguir os objetivos, pelo que será mais fácil não cair nos mesmos erros. Tão somente uma advertência: recomendar não é abandonar. Se retomamos o projeto desde o princípio devemos o terminar.
Se não é possível nesta segunda tentativa, pode ter que haver uma terceira para conseguir totalizar a sua execução.

A chave para ser uma pessoa com sucesso consiste em não gastar mal o tempo livre em atividades que não aportam nenhum tipo de bem-estar. Dedicar tempo a si mesmo, se relaxar e parar a mente tem muitos benefícios tanto a nível físico, como mental e intelectual. Por isso nos perguntamos, o que se faz quando se tem dois ou três minutos livres? Muitas pessoas, consomem mal seu tempo livre em atividades pouco proveitosas.

QUE SE PODE FAZER NO TEMPO LIVRE? Rever por decima terceira vez as atuações nas redes sociais? Reler as notícias do dia? Navegar pela internet? Checar se há algum correio novo na caixa de entrada? As atividades que se realizam no meio do expediente não afetam unicamente ao nível da produtividade, senão também têm um impacto importante na pessoa. Quando se tem tempo livre não temos que o gastar mal e antes dar uma olhada no Facebook, Twitter ou Instagram, devem se realizar atividades que aportem algum tipo de benefício. A mente, depois de um dia duro de trabalho e stress, necessita um descanso para poder continuar funcionando. É conveniente ter esse tempo de repouso, mas mais indispensável é o aproveitar bem.Por isso, o seguimento, detalhamos cinco atividades produtivas para realizar no meio do expediente, seja enquanto viaja no metro a caminho do trabalho, ao chegar a casa no final de tarde ou quando ache mais conveniente:

1. Planejar o dia: a chave está na organização. O ideal seria fazer, antes de dormir, uma lista com todas as coisas pendentes da jordana seguinte. Para ser ainda mais produtivos, se aconselha ir riscando na lista as coisas que se realize. Assim, a atenção somente estará centrada no que é verdadeiramente importante e poupará tempo.

2. Dedicar um tempo a ler, mas livros claro, que não sejam atualizações nas redes sociais. Além de relaxar a mente, esta se alimentará e se preencherá de informação útil.

3. Ouvir podcasts. É bastante aconselhável, além do mais se iremos ao trabalho em automóvel. Além de fazer o trajeto mais curto, se irá adquirindo novos conhecimentos e aprendendo informação valiosa.

4. Fazer cursos. Não há desculpas para não continuar se formando. Agora fazer um curso é muito fácil graças à internet. Não faz falta se dirigir a ter uma aula, pode aprender onde quiser, a qualquer hora e marcando seu próprio ritmo.

5. Dedicar o tempo para pensar e meditar. Quantos minutos por dia se dedica a pensar? Usar o meio do expediente para liberar a mente e pensar na vida, nas prioridades, metas e objetivos é muito benéfico par a melhor e reconduzir o caminho.

Em suma, toda aquela pessoa que queira o êxito, tanto pessoal como professional, deve ter em conta estas cinco atividades produtivas e as implementar na sua rotina para realizar durante seu tempo livre.

Um Project manager de sucesso não nos mostra somente uma habilidade interpessoal, mas sim várias. A fortaleza e variedade dessas habilidades pode dependes, direta ou indiretamente, que um projeto avance e se cumpram os objetivos previstos. Capacidade de negociação ou ser bom comunicador são qualidades necessárias num Project manager, mas não são as únicas:

Team building:
Um trabalho no longo prazo requer uma boa equipe de trabalho (ou várias dependendo do tipo de projeto). De criar e zelar pelo bom funcionamento terá de ser encarregado o project manager. Escolher as pessoas adequadas, designar a cada uma sua parcela de responsabilidades, apostar por um clima de confiança e mediar em caso de conflito entre os integrantes são algumas das suas funções. Os conflitos nem sempre se devem evitar, já que em ocasiões, podem repercutir positivamente na equipe e projeto que se está executando, sempre e quando o Project manager desenvolva bem o seu papel de intermediador. Além do mais, deverá idealizar um sistema de recompensas para cada equipe, baseado no cumprimento de objetivos

Tomada de decisões:
Um Project manager dirige a equipe e a tomada de decisões lhe pertence. Sempre terá de procurar os benefícios para conseguir um bom termo para o projeto. Estará em direta comunicação com a equipe, mas a decisão final será sua. Uma decisão que pode determinar um final positivo ou não.

Motivação:
Tomar nota: um bom Project manager terá de saber motivar adequadamente a equipe e ter em conta que a integrarão pessoas com diferentes interesses e expectativas. Sua missão será encontrar um sistema de recompensas motivador para todos os integrantes e em consenso com estes.

Comunicação:
Ter habilidades comunicativas é imprescindível no labor de um Project manager: na reunião inicial de apresentação do projeto à equipe, as reuniões periódicas para ver sua evolução, as reuniões com a direção, etc. Além do mais, esta habilidade terá que ser ainda maior, se parte da equipe não se localiza fisicamente no mesmo lugar. O Project manager terá de encontrar o melhor método de comunicação.

Liderança:
Dificilmente o projeto chegará ao fim, se o Project manager não demonstra uma alta capacidade de liderança. De ele depende o projeto e não conseguirá através do trabalho da equipe, pelo que a deverá saber liderar.

Capacidade de negociação:
Durante a vida do projeto, é muito provável, que o Project manager deva negociar: ampliar o prazo, fixar o preço com um cliente, redistribuição de tarefas entre a equipe... Saber negociar é fundamental no compromisso de um Project manager.

Como vimos, um Project manager não só deve ser especialista no projeto a executar, mas também terá que demonstrar mais aptidões para que este seja executado através da equipe ou das equipes a seu cargo.

Quando se fala de uma relação entre um cliente e um fornecedor, estamos citando de maneira implícita uma serie de expectativas que terão de se cumprir para que se considere que o trabalho será realizado de maneira adequada. Isto parte do “management” ou gerenciamento (técnicas combinadas entre a administração da empresa e da organização) e pode melhorar de maneira considerável a perceção que os cliente têm da sua empresa: além do mais, se se cumprem suas expectativas, tanto económicas como de qualidade de serviço, provavelmente o cliente satisfeito se converta na nossa melhor arma de marketing.

Para que estas expectativas se cumpram, é importante fazer saber ao cliente o que se irá fazer: pro exemplo, o cliente espera que um pintor tape os móveis, termine seu trabalho a tempo e não fume na casa, enquanto o que não se espera é que se leve seu cão a passear enquanto estamos fora.

Duas ferramentas muito poderosas do gerenciamento e que evitam mal entendidos entre o fornecedor e o cliente são a Declaração de Trabalho (SOW por siglas em inglês) ou Declaração de Serviços (SOS por suas siglas em inglês) e o Acordo de Serviços Master (Master Service Agreement, MAS). Geralmente, estes dois documentos irão juntos; enquanto o MAS é o acordo que rege toda a relação, o SAW ou SOS se ocupa dos acordos específicos de um projeto concreto.

* Num MSA se resume:

• Serviços gerais: O que o fornecedor irá proporcionar ao cliente, em termos gerais
• Management: Que parte do projeto desenvolverá cada administrador
• Serviços: Como se proporcionará os serviços contratados pelo cliente.
• Suporte: Que oferece o fornecedor de apoio, além do tipo de serviço pós-venda
• Pagamentos: Como se realizam, o que está coberto e o que deverá abonar o cliente além dos serviços
• Auditoria: Como demonstrará o fornecedor ao cliente que o trabalho está sendo realizado corretamente.
• Confidencialidade: Que compartilhará o fornecedor com terceiros sobre o trabalho e o que pode fazer o cliente caso o acordo não se cumpra. Também se inclui neste apartado, o direito de propriedade sobre o trabalho uma vez finalizado.
• Duração do acordo: Além do tempo físico, também se estima quando poderá se dará por finalizado e as razões que haja além da finalização do contrato.
• Garantia: O tempo em que os possíveis danos de produtos ou serviços estão cobertos e o que o fornecedor se encarregará de corrigir.
• Indemnização: No caso de que o acordo se rompa, como se reparará o dano sofrido pelo cliente ou o fornecedor. Recorde que, geralmente, temos que especificar o seguro que cobre estes danos.

* Por outro lado, num SAW se resume:

• Os serviços específicos que oferece o fornecedor ao cliente num projeto concreto.
• A descrição das fases nas que se divide o projeto, assim como sua duração individual e os marcos mais significativos que o cliente deve conhecer para saber que trabalho se está realizando de maneira adequada.
• Faturação, meios de pagamento e data de começo e finalização do projeto.

Nossa recomendação é que ao realizar estes documentos, estes não estejam muito especificados. Quanto menos precisos estejam, mais fácil será cumprir as expectativas do cliente. Se somos flexíveis nas datas de finalização, por exemplo, poderemos dar um melhor serviço ao cliente e não “nos corte as vazas” dando um tempo muito ajustado, além domais se surge algum problema será difícil de cumprir.
Isso sim, os documentos devem estar bem redigidos, de tal modo que o cliente não possa retirar suas próprias conclusões, rompendo, muito provavelmente, suas expectativas quanto à entrega do trabalho.

 

Em qualquer projeto, existe uma reunião chave: o kick off. Se trata da reunião inicial, essa em que, na teoria, deveria estar cheia de energia e ideias. Nela se inicia um diálogo fluído entre o cliente e a agência, que, a partir de então, são colaboradores que procuram um mesmo fim.
Tudo isto soa muito bem, mas nem sempre se cumpre. Um dos problemas básicos é que se chega à reunião inicial sem uma estratégia, o que leva a rever uma e outra vez vídeos, estatísticas e demais informação, sem retirar nada claro.Para começar, é importante que o líder de projeto saiba escolher a equipe que irá a esta reunião inicial. Isto é muito relevante, já que evitará que nenhum membro esteja vedado de informação e possa usar isso como desculpa, num futuro. Para definir bem esta equipe central, pode se ruma boa ideia fazer uma reunião interna previa ao kick off ou reunião inicial. Ao fazê-lo deste modo, será possível criar maior interesse na equipe graças a esta reunião, além de dar a oportunidade à equipe de obter algum tempo para que se prepare.Algo que não é costume fazer, mas que no entanto, termina sendo indispensável, é realizar esse processo de preparação para a reunião inicial. Para realizar este “planning”, é importante ter em conta que é recomendável criar um clima da maneira mais natural possível, e para isso, o líder de se garantir de que suas perguntas não sejam demasiado difíceis; portanto, mais reveladoras. Para chegar a elas, se deve fazer uma análise inicial que impeça que, durante a reunião inicial, não se saiba o que perguntar ou se proponha uma pergunta que obstrua a conversa. Este processo permitirá ter clara, por exemplo, a diferença entre o objetivo do projeto e da organização. Fazer entrevistas previa aos assistentes, ajuda a determinar o que se deve perguntar e é uma excelente maneira de aproximar a reunião inicial.Uma vez que tem clara a preparação da reunião, merece a pena saber o que deve suceder durante a reunião inicial. O mais importante é que esta ajude a construir relações e para isso, é necessário que isto seja, na medida do possível, presencial. A linguagem corporal, numa reunião por videoconferência, não se consegue com a mesma proximidade. Para melhorar o rendimento da reunião inicial, pode se recorrer ao desenho de atividades de estudo, cujas técnicas convertem a reunião num “workshop”, graças à participação ativa de todos os assistentes.

Para desta técnica consiste em entregar a cada pessoa lápis e papel, com os que estes possam exprimir seus conceitos. Depois, com base nas conversas que promovem estes rascunhos iniciais, se começa a construir em conjunto, o que logo será a estratégia base do projeto.

Algumas das recomendações para enriquecer as reuniões de início de projeto podem parecer estranhas, mas garantem uma excelente experiência, já que obtém bons resultados como: por exemplo, colocar música durante a reunião ou definir um tempo limite para criar conceitos que logo dirijam o projeto. A limitação temporal faz com que os expositores se forcem mentalmente a se focar mais naquilo que devem dizer e é uma forma de permitir que todos os presentes participem.

O objetivo de melhorar reuniões oficiais é claro: assentar as bases de tudo o que virá depois, durante a execução do projeto, não somente a nível estratégico, mas também no que se refira à relação de gerenciamento entre agência ou o profissional independente e o cliente.